Administrative Assistant (Interim Staff)

NTU International ist ein führendes internationales Beratungsunternehmen, das Programmmanagement- und Beratungsdienste für Entwicklungsprojekte weltweit anbietet. Wir stellen derzeit einen Pool qualifizierter Fachleute zusammen, die an der Rolle des Verwaltungsassistenten (Interim Staff) interessiert sind, um potenziell Frontex, eine EU-Institution mit Sitz in Polen, zu unterstützen.

Bitte beachten Sie, dass diese Ankündigung kein bestätigtes Stellenangebot darstellt. Wenn NTU den Ausschreibungsprozess gewinnt, werden Personen aus dem Pool, deren Profile den spezifischen Anforderungen des Projekts entsprechen, für eine potenzielle Engagement kontaktiert.

Über die Position:

Eine angesehene EU-Institution sucht einen hochorganisierten und motivierten Verwaltungsassistenten, um vorübergehende Unterstützung bei administrativen und operativen Aufgaben zu leisten. Der ausgewählte Kandidat wird in einem dynamischen, internationalen Umfeld arbeiten und zur Effizienz der täglichen Abläufe beitragen.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Administrative Unterstützung, einschließlich Dokumentenmanagement, Korrespondenz und Terminplanung.
• Unterstützung bei der Organisation von Meetings, Vorbereitung von Protokollen und Koordination der Logistik.
• Verwaltung von Datenbanken, Aktualisierung von Aufzeichnungen und Sicherstellung der ordnungsgemäßen Ablage von Dokumenten.
• Bearbeitung interner und externer Kommunikation, Kontaktaufnahme mit verschiedenen Interessengruppen.
• Unterstützung bei Beschaffungs- und Finanzverwaltungsaufgaben nach Bedarf.
• Erledigung anderer administrativer Aufgaben nach Anweisung.

Anforderungen:

• Vorherige Erfahrung in administrativen Rollen, vorzugsweise innerhalb einer EU-Institution oder öffentlichen Organisation.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und Aufmerksamkeit für Details.
• Kenntnisse in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und mehrere Aufgaben effizient zu bewältigen.
• Kenntnis der EU-Verfahren und Arbeitssprachen (Englisch erforderlich, andere EU-Sprachen sind von Vorteil).

Was wir bieten:

• Ein dynamisches und multikulturelles Arbeitsumfeld.
• Wettbewerbsfähige Vergütung basierend auf Erfahrung und EU-Richtlinien.
• Die Möglichkeit, Erfahrungen innerhalb einer EU-Institution zu sammeln.

Wir ermutigen Bewerbungen von qualifizierten Personen aller Hintergründe.

Wenn Sie an dieser Position interessiert sind, bewerben Sie sich bitte über LinkedIn, und wir werden Sie in den Pool interessierter Kandidaten aufnehmen. Wenn wir eine Stelle haben, die zu Ihrem Profil passt, werden wir Sie direkt kontaktieren. Nur ausgewählte Kandidaten werden kontaktiert.