Receptionniste Et Assistant Administratif

Objectif du poste : Assurer le bon fonctionnement de l'environnement de travail et fournir un support polyvalent aux différents départements au sein de l'étude.

Responsabilités principales :

• Tenue de la réception et gestion des visiteurs et des appels téléphoniques.
• Gérer le courrier entrant et sortant.
• Superviser les différentes boîtes courriel.
• Gestion de la logistique et des approvisionnements.
• Assurer la maintenance et la gestion des équipements (téléphones, imprimantes, bonbonnes d'eau).
• Effectuer des courses hebdomadaires.
• Assurer le lien avec les régies et les fournisseurs.
• Support événementiel : organiser et coordonner les événements internes.
• Support polyvalent : fournir un soutien aux assistantes juridiques et aux avocats.
• Apporter un soutien au département Comptabilité dans la saisie des notes de frais, ainsi que pour le scan et le classement des factures.
• Assister les différents collaborateurs lors des connexions à Teams, Webex et Zoom.
• Apporter un support au département IT pour la commande de matériel et la gestion de l'inventaire du parc informatique.
• Appuyer le département RH pour les processus d'onboarding et d'offboarding, le suivi des vacances ainsi que les demandes de permis de travail des nouveaux collaborateurs.
• Library : scanner les ouvrages et effectuer leur nettoyage au format PDF.
• Enregistrer et mettre à jour les ouvrages de la collection Arbitral.
• Archivage : assurer le classement et l'archivage des documents physiques et numériques.