Assistent / Office Manager (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Im Zuge unserer stetigen Weiterentwicklung und dem Bestreben, die Grenzen moderner Technologien in der Fahrzeugtechnik neu zu definieren, suchen wir einen engagierten Assistenten / Office Manager (m/w/d).

ZU DEINEN VERANWORTUNGSBEREICHEN GEHÖRT U.A.:

• Eigenständige Organisation aller anfallenden Aufgaben im Office Management
• (z. B. Empfang und Bewirtung von Gästen, Bestellwesen, Ordnung im Büro, Koordination von externen Dienstleistern, Hausmeister etc.)
• Planung und Organisation von ausgewählten HR-Themen (Jubiläen, Benefits, Onboarding etc.)
• Verantwortung, Planung und Durchführung von eigenen Projekten
• Koordination von Terminen und Geschäftsreisen für die Geschäftsführung (national & international)
• Erste Anlaufstelle für Kollegen bei allen Fragen rund ums Office und zur Unterstützung des reibungslosen Tagesablaufs
• Planung und Organisation von Firmenevents (z. B. Sommerfest, Weihnachtsfeier)
• Verwaltung und Betreuung des Fuhrparks (z. B. Leasingverträge, Dienstwagenkoordination)
• Erledigung kleinerer Einkäufe (z. B. im Baumarkt oder Supermarkt) für Büro oder Produktion
• Unterstützung des Sicherheitsbeauftragten und des Datenschutzbeauftragten in organisatorischen Aufgaben
• Planung und Koordination Gebäude – interner Büroumzüge inklusive Abstimmung mit Umzugsunternehmen
• Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost sowie allgemeine Korrespondenz
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Projekten

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, gerne Hotelfachausbildung
• Berufserfahrung im Office Management, Assistenzbereich oder einer vergleichbaren Position
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Organisationstalent sowie strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten und Kommunikationsstärke
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Hands-on-Mentalität und Flexibilität bei vielfältigen Aufgaben
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Technisches Grundverständnis (für kleinere IT-Fragen im Office-Kontext)
• Führerschein Klasse B

Das erwartet Dich bei uns

• Du hilfst mit, Menschenleben zu retten
• Du arbeitest im Herzen von Hamburg
• Wir bieten Dir eine angenehme Arbeitsatmosphäre mit viel Raum für Eigeninitiative
• Wir haben flache Hierarchien und helfen uns gegenseitig
• Wir bieten Dir eine ausführliche und intensive Einarbeitung
• Wir fördern Dich – auch im Rahmen unserer betrieblichen Altersversorgung