Leitung des zentralen Reisekostenreferats der LMU

Die Ludwig-Maximilians-Universität München ist eine der führenden Universitäten in Europa mit einer über 500-jährigen Tradition. Sie steht für anspruchsvolle akademische Ausbildung und herausragende Forschung.

Das sind wir:

Bildung und Reisen gehören eng zusammen - das zeigen an der Exzellenz-Universität LMU jährlich tausende Reisebewegungen im dienstlichen Kontext. Die rechtskonforme Administration dieser umfangreichen Reisetätigkeit von Mitarbeitenden und Forschenden wird im zentralen Reisekostenreferat gebündelt. Unser Serviceportfolio umfasst alle Belange der Prüfung, Genehmigung und Abrechnung von nationalen und internationalen Dienst- und Fortbildungsreisen, von Reisen zu Vorstellungszwecken, aber auch von Umzugskosten und Trennungsgeld.

Das Reisekostenreferat ist eines von fünf Fachreferaten im Personaldezernat der LMU. Es nimmt eine Schlüsselposition innerhalb der Universitätsverwaltung ein und ist zentraler Teil der Transformation von Verwaltungsprozessen im Zuge der aktuellen Digitalisierungsstrategie an der LMU. Für die Leitungsposition suchen wir eine engagierte Persönlichkeit mit Freude an den Herausforderungen in dieser Rolle.

Das sind Ihre Aufgaben:

• Sie übernehmen die Leitung eines erfahrenen Teams von sechs Sachbearbeitern und Sachbearbeiterinnen sowie eines flexibel einsetzbaren Teams von bis zu sechs Hilfskräften.
• Sie sichern durch vorausschauendes Management und eine effektive Organisation und Optimierung des Tagesgeschäfts die Qualität und Kontinuität der zentralen Reisekostenadministration an der LMU.
• Sie verantworten tragfähige Lösungen in komplexen und anspruchsvollen Fallgestaltungen, bereiten Entscheidungen in Widerspruchsverfahren vor und etablieren ein Beschwerdemanagement mit dem Ziel, für berechtigte Beanstandungen praxisgerechte Lösungen zu finden.
• Ihnen obliegt das Schnittstellenmanagement zwischen dem Tagesgeschäft des Referats und aktuellen Digitalisierungsprojekten in der Verwaltung, insbesondere zur Einführung eines digitalen Reisemanagementprozesses von der Genehmigung bis zur Abrechnung.
• Darüber hinaus bearbeiten bzw. leiten Sie weitere referatsspezifische Projekte wie die Einführung einer Onlinebooking Engine, eines Mechanismus für CO2-Kompensationen und die Einsatzmöglichkeiten von KI im Dienstleistungskontext des Referats.

Das sind Sie:

• Sie verfügen über ein erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium z.B. im Bereich Rechtswissenschaften, BWL oder vergleichbarer Studiengänge.
• Sie bringen erste Führungserfahrung mit und möchten diese in Personalverantwortung für ein bestehendes Team engagiert weiter ausbauen.
• Idealerweise haben Sie Erfahrung in der Etablierung von digitalen Prozessen und eines Qualitäts- und Beschwerdemanagements und sind bereits vertraut mit dem Bundes- bzw. Länderreisekostenrecht (BRKG, BayRKG etc.).
• Sie verfügen über ausgeprägte Beratungskompetenz und hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit; Ihre Arbeitsweise ist service- und dienstleistungsorientiert sowie engagiert und selbstständig. Strategisches und lösungsorientiertes Denken als unabdingbare Voraussetzung für diese Position rundet Ihr persönliches Profil ab.
• Die Kommunikation mit den internationalen Mitgliedern unserer Universität erfordert einen sicheren Umgang mit der englischen Sprache und interkulturelle Kompetenz.

Das ist unser Angebot:

Als Leitung des Reisekostenreferats gehören Sie zum Führungsteam des zentralen Personaldezernats. Es erwarten Sie in dieser Rolle verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem internationalen Umfeld. Sie arbeiten mitten in München, nahe des Englischen Gartens. Wir bieten Ihnen Angebote zur Gesundheitsförderung, gezielte Fort- und Weiterbildung sowie Coaching für die Rolle der Führungskraft und die Möglichkeit, selbst an unseren weltweiten Austauschprogrammen an einer unserer 600 internationalen Partneruniversitäten teilzunehmen (z. B. Erasmus+).

Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag der Länder (T-VL) entsprechend der Qualifikation bis zu Entgeltgruppe 13 und umfasst Jahressonderzahlung sowie 30 Tage Urlaub plus freie Tage am 24. und 31.12. Zudem profitieren Sie von unserer betrieblichen Altersvorsorge und vermögenswirksamen Leistungen.

Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist uns wichtig: Wir bieten Ihnen auch im Rahmen Ihrer Führungsaufgabe die Möglichkeit zu Teilzeit über 50 %, bei einer Verteilung auf eine Viertagewoche, mobiles Arbeiten sowie sehr flexiblen Arbeitszeiten. Auch bei der Kinderbetreuung und bei der Suche nach einer Staatsbediensteten-Wohnung unterstützen wir Sie gerne.

Die LMU hat die "Charta der Vielfalt" unterzeichnet und engagiert sich für die Diversität ihrer Beschäftigten. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion / Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Hinweis: Die angemieteten Büroräume sind aktuell leider noch nicht barrierefrei erreichbar. Schwerbehinderte Personen werden bei im Wesentlichen gleicher Qualifikation bevorzugt.

Kontakt:

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Bitte bewerben Sie sich bis spätestens 22.04.2025 über unser Onlineportal. Für Rückfragen können Sie sich gerne an den Leiter des Personaldezernates, Herrn Jan-Henrik Laschke, unter Tel. +49 89 2180 3540 oder per E-Mail: personal@verwaltung.uni-muenchen.de wenden.

Wo Wissenschaft alles ist. An der LMU arbeiten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler auf höchstem Niveau an den Zukunftsfragen um Mensch, Gesellschaft, Kultur, Umwelt und Technologie, unterstützt durch kompetente Beschäftigte in Verwaltung, IT und Technik. Werden Sie Teil der LMU München.

Im Rahmen Ihrer Bewerbung auf eine Stelle an der LMU übermitteln Sie personenbezogene Daten. Beachten Sie bitte hierzu die Datenschutzerklärung der LMU für den Internetauftritt. Durch die Übermittlung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzinformationen zur Kenntnis genommen haben und mit der Datenverarbeitung im Rahmen des Auswahlverfahrens einverstanden sind.

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