Leitung Office Management/ Rezeption (m/w/d)

Für unseren Kunden, ein etabliertes Unternehmen im Bereich Sportmedizin, Präventivmedizin und Leistungsdiagnostik in Wien, suchen wir eine organisationsstarke Persönlichkeit, die den Office-Bereich fachlich führt und den reibungslosen Ablauf eines vielseitigen Praxisbetriebes sicherstellt. In dieser verantwortungsvollen Schlüsselrolle hältst du im Hintergrund die Fäden zusammen, schaffst Strukturen und trägst gemeinsam mit deinem Team dazu bei, dass Kund:innen täglich bestens betreut werden. Freue dich auf ein wertschätzendes Umfeld mit viel Gestaltungsspielraum, kurzen Entscheidungswegen und einem abwechslungsreichen Arbeitsalltag.

Aufgaben

• Gemeinsam mit deinem Team sorgst du dafür, dass der Empfangsbereich sowie alle organisatorischen Abläufe im Tagesgeschäft professionell und serviceorientiert funktionieren.
• Du koordinierst die komplexe Terminplanung, behältst auch in stressigen Situationen den Überblick und teilst Aufgaben innerhalb des Teams sinnvoll ein.
• Die Organisation unterschiedlichster Projekte, die Zusammenarbeit mit externen Partnern sowie Recruiting, administrative Personalthemen und laufende Optimierungen gehören ebenfalls zu deinem Verantwortungsbereich.
• Bestellwesen, Lagerverwaltung, die Betreuung des Onlineshops sowie die Mitarbeit im operativen Front Office runden dein vielseitiges Aufgabengebiet ab.

Profil

• Du bringst bereits Erfahrung im Office Management, an der Rezeption oder im Assistenzbereich mit.
• Eine bestimmte Ausbildung ist dabei zweitranging, wichtig ist die Berufserfahrung.
• Perfekte Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse (mindestens B2) werden vorausgesetzt.
• Mit MS Office arbeitest du sicher und neue Programme eignest du dir rasch an.
• Du bleibst auch dann ruhig, wenn viele Dinge gleichzeitig passieren, kannst Prioritäten setzen und überzeugst mit einer strukturierten sowie lösungsorientierten Arbeitsweise.
• Ein gepflegtes Auftreten, Freude am Umgang mit Menschen und Interesse an einem sportlichen Umfeld machen dein Profil komplett.

Wir bieten

• Freu dich auf ein modernes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und einem Team, das sich gegenseitig unterstützt und gemeinsam an einem Strang zieht.
• Neben abwechslungsreichen Aufgaben erwarten dich zahlreiche Benefits wie kostenlose Diagnostiken, Kaffee, Tee, Obst sowie die Teilnahme an ausgewählten Sportveranstaltungen.
• Flexible Arbeitszeitmodelle mit 30 bis 40 Wochenstunden und die Möglichkeit einer 4-Tage-Woche schaffen Raum für eine gute Work-Life-Balance.
• Diese Position ist mit einem Monatsbruttogehalt ab € 3.000, (Basis Vollzeit) ausgeschrieben, wobei je nach Qualifikation und Erfahrung eine Überzahlung vorgesehen ist.