Fachkraft für Verwaltung bzw. Büromanagement (m/w/d)

Die Ludwig-Maximilians-Universität München ist eine der führenden Universitäten in Europa mit einer über 500-jährigen Tradition. Sie steht für anspruchsvolle akademische Ausbildung und herausragende Forschung.

Das sind wir: Als kleines kollegiales Team sorgen wir – hoch motiviert und spezialisiert – für die reibungslose Durchführung von Staatsexamensprüfungen in den Studiengängen der Human-, Zahn- und Tiermedizin. Wir gehören zur Zentralen Universitätsverwaltung der LMU und sind zentrale Schnittstelle zwischen Prüfenden und Studierenden. Diese begleiten wir in allen prüfungsrechtlichen Belangen: von der Prüfungsanmeldung und der Anerkennung von Praktika über verfahrenstechnische Fragen zur Prüfungsplanung und -abwicklung bis hin zur Ausstellung der Abschlusszeugnisse.

Das sind Ihre Aufgaben:

• Formale Prüfung der Zulassungsvoraussetzungen – Sie haben alle relevanten Kriterien bei Anträgen auf Prüfungszulassung genau im Blick.
• Anlegen und digitale Verarbeitung von Prüfungsakten – Sie strukturieren und organisieren Dokumente und Daten effizient, sowohl manuell als auch mit Hilfe unserer Softwarelösungen, und finden sich sicher in umfangreichen papiergebundenen Akten zurecht und können diese nach Bedarf in unseren Büroräumen bereitstellen, d. h. heben, tragen und auch Treppen steigen.
• Termin- und fristgerechte Planung der Prüfungen – Sie sorgen rechtzeitig dafür, dass Prüfungen in Übereinstimmung mit allen vorgegebenen Terminen und Deadlines organisiert und durchgeführt werden.
• Erlass prüfungsrechtlicher Bescheide und Zeugniserstellung – Sie erstellen selbstständig alle wichtigen Formularvorlagen, Serienbriefe, Bescheide und Zeugnisse und stellen sicher, dass diese den rechtlichen Vorgaben entsprechen.
• Erteilen von Auskünften – Sie informieren zuverlässig über prüfungsrechtliche Voraussetzungen, Vorschriften und administrative Verfahrensabläufe.

Das sind Sie:

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Berufsausbildung – Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau / -mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Hohe Affinität zu Rechtsvorschriften – Sie können Rechtsvorschriften problemlos verstehen, zuverlässig und genau anwenden bzw. umsetzen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse – Unsere Amtssprache in allen Rechtsbelangen ist Deutsch; Sie kommunizieren mit Prüfenden und Studierenden stets verständlich, sicher und freundlich.
• Teamfähigkeit und Qualitätsbewusstsein – Sie zeichnen sich durch eine sorgfältige und termingerechte Arbeitsweise aus und arbeiten gerne mit anderen zusammen.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office – Sie besitzen sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere hinsichtlich Textverarbeitung, Serienbrief, Erstellung von Formularen, und sind erfahren in gängiger Bürokommunikationssoftware, insbesondere Outlook.
• Idealerweise Erfahrung mit Datenbanken und webbasierten IT-Tools – Sie sind bereit, unsere Datenbank- und webbasierten IT-Tools zu verwenden bzw. sich in diese einzuarbeiten.

Das ist unser Angebot:

Im Rahmen einer Mutterschutz- / Elternzeitvertretung erwartet Sie ein, zunächst bis 01.07.2027 befristeter, Arbeitsplatz mit verantwortungsvollen Aufgaben in einem kleinen, kollegialen Team – eingebettet in das internationale Umfeld einer renommierten Hochschule. Ihr Arbeitsort liegt im lebhaften Uni-Viertel in München, zentral und nur wenige Minuten vom Englischen Garten entfernt, und ist ideal mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar. Optional kann die Arbeit auch an ein bis zwei Tagen im Rahmen des mobilen Arbeitens (Homeoffice) erbracht werden. Wir bieten Ihnen eine Teilzeitstelle (20 Stunden / Woche) mit einem sehr flexiblen Arbeitszeit- sowie Gleitzeitmodell. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L) – je nach Qualifikation bis zur Entgeltgruppe 8 (Entgelttabelle des Tarifvertrags der Länder). Das Jahresbruttogehalt in Teilzeit (inkl. Sonderzahlung im November) liegt zwischen ca. 21.500 (Berufseinstieg) und 26.000 Euro, je nach anrechenbarer Erfahrungsstufe.

Darüber hinaus profitieren Sie von den attraktiven Angeboten des öffentlichen Dienstes, wie z. B.:

• Betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
• 30 Tage Urlaub (Arbeitszeitverteilung Mo–Fr) und zusätzliche freie Tage am 24.12. und 31.12.
• Gleitzeitmodell mit einem Überstundenausgleich von bis zu 24 freien Tagen pro Jahr zusätzlich zum tariflichen Urlaubsanspruch

Die LMU bietet Ihnen darüber hinaus ein attraktives Angebot zur überfachlichen Weiterbildung und Gesundheitsförderung, Austauschprogramme mit unseren Partneruniversitäten, die Nutzung der nahegelegenen Mensa, kulturelle Angebote und Corporate Benefits für Mitarbeitende. Auf unseren Arbeitgeberseiten finden Sie weitere Informationen zu unseren Benefits. Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist uns sehr wichtig: Bei Bedarf unterstützen wir Sie bei der Suche nach einer Kinderbetreuung und bieten Angebote für Ferien- und Notbetreuung. Die LMU hat die „Charta der Vielfalt“ unterzeichnet und setzt sich aktiv für Diversität und Chancengleichheit ein. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Personen werden bei im Wesentlichen gleicher Qualifikation bevorzugt.

Kontakt: Für Rückfragen stehen Ihnen Herr Netzer unter +49 89 2180 3728 oder Herr Georgiou unter +49 89 2180 3753 gerne zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 26.05.2026 über unser Bewerbungsportal.

Wo Wissenschaft alles ist. An der LMU arbeiten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler auf höchstem Niveau an den Zukunftsfragen um Mensch, Gesellschaft, Kultur, Umwelt und Technologie, unterstützt durch kompetente Beschäftigte in Verwaltung, IT und Technik. Werden Sie Teil der LMU München!