Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung bei der Organisation und Koordination von wichtigen Informationen und Terminen.
- Unternehmen: LIWEST, ein Unternehmen, das Menschen in den Mittelpunkt stellt und eine positive Unternehmenskultur pflegt.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, Gesundheitsprogramm, Mitarbeiterhandy und -notebook sowie Klimaticket.
- Weitere Informationen: Flexible Arbeitszeiten und hervorragende Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Team.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv ein professionelles Umfeld und arbeite an zentralen Themen des Unternehmens.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Assistenzbereich und sehr gute MS Office Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 2630 - 3616 € pro Monat.
28 - 35 Wochenstunden
Linz
ab sofort
ab EUR 2.630,18
1. Unsere Unternehmenskultur
Als Caring Company stellen wir den Menschen in den Mittelpunkt - mit all seinen Bedürfnissen und Herausforderungen in den verschiedenen Lebensphasen. Unsere Werte Klarheit, Nähe, Neugier, Spaß und Zuverlässigkeit prägen nicht nur unser Miteinander, sondern werden auch in der täglichen Zusammenarbeit gelebt.
2. Dein Team
Du bist als direkte Unterstützung der Geschäftsführung nah an zentralen Themen des Unternehmens und übernimmst eine verantwortungsvolle Position, in der Überblick, Diskretion und Verlässlichkeit zählen.
3. Deine Aufgaben
In der Rolle als Assistenz hältst du unserer Geschäftsführung im Tagesgeschäft den Rücken frei und sorgst für eine strukturierte, professionelle Koordination von relevanten Informationen, Terminen, Unterlagen sowie unseren internen Abläufen:
- Laufendes Dokumentenmanagement: Du verwaltest alle für die Geschäftsführung relevanten Dokumente und stellst sicher, dass Unterlagen stets aktuell & strukturiert auf Abruf verfügbar sind.
- Unterstützung bei Richtlinien und Entscheidungsunterlagen: Du unterstützt bei der Erstellung und Wartung von Betriebsvereinbarungen, Organisationsrichtlinien, Präsentationen und Unterlagen für Generalversammlungen sowie für Termine der Geschäftsführung.
- Meeting- & Terminkoordination: Die Terminkoordination mit internen und externen Gesprächspartner*innen, die Organisation von Besprechungen und Videokonferenzen sowie ein professioneller Gästeempfang inklusive Cateringorganisation sind Teil des abwechslungsreichen Tagesgeschäfts.
- Zentrale organisatorische Anlaufstelle: Du klärst Zuständigkeiten bei externen Anfragen, pflegst wichtige Geschäftskontakte und hast dabei delegierte Aufgaben der Geschäftsführung zuverlässig weiter im Blick. Ebenso sorgst du durch deine regelmäßige Kontrolle und Nachbestellung für stets vorbereitete Besprechungsräume.
- Administrative und budgetbezogene Aufgaben: Hier ist deine kaufmännische Expertise gefragt - du unterstützt bei Budgetplanungen der eigenen Kostenstelle, erstellst Bestellanforderungen, prüfst und kontrollierst Kreditkartenabrechnungen, Fahrtenbücher, Bestandslisten, Abrechnungen der Arbeitsmediziner*innen, etc.
- Backoffice und interne Services: Du unterstützt bei laufenden Officetätigkeiten, betreust interne Services und sorgst dafür, dass administrative Abläufe, Bestellungen und Dokumentationen verlässlich organisiert sind.
- Darüber hinaus übernimmst du nach gründlicher Einschulung Agenden in den Bereichen Datenschutz & Informationssicherheit und stellst die Ansprechperson für unsere Fachexpert*innen in deinem Team dar.
Wenn du gerne strukturiert arbeitest, mitdenkst und ein professionelles Umfeld aktiv mitgestalten möchtest - Setz dein Signal und bewirb dich jetzt!
4. Dein Profil
Must haves
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HLW oder vergleichbar)
- Mehrjährige Berufserfahrung im gehobenen Assistenzbereich, idealerweise im Geschäftsführungsumfeld
- Sehr gute MS Office Kenntnisse, sicherer Umgang mit digitalen Tools
- Einwandfreie Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Strukturierte, genaue und eigenständige Arbeitsweise
- Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
- Professionelles, serviceorientiertes Auftreten und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
Nice to have
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Erfahrung in der Erstellung oder Aufbereitung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
- Grundkenntnisse in Buchhaltung, Budgetplanung oder Kostenstellenverwaltung
- Affinität zu Prozessoptimierung im Officebereich
- Erfahrung mit internen Richtlinien, Betriebsvereinbarungen oder organisatorischen Dokumentationen
5. Hard Facts
ab EUR 3.616,50 Monatsbrutto auf Vollzeitbasis bei entsprechender Berufserfahrung
ab sofort, Teilzeit 28 - 35 Wochenstunden
LIWEST BENEFITS
Diese Benefits sorgen für die beste Verbindung
- Klimaticket: Da uns unsere Mitarbeiter*innen und der Klimaschutz am Herzen liegen, übernehmen wir die Kosten des Klimatickets.
- FIT@LIWEST Gesundheitsprogramm: Wir bieten für dich ein umfassendes Gesundheitsprogramm mit den Schwerpunkten Prävention, Körper, Geist und Ernährung.
- Mitarbeiterhandy mit Privatnutzung: Jede/r Mitarbeiter*in bekommt bei uns ein Handy (I-Phone), das auch für private Zwecke genutzt werden kann.
- Mitarbeiternotebook mit Privatnutzung: Abhängig von der Position stehen unseren Mitarbeiter*innen Laptops zur Verfügung, die auch privat verwendet werden dürfen.
- Gratis Internet & TV: Als Mitarbeiter*in bekommst du eine Grundgebührenbefreiung auf das TV-/Internet-Produkt KATI NEXT SUPER.
Weitere Benefits
Signal empfangen?
smart bewerben
Noch Fragen?
Lukas Zöchbauer, BSc Talent Coach
E-Mail: karriere@teamliwest.at
Telefon: +43 732 919 919 420
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/x) (m/w/d) Arbeitgeber: LIWEST
LIWEST ist ein hervorragender Arbeitgeber, der den Menschen in den Mittelpunkt stellt und eine Unternehmenskultur fördert, die von Klarheit, Nähe und Zuverlässigkeit geprägt ist. Mit einem umfassenden Gesundheitsprogramm, flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit zur privaten Nutzung von Mitarbeitergeräten bietet LIWEST nicht nur ein attraktives Arbeitsumfeld, sondern auch zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten für seine Mitarbeiter. In Linz zu arbeiten bedeutet, Teil eines engagierten Teams zu sein, das Wert auf eine positive Work-Life-Balance legt und innovative Lösungen im Bereich Telekommunikation vorantreibt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistenz der Geschäftsführung (m/w/x) (m/w/d) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Position als Assistenz der Geschäftsführung interessierst, zögere nicht, direkt Kontakt aufzunehmen. Frag nach einem informellen Gespräch oder einem Kennenlernen – das zeigt dein Interesse und deine Motivation!
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits bei LIWEST arbeiten oder in ähnlichen Positionen tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Unternehmenskultur und die Werte von LIWEST. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten am besten präsentieren kannst, um zu zeigen, dass du perfekt ins Team passt.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtige Stelle gelangt. Und vergiss nicht, deine Unterlagen gut zu strukturieren – das ist genau das, was du auch in der Position tun wirst!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz der Geschäftsführung (m/w/x) (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Unterstützung für unsere Geschäftsführung bist.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns auch, dass du organisiert und detailverliebt bist!
Pass auf die Sprache auf!:Da wir ein professionelles Umfeld sind, achte darauf, dass deine Deutschkenntnisse in Wort und Schrift einwandfrei sind. Vermeide umgangssprachliche Ausdrücke und halte den Ton formal, aber freundlich.
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg zu uns führt über unsere Karriereseite. Dort kannst du deine Unterlagen direkt hochladen und sicherstellen, dass sie bei uns ankommen. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei LIWEST vorbereitet
✨Informiere dich über die Unternehmenskultur
Bevor du zum Interview gehst, schau dir die Werte und die Kultur des Unternehmens genau an. LIWEST legt großen Wert auf Klarheit, Nähe und Zuverlässigkeit. Überlege dir, wie du diese Werte in deiner bisherigen Arbeit umgesetzt hast und bringe konkrete Beispiele mit.
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner Erfahrung im Assistenzbereich und wie du mit vertraulichen Informationen umgehst. Überlege dir, wie du deine Fähigkeiten in der Dokumentenverwaltung und Terminkoordination am besten präsentieren kannst. Übe deine Antworten laut, um sicherer zu werden.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kontakt mit internen und externen Partnern erfordert, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellst. Sei freundlich, klar und professionell in deinen Antworten. Zeige, dass du ein serviceorientiertes Auftreten hast.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews solltest du nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir auch die Möglichkeit, mehr über die Erwartungen des Unternehmens zu erfahren. Bereite auch eigene Fragen vor, um zu zeigen, dass du dich wirklich für die Rolle interessierst.
