Aufgaben & Rolle
- Sie fungieren als Schnittstelle zwischen dem Prinzipal sowie internen und externen Ansprechpartnern und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss.
- Sie übernehmen die zentrale Sammlung, Strukturierung und Aufbereitung von Unterlagen und Informationen aus den zugeordneten Unternehmen und Vermögensbereichen der Familienmitglieder, insbesondere für steuerliche und rechtliche Fragestellungen.
- Sie koordinieren die Zusammenarbeit mit externen Beratern, insbesondere Steuerberatern, und stellen die erforderlichen Informationen und Unterlagen bereit.
- Sie verantworten die Organisation und Koordination des laufenden Office-Betriebs und gewährleisten effiziente administrative Abläufe.
- Sie unterstützen bei vielfältigen organisatorischen und administrativen Aufgaben und behalten dabei stets den Überblick.
- Sie sorgen für eine strukturierte, digitale Dokumentation und Ablage und entwickeln bestehende Strukturen kontinuierlich weiter.
- Sie erkennen eigenständig Optimierungspotenziale in Prozessen, Daten und Organisationsstrukturen und treiben entsprechende Verbesserungen proaktiv voran.
Fachliche Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Berührungspunkten zu Steuern und Finanzwesen
- Mehrjährige Berufserfahrung im kaufmännischen, steuerlichen oder administrativen Umfeld, idealerweise in einem Family Office, einer Steuerberatungs- oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder einer vergleichbaren Organisation
- Sicheres und verbindliches Auftreten gegenüber Familienmitgliedern, Geschäftspartnern, Beratern und Dienstleistern
- Hohes Maß an Diskretion, Vertraulichkeit und Loyalität als absolute Grundvoraussetzung
- Hands-on Mentalität und Bereitschaft, operative Aufgaben eigenständig und zuverlässig zu übernehmen
- Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit Freude am Detail
- Fähigkeit, den Überblick über komplexe und vielschichtige Sachverhalte zu bewahren
- Selbstorganisation und Flexibilität
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office (insb. Excel)
- Verhandlungssichere Englischkenntnisse (zwingend erforderlich)
- Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen nach Bremen
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