Executive Assistant, Global Commercial Organization

Die Rolle und das Team: Wir suchen einen erfahrenen, hochorganisierten und proaktiven Executive Assistant & Project Manager zur Unterstützung des Leiters der Global Commercial Organization (GCO) mit Sitz in Zürich. Diese sichtbare Rolle kombiniert exekutive Unterstützung, Geschäftsoperationen und Projektkoordination. Als vertrauenswürdiger Partner des GCO-Leiters und des Führungsteams spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Ermöglichung der Führungseffektivität, der Förderung operativer Exzellenz und der Unterstützung der Umsetzung strategischer Prioritäten in einer globalen Organisation.

Sie arbeiten eng mit leitenden Stakeholdern in verschiedenen Regionen und Funktionen zusammen, verwalten die Prioritäten der Führungsebene, koordinieren wichtige Initiativen, erleichtern Führungsprozesse und fördern die Zusammenarbeit zwischen den Teams. Darüber hinaus können Sie Mitglieder des Global Central Teams und andere Führungskräfte unterstützen, wenn es die geschäftlichen Anforderungen erfordern.

Ihr Beitrag:

• Verwalten komplexer Kalender und Planen von Meetings, Reisevorbereitungen und anderen Verpflichtungen der Führungsebene, um eine optimale Zeitnutzung und Priorisierung von Meetings, Terminen und Veranstaltungen sicherzustellen.
• Organisieren von nationalen und internationalen Reise-Logistik, einschließlich Flügen, Unterkünften und Transport, unter Berücksichtigung des Budgets und der Unternehmensreise-Richtlinien.
• Vorbereiten und Verwalten von Korrespondenz, E-Mails, Berichten, Präsentationen und anderen Dokumenten nach Bedarf.
• Entwerfen und Korrekturlesen von E-Mails, Memos, Präsentationen und anderer Korrespondenz im Namen des GCO-Leiters und des Führungsteams, um eine klare und prägnante Kommunikation sicherzustellen.
• Koordinieren der Logistik für Meetings, Vorbereiten von Agenden und Materialien, Protokollieren von Sitzungen und Nachverfolgen von Aktionspunkten.
• Leiten und Koordinieren globaler Veranstaltungen und exekutiver Engagements von der Planung bis zur Ausführung, in Partnerschaft mit funktionsübergreifenden Teams, Anbietern und Stakeholdern, um erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen.
• Unterstützen bei Sonderprojekten, Forschung, Datensammlung und Analyse nach Bedarf.
• Überwachen der Projektausführung, Verfolgen des Fortschritts, Identifizieren von Risiken und Problemen sowie Implementieren von Korrekturmaßnahmen, um eine fristgerechte Fertigstellung und erfolgreiche Ergebnisse sicherzustellen.
• Kommunizieren des Projektstatus und Updates an Stakeholder, um Transparenz und Abstimmung während des gesamten Projektlebenszyklus sicherzustellen.
• Zusammenarbeiten mit anderen bestehenden Executive Assistants innerhalb der Organisation; Kommunikation und Teamarbeit sind entscheidend.
• Führen detaillierter Projektdokumentation, einschließlich Projektplänen, Statusberichten und Sitzungsprotokollen, für zukünftige Referenzen und Wissensaustausch.
• Aufbauen und Pflegen positiver Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern, einschließlich Kunden, Anbietern und anderen Abteilungen.
• Bearbeiten von Spesenabrechnungen, Rechnungen und Bestellungen sowie Unterstützung bei der Budgetüberwachung.
• Verantworten für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in unser Team, von der Informationsweitergabe und Schulung bis hin zur Integration in Kommunikationskanäle und der Bereitstellung von Equipment sowie Unterstützung der Manager bei neuen Mitarbeitern.
• Ein Ansprechpartner für unser Team sein, um interne Tools und Prozesse zu navigieren.
• Sicherstellen, dass die Teammitglieder über Unternehmensrichtlinien und -verfahren sowie spezifische Teamrichtlinien informiert sind.
• Strikte Vertraulichkeit sensibler Informationen wahren und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und -verfahren sicherstellen.
• Flexibel sein und bereit sein, national und international zu reisen, um die Prioritäten der Führungsebene, Führungsaktivitäten, Geschäftsoperationen und wichtige organisatorische Veranstaltungen zu unterstützen.
• Die Prozesse des Rhythmus der Geschäftstätigkeit der Führungsebene vorantreiben, einschließlich vierteljährlicher Planung, Führungs-Offsites und Geschäftsüberprüfungen.
• Unterstützen des Change Managements und der Kommunikationsrollouts in den Teams.
• Fördern der funktionsübergreifenden Abstimmung zwischen Abteilungen und globalen Teams über Zeitzonen hinweg.
• Unterstützen der Beschaffungskoordination.
• Als Backup-Unterstützung für andere Executive Assistants während Abwesenheiten fungieren.
• Koordinieren interner Anerkennungsinitiativen, Teamengagement-Aktivitäten und Kulturaufbau-Bemühungen.

Wesentliche Qualifikationen:

• Nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften in einer Rolle als Executive Assistant, Executive Business Partner oder ähnlichem, idealerweise in einem globalen Handels-, Verkaufs- oder Marketingumfeld.
• Exzellente Englischkenntnisse mit herausragenden schriftlichen und mündlichen Kommunikationsfähigkeiten sowie der Fähigkeit, vertrauensvolle Beziehungen zu Stakeholdern auf allen Ebenen der Organisation aufzubauen.
• Starke organisatorische, planende und priorisierende Fähigkeiten mit außergewöhnlicher Detailgenauigkeit und der Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem schnelllebigen und sich entwickelnden Umfeld zu managen.
• Initiative, gesundes Urteilsvermögen und einen proaktiven Ansatz zur Problemlösung zeigen, Bedürfnisse antizipieren, Hindernisse beseitigen und eine effektive Umsetzung von Prioritäten sicherstellen.
• Eine globale Denkweise und einen kollaborativen Ansatz mitbringen, effektiv über Kulturen, Funktionen und Zeitzonen hinweg arbeiten und starke Partnerschaften und Abstimmungen fördern.
• Professionelle Reife, exekutive Präsenz und das Vertrauen, unabhängig zu agieren, während Sie Führungskräfte unterstützen und sich in komplexen organisatorischen Umgebungen bewegen.
• Ein starkes Gefühl für Eigenverantwortung, Verantwortlichkeit und Nachverfolgung zeigen, konsequent qualitativ hochwertige Ergebnisse liefern und Verpflichtungen einhalten.
• Die höchsten Standards an Integrität, Diskretion und Professionalität wahren, wenn es um den Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen geht.