RESPONSABLE DU BUREAU DES COLLECTIONS

Description du poste Le/la Responsable du Bureau des Collections est chargé(e) de superviser la gestion, la documentation et la logistique d’une importante collection privée, tout en encadrant une petite équipe spécialisée. Cette fonction combine coordination opérationnelle, administration de systèmes, supervision logistique et support administratif de haut niveau, au sein d’un environnement exigeant et très confidentiel.
Management de l’équipe et des opérations Encadrer et superviser une équipe de quatre spécialistes. Planifier et répartir efficacement les ressources afin de garantir la réalisation des tâches et des projets dans les délais impartis. Assurer la continuité des opérations quotidiennes tout en gérant plusieurs priorités simultanément.
Gestion de la collection Superviser la mise à jour des inventaires, les acquisitions, les prêts ainsi que les mouvements physiques des objets. Garantir l’exactitude de la documentation, l’intégrité des données et la traçabilité de l’ensemble des éléments de la collection. Tenir à jour et contrôler les inventaires physiques et numériques.
Administration du CMS et des systèmes Assurer l’administration du système de gestion de collection (CMS), notamment la gestion des utilisateurs, la configuration du système, les mises à jour et le suivi de son bon fonctionnement. Coordonner la maintenance du système avec les éditeurs de logiciels et les fournisseurs de matériel informatique. Garantir la sécurité des données, les sauvegardes et la fiabilité des systèmes.
Coordination logistique et mouvements des objets Préparer et gérer la logistique liée au transport, aux expositions, aux prêts et au stockage. Superviser l’ensemble de la documentation associée, notamment les contrats, certificats d’authenticité et rapports d’état. Assurer le suivi des mouvements sur plusieurs sites et veiller à la mise à jour précise des informations dans le système.
Gestion administrative et documentaire Veiller à la numérisation, à l’archivage et à l’organisation de l’ensemble des documents relatifs à la collection. Maintenir des archives numériques sécurisées et structurées, conformément aux exigences de confidentialité. Maintenir une communication étroite avec le propriétaire de la collection, les équipes internes, les consultants et les partenaires externes, notamment les experts, restaurateurs, transporteurs et galeries. Contribuer à la coordination des projets et garantir une circulation fluide de l’information entre les différentes parties prenantes.
Profil recherché Expérience confirmée dans la gestion de collections d’œuvres d’art, de mobilier ou d’actifs similaires, avec une forte exposition aux aspects logistiques et administratifs. Bonne maîtrise des processus liés au transport, à l’import-export, à la conservation et à la documentation. Excellentes compétences informatiques, notamment en administration de systèmes de gestion de collection et en utilisation d’outils d’archivage numérique. Excellente maîtrise des outils bureautiques courants, notamment Excel, Word et PowerPoint. Excellentes capacités de communication écrite et orale. Maîtrise courante du français et de l’anglais ; l’espagnol constitue un atout.
Nous garantissons une discrétion absolue dans l’étude des dossiers de candidature qui nous sont soumis.
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