IT Office Administrator (m/f/x)

Für unsere Abteilung IT - Informationstechnologie innerhalb der allgemeinen Dienste suchen wir einen IT Office Administrator (m/w/x).

Hauptaufgaben:

• IT-Büroverwaltung und operative Unterstützung
• Durchführung der administrativen Aktivitäten des IT-Büros zur Gewährleistung effizienter täglicher Abläufe
• Verwaltung der Meeting-Logistik und damit verbundene administrative Nachverfolgung für das IT-Management nach Bedarf
• Organisation und Koordination von Veranstaltungen für die IT-Abteilung
• Als zentrale Anlaufstelle für bürobezogene Angelegenheiten fungieren
• Einkauf, Lieferanten- und Vertragsverwaltung
• Durchführung administrativer Einkaufsaktivitäten gemäß den Luxair-Vorgaben
• Nachverfolgung von Verträgen und Lieferanten für die IT-Abteilung
• Unterstützung bei Anfragen und Nachverfolgung im Zusammenhang mit Beschaffung und Rechnungsverwaltung
• Überwachung und Kontrolle der Kosten für Mobiltelefon-Abonnements, einschließlich Optimierungsmaßnahmen
• Budget- und Kostenunterstützung
• Unterstützung bei der Erstellung des IT-Budgets durch Sammlung und Konsolidierung relevanter Informationen
• Verfolgung des IT-Budgets und der Ausgaben, um sicherzustellen, dass relevante Informationen zeitnah und strukturiert gesammelt werden
• Vorbereitung und Bereitstellung periodischer Berichte, die für die finanzielle Nachverfolgung erforderlich sind, einschließlich vierteljährlicher Berichterstattung über die Schritte im Purchase-to-Pay-Prozess
• IT-Governance-Dokumentation und Kontrolle
• Erstellung, Aktualisierung und Verteilung von IT-Governance-Dokumenten
• Aktualisierung der governance-bezogenen Aufzeichnungen, Nachweise und unterstützenden Dokumentationen
• Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung der IT-Governance-Praktiken
• Risikomanagement, BIA und Compliance
• Durchführung von IT-Risikoanalysen und Business Impact Assessments
• Nachverfolgung von Risikominderungs- und Kontrollmaßnahmen, um regelmäßige Nachverfolgung und Sichtbarkeit des Fortschrittsstatus zu gewährleisten
• Konsolidierung von Informationen, Nachweisen und Dokumentationen, die für interne Bewertungen, Audits, Compliance-Überprüfungen und externe regulatorische Erklärungen erforderlich sind
• Sicherstellung der erforderlichen Pflichtlektüre und der damit verbundenen Compliance-Nachverfolgungsaktivitäten
• Governance und Design Authority
• Planung, Teilnahme und Protokollierung von Governance- und risikobezoogenen Meetings und Foren, einschließlich des IT-Risikomanagement-Forums
• Durchführung des monatlichen Aktualisierungsprozesses für das IT-Risikomanagement-Forum, einschließlich Sammlung von Updates, Vorbereitung von Materialien, Aufzeichnung von Maßnahmen und Nachverfolgung bis zum Abschluss
• Planung, Teilnahme und Protokollierung von Design Authority-Sitzungen sowie Pflege des entsprechenden Sitzungsprotokolls, Aktionsprotokolls und Dokumentationspfades
• Prozessverbesserung und Tool-Unterstützung
• Durchführung und Pflege administrativer und Governance-Prozesse auf strukturierte und effiziente Weise
• Dokumentation von Verfahren im Zusammenhang mit administrativen Aktivitäten, um eine Abdeckung über die Rolleninhaber hinweg sicherzustellen
• Identifizierung von Möglichkeiten zur Verbesserung der administrativen, Governance-, Compliance- und Berichtprozesse im IT-Büro und Beitrag zur Umsetzung von Verbesserungen

Erforderliches Profil:

• Abschluss eines „Bac“ oder gleichwertig und/oder nachgewiesene Erfahrung in einer ähnlichen Rolle
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Englisch
• Starke organisatorische und Ausführungsfähigkeiten
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben, Fristen und konkurrierende Prioritäten strukturiert zu verwalten
• Starke Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit
• Fähigkeit, Dokumentationen, Aufzeichnungen und Aktionsverfolgungen zu erstellen, zu pflegen und nachzuverfolgen
• Fähigkeit, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln
• Zuverlässig, strukturiert und serviceorientiert
• Komfortabel im Umgang mit administrativen sowie Governance-/Compliance-bezogenen Verantwortlichkeiten
• Fähigkeit, effektiv zwischen operativer Ausführung, Dokumentationsdisziplin und Managementnachverfolgung zu wechseln
• Starkes Verantwortungsbewusstsein und Eigenverantwortung für zugewiesene Prozesse
• Teamplayer mit einer praktischen und pragmatischen Denkweise
• Fähigkeit, zur Kontinuität der Arbeit durch strukturierte Arbeitsmethoden und effektive gegenseitige Abdeckung im Team beizutragen

Gewünschte oder zu erwerbende Fähigkeiten:

• Vertrautheit mit Budgetnachverfolgung, Einkaufsverwaltung, Vertragsverwaltung und lieferantenbezogenen Prozessen
• Vertrautheit mit Governance-Dokumentation, Compliance-Nachweisen, Risiko-Register, Aktionsverfolgung oder Audit-Vorbereitung
• Erfahrung mit Tools, die von IT-, Einkaufs- und HR-Funktionen verwendet werden

Idealer Kandidat:

• Kenntnisse in Französisch und Deutsch wünschenswert; Luxemburgisch oder jede zusätzliche Sprache wird als Vorteil angesehen
• Frühere Erfahrung in einer IT-Abteilung oder in einem Umfeld für Governance, Compliance, Einkauf oder administrative Unterstützung