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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den Büroalltag und unterstütze verschiedene Abteilungen.
- Arbeitgeber: Ein internationales Unternehmen mit über 25 Jahren Erfahrung in Prozesstechnologien.
- Mitarbeitervorteile: Dynamisches Arbeitsumfeld, Raum für Eigeninitiative und persönliche Entwicklung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines vielfältigen Teams und trage zur Effizienz bei.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, 3-5 Jahre Erfahrung.
- Andere Informationen: Vollzeitstelle in Frankfurt, gute Deutsch- und Englischkenntnisse erforderlich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Vollzeit, vor Ort – mit Sitz in Frankfurt am Main.
Das Unternehmen:
Ein international tätiges Unternehmen mit über 25 Jahren Erfahrung in der Entwicklung und Lieferung von Prozesstechnologien und Anlagen für die Ölgewinnung, Raffination von Speiseölen, Biodieselproduktion (FAME) und Oleochemie – darunter Fettsäuren, Glycerinreinigung, Fettalkohole und mehr.
Die Stelle:
Wir suchen eine/n Office & Administrative Coordinator (m/w/d), der/die eine zentrale Rolle bei der Sicherstellung eines reibungslosen Tagesbetriebs unseres Büros übernimmt. In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie die Bereiche Administration, Finanzen, Geschäftsleitung und Einkauf. Dabei tragen Sie maßgeblich zur internen Kommunikation, Koordination mit externen Dienstleistern und zur Effizienz der gesamten Organisation bei. Gesucht wird eine proaktive, lösungsorientierte Persönlichkeit mit ausgeprägter Organisationsfähigkeit und einem Auge fürs Detail.
Ihre Aufgaben:
- Organisation des täglichen Bürobetriebs (z. B. Materialbestellungen, Postbearbeitung, Besucherempfang)
- Unterstützung der Finanzabteilung: Eingabe und Verarbeitung von Rechnungen in DATEV, Zahlungsabwicklung, Dokumentenmanagement
- Unterstützung der Geschäftsleitung und des Teams: Kalenderpflege, Reiseplanung, Vor- und Nachbereitung von Meetings
- Koordination interner Veranstaltungen, Projekte und Kommunikation mit Lieferanten
- Unterstützung im Einkauf: Bestellanforderungen, Lieferantenkommunikation, Logistikabwicklung
Ihr Profil:
Ausbildung & Erfahrung:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement) oder ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Office Management o. Ä.
- 3–5 Jahre relevante Berufserfahrung in der Büroorganisation oder Finanzadministration
- Erfahrung in internationalen oder funktionsübergreifenden Arbeitsumgebungen von Vorteil
Kenntnisse & Kompetenzen:
- Sehr gute Organisationsfähigkeit sowie strukturierte und detailorientierte Arbeitsweise
- Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
- Grundkenntnisse in Finanzprozessen (z. B. Rechnungsprüfung, Lieferantenkoordination, Reisekostenabrechnung)
- Sicherer Umgang mit MS Office, DATEV und idealerweise CRM-Systemen; schnelle Auffassungsgabe bei neuen Tools
- Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, professioneller Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
- Hohe Serviceorientierung, Diskretion sowie Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten innerhalb eines Teams
- Proaktive Problemlösungskompetenz und Flexibilität bei wechselnden Prioritäten
Weitere Anforderungen:
- Wohnsitz und gültige Arbeitsgenehmigung in Deutschland erforderlich
- Bereitschaft zur Vollzeittätigkeit im Büro
Was wir bieten:
- Arbeiten in einem dynamischen, internationalen Umfeld mit vielfältigen Teams
- Kollegiale Unternehmenskultur mit Raum für Eigeninitiative und kontinuierliche Verbesserung
- Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung innerhalb des Unternehmens
Wenn diese oder zukünftige Vakanzen für Sie von Interesse sind, senden Sie Ihren Lebenslauf bitte an m.ben-smith@flowtec.com. Wir werden uns gerne mit Ihnen in Verbindung setzen, wenn wir Positionen haben, welche auf Ihre Erfahrung und Region passen. Alle Anfragen werden vertraulich behandelt und Ihre Informationen werden nicht ohne Ihr vorheriges, ausdrückliches Einverständnis weitergeleitet.
Office and Administration Coordinator Arbeitgeber: LinkedIn
Kontaktperson:
LinkedIn HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office and Administration Coordinator
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die in ähnlichen Positionen arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Anforderungen der Stelle geben.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über das Unternehmen und seine Branche. Zeige in Gesprächen oder Interviews, dass du die Herausforderungen und Trends im Bereich der Prozesstechnologien verstehst. Das wird dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für eine administrative Rolle gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Organisationsfähigkeit und Problemlösungskompetenz unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. In einem dynamischen Umfeld ist es wichtig, dass du bereit bist, dich schnell auf neue Prioritäten einzustellen. Bereite dich darauf vor, konkrete Situationen zu schildern, in denen du diese Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office and Administration Coordinator
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Unternehmen, bei dem du dich bewirbst. Schau dir die Website an, um mehr über deren Dienstleistungen, Werte und Unternehmenskultur zu erfahren.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Betone relevante Erfahrungen in der Büroorganisation und Finanzadministration sowie deine Fähigkeiten in der Kommunikation und Organisation.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für die Position des Office & Administrative Coordinator bist. Hebe deine proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise hervor.
Dokumente überprüfen: Stelle sicher, dass alle Dokumente vollständig und fehlerfrei sind, bevor du sie einreichst. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Motivationsschreiben gut strukturiert und klar formuliert sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei LinkedIn vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du als Office & Administrative Coordinator übernehmen wirst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Da die Rolle eine ausgeprägte Organisationsfähigkeit erfordert, solltest du während des Interviews konkrete Beispiele nennen, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben organisiert und priorisiert hast. Dies könnte die Planung von Meetings oder die Koordination von Projekten umfassen.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Die Position erfordert eine hohe Kommunikationsfähigkeit. Bereite dich darauf vor, zu erläutern, wie du effektiv mit verschiedenen Stakeholdern kommunizierst, sowohl intern als auch extern. Zeige, dass du in der Lage bist, Informationen klar und präzise zu vermitteln.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige dein Interesse an der Unternehmenskultur, indem du Fragen stellst, die auf die Werte und das Arbeitsumfeld des Unternehmens abzielen. Dies zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch daran, wie du ins Team passt.
