Rezeptionist | Receptionist / Site Coordinator m/f/d

Rezeptionist/in / Standortkoordinator/in m/w/d

Sind Sie jemand, der sich wohlfühlt, wenn alles reibungslos läuft, Probleme löst, bevor sie zu Problemen werden, und alle um sich herum unterstützt?

Wenn ja, könnten Sie genau die Person sein, die wir suchen.

Sie berichten direkt an die Standortleitung und übernehmen eine sehr praxisorientierte, menschenbezogene Rolle im Zentrum unseres täglichen Betriebs.

Sie sind die vertrauenswürdige Anlaufstelle, die dafür sorgt, dass der Standort organisiert, effizient, einladend und bestens für den Erfolg gerüstet ist.

Von der herzlichen Begrüßung der Besucher bis hin zur Sicherstellung, dass alles vorrätig und in bestem Zustand ist – Sie sorgen dafür, dass sich das gesamte Team auf das konzentrieren kann, was es am besten kann, weil Sie sich bereits um den Rest gekümmert haben.

Diese Stelle ist ideal für jemanden, der Abwechslung liebt, gerne beschäftigt ist und die Ärmel hochkrempelt, um Dinge erledigen. Zu den Kernaufgaben gehören

• Koordination des täglichen Bürobetriebs und der Verwaltungsaufgaben
• Sicherstellung eines gut organisierten, sicheren und angenehmen Arbeitsumfelds
• Empfang von Besuchern, Abwicklung der Kommunikation im Vorfeld des Besuchs und Gewährleistung, dass sich Besucher während ihres gesamten Aufenthalts gut betreut fühlen
• Erledigung praktischer Aufgaben wie Besorgungen, Abholung von Catering-Lieferungen, Auffüllen von Vorräten und leichte Wartungsarbeiten an Geräten
• Wahrnehmung von Empfangsaufgaben einschließlich Telefonaten, E-Mails, Lieferungen und Gebäudezugang unter Einhaltung strenger Sicherheitsvorschriften
• Unterstützung bei Reisebuchungen, Spesenabrechnungen und allgemeinen Verwaltungsaufgaben
• Koordination mit den Abteilungen Facility Management und IT, um den reibungslosen Betrieb von Geräten und Systemen sicherzustellen
• Sicherstellung, dass Küchen und Kantinenbereiche sauber, gut bestückt und einladend sind
• Verwaltung der Firmenhandys, Hardware-Protokolle und Fahrzeuglisten
• Unterstützung der Personalabteilung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, der Abmeldung ausscheidender Mitarbeiter, der Terminplanung für Vorstellungsgespräche und bei administrativen Aufgaben
• Organisation interner Veranstaltungen, Feiern und Aktivitäten außerhalb des Unternehmensgeländes
• Übernahme weiterer angemessener Aufgaben, die den reibungslosen Betrieb des Standorts unterstützen
• Was Sie mitbringen
• Erfahrung als Rezeptionist/in, Standortkoordinator/in, Front-Office-Manager/in, Verwaltungsassistent/in oder in einer ähnlichen Position
• Fundierte Microsoft-Office-Kenntnisse
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sowie fließende Deutsch- und Englischkenntnisse
• Eine herzliche, selbstbewusste und kundenorientierte Herangehensweise
• Entscheidungsfreudigkeit, Flexibilität und die Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld ruhig und organisiert zu bleiben
• Ausgeprägte Zeitmanagement- und Organisationsfähigkeiten
• Eine pragmatische, lösungsorientierte Denkweise
• Sinn fürs Detail und Lernbereitschaft
• Einen gültigen Führerschein und ein eigenes Fahrzeug
• Flexibilität bei Arbeitszeiten und -tagen kann von Vorteil sein

Wenn Sie stolz darauf sind, die Person zu sein, auf die sich andere verlassen, könnte dies die richtige Stelle für Sie sein.

Bitte beachten Sie, dass ein eigenes Fahrzeug erforderlich ist, um tägliche Besorgungen zu erledigen, die eine zentrale Anforderung dieser Stelle darstellen.

Die Fahrtkosten werden erstattet.

Receptionist / Site Coordinator m/f/d

Are you the kind of person who thrives keeping everything running smoothly, solving problems before they become problems, and supporting everyone around you?

If so, you might be the person we’re looking for.

Reporting directly to the Site Leader, this is a highly hands‑on, people‑focused role at the core of our daily operations.

You’ll be the trusted go to person who keeps the site organised, efficient, welcoming, and fully equipped for success.

From warmly welcoming visitors to keeping everything stocked and in top shape, you’ll make sure the wider team can focus on what they do best because you’ve already taken care of the rest.

Duties

• Coordinating day‑to‑day office operations and administrative duties
• Maintaining a well‑organised, safe, and pleasant workplace
• Welcoming visitors, managing pre‑visit communication, and ensuring third parties feel supported throughout their stay
• Handling hands‑on tasks such as errands, catering pickups, stocking supplies, and light maintenance of equipment
• Managing reception duties including calls, emails, deliveries, and building access to strict security protocols
• Supporting travel bookings, expense reporting, and general admin
• Coordinating with Facilities and IT to keep equipment and systems running
• Keeping kitchens and canteen areas clean, stocked, and inviting
• Managing company mobile phones, hardware logs, and car lists
• Assisting HR with onboarding, offboarding, interview scheduling, and admin
• Organising internal events, celebrations, and off‑site activities
• Taking on additional reasonable duties that support the smooth running of the site

What You Bring

• Experience as a Receptionist, Site Coordinator, Front Office Manager, or Administrative Assistant or similar
• Strong Microsoft Office skills
• Excellent written and verbal communication and fluency in both German and English
• A warm, confident, people‑first approach
• Decisiveness, flexibility, and the ability to stay calm and organised in a fast‑moving environment
• Strong time‑management and organisational skills
• A pragmatic, solution‑oriented mindset
• Attention to detail and a willingness to learn
• A valid driver’s licence and access to your own vehicle
• Flexibility with working hours/days may prove to be advantageous

If you take pride in being the one others rely on, this might be the role for you.

Please note access to your own vehicle is required to run daily errands which are a key requirement of this role. Mileage will be reimbursed.

Equal Employment Opportunity (EEO) Statement

PCI Pharma Services is an Equal Opportunity/Affirmative Action Employer.

We do not unlawfully discriminate on the basis of race, color, religion, age, sex, creed, national origin, ancestry, citizenship status, marital or domestic or civil union status, familial status, affectional or sexual orientation, gender identity or expression, genetics, disability, military eligibility or veteran status, or any other protected status.

At PCI, Equity and Inclusion are at the core of our company’s purpose: Together, delivering life‑changing therapies.

We are committed to cultivating an inclusive workplace by holding ourselves accountable to the highest standards of understanding, fairness, respect, and equal opportunity – at every level.

We envision a PCI community where everyone can belong and grow, and we strive to bring this vision to reality by continuously and intentionally assessing our people practices, policies and programs, marketing approach, and workplace culture.

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