Corporate Administration Specialist (all genders)

Über uns

Lucanet ist die CFO-Lösungsplattform, die für moderne Finanz- und Steuerteams entwickelt wurde und eine integrierte Suite von Lösungen bietet, um ihre kritischsten Finanzprozesse zu vereinfachen und zu automatisieren. Mehr als 6.000 Unternehmen weltweit verlassen sich auf unsere benutzerfreundliche SaaS-Plattform - von Konsolidierung und Finanzplanung bis hin zu Steuerkonformität und Berichterstattung, ESG-Berichterstattung, Bank- und Cash-Management und mehr. Wir sind PE-unterstützt und erweitern unseren Fußabdruck auf globalen Märkten. Hinter der Plattform steht ein globales Team von über 850 Personen, die sich dafür einsetzen, die Arbeit gut zu machen. Wir fordern uns gegenseitig heraus, Grenzen zu überschreiten, schnell zu handeln, ohne Abstriche zu machen, und Lösungen zu entwickeln, die wirklich verändern, wie Finanz- und Steuerleiter arbeiten. Wenn Sie nach einem Ort suchen, an dem Ihre Arbeit echte Reichweite hat - und wo Ihr Wachstum Teil des Deals ist - dann sind Sie hier richtig.

Die Rolle

Wir suchen einen detailorientierten und praktischen Corporate Administration Specialist, um unsere Finanzfunktion zu unterstützen und einen reibungslosen Tagesablauf in der Unternehmensverwaltung sicherzustellen. In dieser Rolle arbeiten Sie eng mit unserem Head of Tax zusammen und kooperieren mit den weiteren Finanz- und Rechtsteams, um eine gut organisierte und zuverlässige Verwaltung der Gesellschaften innerhalb der Lucanet-Gruppe aufrechtzuerhalten. Sie spielen eine Schlüsselrolle dabei, unsere Unternehmensorganisation effizient am Laufen zu halten, mit besonderem Fokus auf Unternehmensdokumentation, Handelsregisterangelegenheiten, notariellen Arbeiten und gesetzlichen Einreichungen. Über die Ausführung hinaus werden Sie aktiv dazu beitragen, skalierbare Prozesse aufzubauen, qualitativ hochwertige Vorlagen zu pflegen und das Team über relevante regulatorische Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten.

Was Sie tun werden

• Pflegen und Aktualisieren von Unternehmensunterlagen und Dokumentationen innerhalb der globalen Lucanet-Gruppe, einschließlich entitätsbezogener Daten, interner Register und Aktionärsunterlagen.
• Koordinieren von Aktivitäten der Unternehmensverwaltung über alle juristischen Personen hinweg, einschließlich der Vorbereitung und Koordination von Dokumentationen für Registrierungen, Änderungen und Unternehmensänderungen.
• Vorbereiten von Informationen und unterstützenden Dokumenten für Aktualisierungen des Handelsregisters und ähnliche formale gesetzliche Prozesse.
• Unterstützen bei notariellen Arbeiten und Koordinieren der damit verbundenen Dokumentationsprozesse.
• Verwalten und Nachverfolgen von Fristen für gesetzliche Einreichungen und Sicherstellen von fristgerechten, vollständigen und genauen Einreichungen in verschiedenen Jurisdiktionen.
• Entwerfen, Pflegen und kontinuierlich Verbessern von Standardvorlagen für Unternehmensdokumente, um sicherzustellen, dass sie aktuell, juristisch angemessen und prüfungsbereit sind.
• Nachverfolgen und Konsolidieren von Aktualisierungen des Unternehmens- und Gesellschaftsrechts, die von lokalen Beratern signalisiert werden, und die Auswirkungen in praktische Aktualisierungen unserer Prozesse und Dokumentationen übersetzen.
• Aufbauen und Pflegen interner Selbstbedienungsressourcen, einschließlich Entitätsdatenblätter, Unternehmensdatenbibliotheken und Routing-Leitfäden, sodass wiederkehrende Fragen aus dem gesamten Unternehmen durch gut gepflegte Referenzmaterialien beantwortet werden können.
• Identifizieren von Möglichkeiten zur Optimierung und Automatisierung wiederkehrender Arbeitsabläufe in der Unternehmensverwaltung und Verantwortung für die Umsetzung von Verbesserungen, einschließlich des sicheren Einsatzes von KI-gestützten Tools, wo sie echte Effizienz bringen.
• Pflegen und kontinuierlich Verbessern von Verwaltungstools und Ablagesystemen, um sicherzustellen, dass die Dokumentation aktuell und prüfungsbereit ist.
• Unterstützen von grenzüberschreitenden Aktivitäten zur Pflege von Gesellschaften, einschließlich der Koordination mit lokalen Beratern und Behörden in internationalen Jurisdiktionen.
• Unterstützen des Head of Tax und des weiteren Finanzteams bei täglichen operativen Aufgaben, um eine reibungslose Ausführung laufender Themen der Unternehmensverwaltung sicherzustellen.

Was Sie mitbringen

• Rechts- oder Notariatsausbildung, z.B. Bachelor of Law, Paralegal-Qualifikation oder vergleichbare Ausbildung wie Rechts- und Notariatsassistent.
• Berufserfahrung in einem rechtlichen, notariellen oder unternehmerischen Verwaltungsumfeld, mit praktischer Erfahrung in Handelsregisterangelegenheiten und Unternehmensdokumentation.
• Starkes Interesse an Unternehmensverwaltung, Entitätsmanagement und notariellen Arbeiten.
• Solides Wissen über deutsche Rechtsgrundlagen, insbesondere im deutschen Gesellschaftsrecht, und nachgewiesene Erfahrung in vergleichbaren internationalen Rechtsgrundlagen.
• Gutes Verständnis für formale gesetzliche Prozesse und die damit verbundenen Dokumentationsanforderungen, auch in internationalen Jurisdiktionen.
• Proaktive Herangehensweise an die Überwachung regulatorischer und rechtlicher Entwicklungen, die für die Unternehmensverwaltung relevant sind, mit der Fähigkeit, Änderungen in praktische Prozess- oder Dokumentationsaktualisierungen zu übersetzen.
• Erfahrung oder echtes Interesse an Prozessverbesserung und Workflow-Automatisierung; Sie suchen nach intelligenteren Wegen, um wiederkehrende Arbeiten zu erledigen, nicht nur schnelleren.
• Komfortable Nutzung von KI-Tools als natürlichen Teil Ihres Arbeitsalltags, sei es für Entwurf, Recherche oder Prozessunterstützung; Sie denken darüber nach, wie Technologie Qualität und Effizienz verbessern kann, nicht nur Geschwindigkeit.
• Hochgradig strukturierten, detailorientierten und zuverlässigen Arbeitsstil, mit einem starken Sinn für Verantwortung hinsichtlich Fristen und Genauigkeit.
• Praktische Mentalität mit Fokus auf Ausführung und Umsetzung, auch in einem internationalen, multi-entity Kontext.
• Komfortabel in einem dynamischen, internationalen Umfeld mit Kontakt zu nicht-deutschen Jurisdiktionen.
• Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse sind erforderlich, um in einem internationalen Kontext zu arbeiten.

Um für diese Rolle in Betracht gezogen zu werden, müssen die Kandidaten das rechtliche Recht haben, im Beschäftigungsland zu arbeiten.

Vorteile am Arbeitsplatz

• LucaFlex – Wir erkennen an, dass jeder Mensch unterschiedliche Arbeitsstile und Präferenzen hat. Unser flexibles Arbeitsmodell ermöglicht es Ihnen, Ihre Arbeitszeiten und Ihren Standort entsprechend Ihren Bedürfnissen und beruflichen Verpflichtungen zu planen.
• Arbeiten aus dem Ausland – Manchmal kann ein Tapetenwechsel Kreativität und Produktivität steigern; Sie können bis zu 90 Arbeitstage außerhalb Ihres Heimatlandes mit Unterstützung unseres Partners Workflex arbeiten.
• Sabbatical – Nehmen Sie sich die Zeit, die Sie für persönliche Anliegen, Familienzeit, Reisen oder andere Aktivitäten benötigen, die Ihnen mit unseren Sabbatical-Optionen entsprechen.
• Teamgeist – Wir schätzen Teamarbeit und feiern unsere Erfolge. Deshalb nutzen wir viele Gelegenheiten, um zusammenzukommen, gemeinsam zu lernen und unsere Erfolge zu würdigen.
• Lernen & Entwicklung – Wir ermutigen Sie, Ihre eigene Entwicklung mit der Unterstützung von bereitgestellter Zeit, Ressourcen und Budget zu gestalten.
• Lucanet Engage – Unser Feedbackprozess ist darauf ausgelegt, Ihre persönliche und berufliche Entwicklung gezielt durch regelmäßigen Dialog zu unterstützen.
• Lucanet Do Good – Als Unternehmen möchten wir etwas zurückgeben und unterstützen Sie dabei, sich die Zeit zu nehmen, um Gutes zu tun, individuell oder im Team, mit bezahlter Freiwilligenzeit.
• Gesundheit & Wohlbefinden – Ihr allgemeines Wohlbefinden ist uns wichtig, weshalb wir maßgeschneiderte Gesundheits- und Wellnessprogramme anbieten, einschließlich unternehmensweiter Initiativen, Zuschüsse für Sportaktivitäten, Unterstützung für psychische Gesundheit und Beratung durch unsere externen Partner.
• Großzügige Urlaubsregelung – Wir ermutigen Sie, sich Zeit zu nehmen, um sich zu entspannen, zu reisen und neue Energie zu tanken.
• Vergütung & betriebliche Altersvorsorge – Wir setzen uns für gleiche Bezahlung ein und unterstützen Sie für Ihre Zukunft, indem wir eine betriebliche Altersvorsorge und/oder Altersvorsorgezulagen anbieten.
• Rabatte – Genießen Sie eine Vielzahl von Rabatten von unserem externen Partner für Unternehmensleistungen.

Powered by uniqueness

Jeder ist hier anders und wir mögen es so. Bei Lucanet schätzen wir die einzigartigen Eigenschaften jeder Person. Wir setzen uns dafür ein, einen inklusiven Arbeitsplatz zu schaffen, an dem alle Mitarbeiter gedeihen und sich wertgeschätzt fühlen. Unabhängig von Ihrer Geschlechtsidentität, sexuellen Orientierung, persönlichem Ausdruck, ethnischen Identität, ethnischer Zugehörigkeit, religiösem Glauben oder Behinderungsstatus sind Sie bei Lucanet genau so willkommen, wie Sie sind. Unser Rekrutierungsprozess basiert ausschließlich auf Qualifikationen, Verdiensten und organisatorischen Bedürfnissen, um Fairness und Chancengleichheit für alle Kandidaten zu gewährleisten.

Wir erkennen an, dass jede Person eine einzigartige Mischung aus Fähigkeiten und Erfahrungen mitbringt. Wenn Sie glauben, dass Sie in dieser Rolle erfolgreich sein werden, möchten wir von Ihnen hören – auch wenn Sie nicht jedes Kriterium auf der Liste erfüllen. Wir möchten nur wissen, warum Sie großartig für diese Rolle sind, also vermeiden Sie es bitte, Ihr Bild, Ihr Alter und Ihren Familienstand in Ihren Lebenslauf aufzunehmen.