Objectif du poste
Assurer le bon fonctionnement de l'environnement de travail et fournir un support polyvalent aux différents départements au sein de l'étude.
Responsabilités principales 1. Tenue de la réception et gestion administrative
- Accueillir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques.
- Gérer le courrier entrant et sortant.
- Superviser les différentes boîtes e-mail.
2. Gestion de la logistique et des approvisionnements
- Assurer la maintenance et la gestion des équipements (téléphones, imprimantes, bonbonnes d'eau).
- Effectuer des courses hebdomadaires.
- Assurer le lien avec les régies et les fournisseurs.
3. Planification et support événementiel
- Organiser et coordonner les événements internes.
4. Support administratif polyvalent
- Fournir un soutien administratif aux assistantes juridiques et aux avocats.
- Apporter un soutien au département Comptabilité dans l'élaboration des notes de frais (expense reports), ainsi que pour le scan et le classement des factures.
- Assister les différents collaborateurs lors des connexions à Teams, Webex et Zoom.
- Apporter un support au département Informatique pour la commande de matériel et la gestion de l'inventaire du parc informatique.
- Assister le département RH pour les processus d'onboarding et d'offboarding, le suivi des vacances ainsi que les demandes de permis de travail des nouveaux collaborateurs.
5. Library
- Scanner les ouvrages et effectuer leur nettoyage au format PDF.
6. Archivage
- Assurer l'organisation et l'archivage des documents physiques et numériques
Profil recherché
- Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit - Une première expérience dans un poste administratif, d'assistanat, de réception ou de coordination de bureau est un atout. - Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités, avec la capacité de gérer plusieurs tâches simultanément. - Excellentes compétences relationnelles et de communication, avec la capacité d'interagir de manière professionnelle avec les collaborateurs, les clients et les prestataires externes. - Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement au sein d'une équipe. - Personne polyvalente, flexible et orientée service, prête à apporter son soutien à différents départements. - Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint) ; la connaissance de Microsoft Teams, Webex et Zoom constitue un atout.
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Assurer le bon fonctionnement de l'environnement de travail et fournir un support polyvalent aux différents départements au sein de l'étude.
Responsabilités principales 1. Tenue de la réception et gestion administrative
- Accueillir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques.
- Gérer le courrier entrant et sortant.
- Superviser les différentes boîtes e-mail.
2. Gestion de la logistique et des approvisionnements
- Assurer la maintenance et la gestion des équipements (téléphones, imprimantes, bonbonnes d'eau).
- Effectuer des courses hebdomadaires.
- Assurer le lien avec les régies et les fournisseurs.
3. Planification et support événementiel
- Organiser et coordonner les événements internes.
4. Support administratif polyvalent
- Fournir un soutien administratif aux assistantes juridiques et aux avocats.
- Apporter un soutien au département Comptabilité dans l'élaboration des notes de frais (expense reports), ainsi que pour le scan et le classement des factures.
- Assister les différents collaborateurs lors des connexions à Teams, Webex et Zoom.
- Apporter un support au département Informatique pour la commande de matériel et la gestion de l'inventaire du parc informatique.
- Assister le département RH pour les processus d'onboarding et d'offboarding, le suivi des vacances ainsi que les demandes de permis de travail des nouveaux collaborateurs.
5. Library
- Scanner les ouvrages et effectuer leur nettoyage au format PDF.
6. Archivage
- Assurer l'organisation et l'archivage des documents physiques et numériques
Profil recherché
- Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit - Une première expérience dans un poste administratif, d'assistanat, de réception ou de coordination de bureau est un atout. - Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités, avec la capacité de gérer plusieurs tâches simultanément. - Excellentes compétences relationnelles et de communication, avec la capacité d'interagir de manière professionnelle avec les collaborateurs, les clients et les prestataires externes. - Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement au sein d'une équipe. - Personne polyvalente, flexible et orientée service, prête à apporter son soutien à différents départements. - Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint) ; la connaissance de Microsoft Teams, Webex et Zoom constitue un atout.
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Réceptionniste / Assistant(e) administratif(ve) Arbeitgeber: LKK Arbitrage SA
Notre entreprise se distingue par un environnement de travail dynamique et collaboratif, où chaque employé est valorisé et encouragé à développer ses compétences. En tant que Réceptionniste / Assistant Administratif, vous bénéficierez d'opportunités de croissance professionnelle tout en contribuant à une culture d'entraide et de respect. Située au cœur de la ville, notre localisation offre un accès facile aux transports et à divers services, rendant votre quotidien professionnel à la fois pratique et agréable.
