Chief of Staff / Referent der Geschäftsführung (m/w/d) in Festanstellung

Die LITTLE BIRD GmbH ist ein erfolgreiches IT-Unternehmen mit Sitz in Berlin. Unsere Software revolutioniert die Anmeldung, Vergabe und Verwaltung von Kinderbetreuungsplätzen: Eltern erhalten faire Chancen auf einen Betreuungsplatz, Einrichtungen werden im Alltag entlastet und städtische Verwaltungen gestalten Betreuung zuverlässig und digital. Unsere Gründerin Anke Odrig erlebte 2006 selbst, wie zeit- und nervenaufreibend die Kitaplatzsuche sein kann – das war der Auslöser für die Gründung der LITTLE BIRD GmbH. Was mit dieser persönlichen Erfahrung begann, ist heute eine Lösung, auf die über 600 Städte setzen.

Mit inzwischen 25 Bausteinen – von Platzanmeldung und Vergabe über Organisation und Kommunikation bis hin zum Management – begleiten wir den gesamten Prozess der Kinderbetreuung Ende-zu-Ende. Gemeinsam mit der InstiKom GmbH und ihren Lösungen KIKOM App und KIKOM Pay wachsen wir zur LITTLE BIRD Gruppe und bauen unseren Service bundesweit aus – mit weiteren Angeboten für Eltern, Einrichtungen und Träger.

Deine Rolle:

• Du bist die strategische und operative Entlastung der Geschäftsführung – mit Fokus auf die operative Umsetzung in der GmbH und enger Abstimmung mit der gruppenweiten Steuerung.
• Eine Rolle mit echtem Impact: Du bist nicht Assistenz im klassischen Sinne, sondern strategische Sparringspartnerin oder strategischer Sparringspartner und operative Entlastung zugleich.
• Du bewegst Themen eigenständig, gestaltest die Weiterentwicklung der LITTLE BIRD GmbH aktiv mit – und gibst der Geschäftsführung den Rücken frei für das, was wirklich zählt.

Wichtige Anforderungen:

• Hohe Lernbereitschaft und echte Lust mitzugestalten
• Starke Organisation, Antizipation und Verbindlichkeit – du bleibst dran, bis ein Ergebnis steht
• Exzellentes Deutsch in Wort & Schrift; sicher in klarer, adressatengerechter Kommunikation
• Datenkompetenz (Excel/Pivots, pragmatischer Umgang mit BI/Reports)
• Diskretion, Ownership-Mindset – und Empathie für Teams, Kunden & Partner

Komplexität reduzieren: Du verdichtest Informationen zu klaren 1-Pagern und Entscheidungsvorlagen. Die Geschäftsführung entscheidet schneller und fundierter – ohne sich in Details zu verlieren.

Zeit strategisch schützen: Du steuerst Kalender, Prioritäten und Meetings konsequent. Fokus auf Wesentliches statt Reaktion auf Dringendes.

Operative Themen eigenverantwortlich treiben: Du übernimmst eigene Projekte (z. B. Webinar-Serie, Ausbau Knowledge-Base, Follow-up-Automatisierungen, Compliance-Dokumentationen) und vertrittst die Geschäftsführung in ausgewählten Terminen.

Kennzahlen entwickeln und Transparenz schaffen: Du baust gemeinsam mit der Gruppe ein Steuerungssystem auf – von OKR-Fortschritt über Releases bis hin zu operativen KPIs. Die Geschäftsführung behält den Überblick und kann fundiert entscheiden.

Prozesse verbessern mit KI: Du identifizierst Optimierungspotenziale, testest KI-Tools gemeinsam mit den Teamleads und steuerst Automatisierung und Effizienzsteigerung – Wichtig ist, dass das gesamte LITTLE BIRD Team KI-Kompetenz aufbaut und mitwächst.

Schnittstelle zwischen Holding und operativer GmbH: Du koordinierst teamübergreifend und zwischen Holding-Steuerung und GmbH-Umsetzung. Konsequentes Nachfassen sorgt für Verbindlichkeit und Ergebnisse.

Wir bieten:

• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag, der Dir Sicherheit und langfristige Perspektiven bietet.
• Ein Job mit echtem Sinn: Wir unterstützen Eltern, Betreuungsanbieter und Kommunen deutschlandweit bei der Suche, Vergabe und Verwaltung von Betreuungsplätzen.
• Großartiges Team: Arbeite eng mit einem humorvollen, hilfsbereiten Team zusammen.
• Mitgestaltung – Du gestaltest den Weg des Unternehmens aktiv mit, kannst Dich in unterschiedlichen Bereichen einbringen und gemeinsam mit uns wachsen.
• Workation: Die Möglichkeit, bis zu 30 Tage pro Jahr flexibel von einem Ort Deiner Wahl aus zu arbeiten.
• Gemeinsame Teamevents – Wir sind EIN Team, nicht nur während der Arbeitszeit, sondern auch bei Team- und After-Work-Events.

Bewerbung – wir lesen sorgfältig. Erstes Gespräch – mit GF/Leitung. Mini-Case – 1-seitige Entscheidungsvorlage + kleine Priorisierungsaufgabe. Kennenlernen – Team & Arbeitsweise live erleben. Schick uns deinen CV mit frühestmöglichem Start und Gehaltsrahmen. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen! Uns ist besonders wichtig, etwas über dich und deine Motivation zu erfahren – dein Anschreiben spielt für uns also eine zentrale Rolle.