Office Manager:in / Teamassistenz (Architekturbüro, München)

Back Office Manager (w/m/d) für ein junges Architekturbüroin Vollzeit oder Teilzeit / vor Ort / München / Verwaltung / Office ManagementUnser Auftraggeber ist ein interdisziplinär arbeitendes Architekturbüro mit Sitz in München, das für innovative Gestaltung, wirtschaftliches Denken und technische Präzision steht. Es realisiert anspruchsvolle Projekte im Hochbau – von Gewerbe- und Wohnimmobilien über Hotel- und Bürogebäude bis zu modernen Mixed-Use-Konzepten. Das Team vereint planerische Kreativität mit klarer Struktur, fundiertem Fachwissen und einem tiefen Verständnis für Bauprozesse und Projektkultur.Du möchtest in einem dynamischen Umfeld mitwirken, Deine Fähigkeiten breit einsetzen und eigenverantwortlich als Office ManagerIn bzw. Teamassistenz arbeiten? Du schätzt ein kollegiales, wertschätzendes Team und möchtest Deine Erfahrung im Office- und Projektmanagement in einem architektonischen Kontext weiterentwickeln? Dann könnte das Dein neuer Job sein!🧑🏻 🤝 🧑🏼 18 KollegInnen im Office💶 Gehaltsrahmen zwischen ca. €55.000 – €60.000 p. a. auf Vollzeit gerechnet📍 München SchwabingBENEFITSUnbefristete Festanstellung mit EntwicklungsperspektiveEin kollegiales Team mit klarer Struktur und offenen TürenFlexibles Arbeiten (Voll- oder vollzeitnahe Teilzeit) möglichModerne, ergonomische Arbeitsplätze in München SchwabingZuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge30 Urlaubstage bei 40 Wochenstunden (anteilig bei Teilzeit)Regelmäßige Team-Events und ein wertschätzendes MiteinanderAUFGABENProjekt- & AngebotsmanagementErstellung von Angeboten inkl. HOAI-Kalkulationen in Weise-ControlProjektpflege und -verwaltung, Nebenkostenverwaltung und BeauftragungsverfolgungUnterstützung der Projektleitung, Bearbeitung von KundenreklamationenAngebotsprüfung auf Logik, Struktur und formale KorrektheitFinanzen & BuchhaltungRechnungsstellung, Zahlungsüberwachung und MahnwesenPflege von Cashflow-Tabellen, Rückstellungen, vorbereitende BuchhaltungÜberweisungen und Jahresabschlussthemen in Zusammenarbeit mit der SteuerberatungAnsprechpartner:in für buchhalterische Rückfragen (intern & extern)Personal & OrganisationBetreuung des Bewerbermanagements (Ausschreibungen, Kommunikation, Koordination)Erstellung arbeitsrelevanter Unterlagen (Verträge, Zeugnisse, Vollmachten)Verwaltung von Urlaub, Krankheit, Lohnabrechnungen und GehaltsdatenKontakt mit Behörden und SozialversicherungsträgernOffice-Management & AdministrationBetreuung von Mietverträgen, Versicherungen, Fuhrpark & BüroversorgungOrganisation interner Anlässe (z. B. Geburtstage, Events, Teambuilding)Verwaltung von Post, Telefonzentrale und allgemeiner KorrespondenzAblage, Dokumentation, Pflege von Vertrags- und ProjektunterlagenIT & ArbeitsplatzorganisationSchnittstelle zum externen IT-Dienstleister (Technik, Software, Serverüberwachung)Einrichtung und Ausstattung neuer ArbeitsplätzePrüfung von Hardware und Softwarelösungen in Abstimmung mit der GeschäftsführungSonderthemenOrganisation von Firmenevents und Unterstützung im Bereich MarketingBetreuung der MeetingkapazitätsplanungUnterstützung bei Akquise- und VertriebsaktivitätenKoordination privater Anliegen der GeschäftsführungAllgemeine Textkorrekturen & LektoratUnterstützung bei HOAI-Berechnungen, Dokumentation & UnterschriftenläufenPROFILAbgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare QualifikationBerufserfahrung im Office- oder Projektmanagement, idealerweise in einem Architektur- oder IngenieurbüroSicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Weise-Control (ehem. VvW) von VorteilStrukturierte, selbstständige und lösungsorientierte ArbeitsweiseSehr gute Deutschkenntnisse in Wort und SchriftKommunikationsstärke und Freude an interdisziplinärer ZusammenarbeitHands-on-Mentalität, Verlässlichkeit und OrganisationstalentGUT ZU WISSENIn dieser Position übernimmst Du eine zentrale Rolle im organisatorischen Herzstück des Büros. Du bist Schnittstelle für interne und externe Anliegen, hältst die Fäden in der Hand und bringst Deine Fähigkeiten dort ein, wo Struktur, Überblick und Mitdenken gefragt sind. Kein Tag ist wie der andere – und genau das macht es für Dich spannend.Du schätzt klare Prozesse, arbeitest selbstständig, denkst übergreifend und verlierst auch bei vielen parallelen Aufgaben nicht die Ruhe? Dann wirst Du Dich bei uns schnell zu Hause fühlen.#OfficeManagement #Architektur #MünchenJobs #BackOffice #TeilzeitOption #ModernWorkplace #AssistantJobs #WeAreHiring #NewJob #RecruitingAssistants