Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte IT-Büroadministration und unterstütze das Team bei täglichen Abläufen.
- Unternehmen: Innovatives Unternehmen im Bereich Informationstechnologie mit einem dynamischen Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und ein unterstützendes Team.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und gestalte die IT-Zukunft aktiv mit.
- Qualifikationen: Abschluss oder Erfahrung in einer ähnlichen Rolle, gute Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Für unsere Abteilung IT - Informationstechnologie innerhalb der allgemeinen Dienste suchen wir einen IT Office Administrator (m/w/x).
Hauptaufgaben:
- IT-Büroverwaltung und operative Unterstützung
- Durchführung der administrativen Aktivitäten des IT-Büros zur Gewährleistung effizienter täglicher Abläufe
- Verwaltung der Meeting-Logistik und damit verbundene administrative Nachverfolgung für das IT-Management nach Bedarf
- Organisation und Koordination von Veranstaltungen für die IT-Abteilung
- Als zentrale Anlaufstelle für bürobezogene Angelegenheiten fungieren
- Einkauf, Lieferanten- und Vertragsverwaltung
- Durchführung administrativer Einkaufsaktivitäten gemäß den Luxair-Vorgaben
- Nachverfolgung von Verträgen und Lieferanten für die IT-Abteilung
- Unterstützung bei Anfragen und Nachverfolgung im Zusammenhang mit Beschaffung und Rechnungsverwaltung
- Überwachung und Kontrolle der Kosten für Mobiltelefon-Abonnements, einschließlich Optimierungsmaßnahmen
- Budget- und Kostenunterstützung
- Unterstützung bei der Vorbereitung des IT-Budgets durch Sammlung und Konsolidierung relevanter Informationen
- Verfolgung des IT-Budgets und der Ausgaben, um sicherzustellen, dass relevante Informationen zeitnah und strukturiert gesammelt werden
- Erstellung und Bereitstellung periodischer Berichte, die für die finanzielle Nachverfolgung erforderlich sind, einschließlich vierteljährlicher Berichterstattung über die Schritte im Purchase-to-Pay-Prozess
- IT-Governance-Dokumentation und Kontrolle
- Entwurf, Aktualisierung und Verteilung von IT-Governance-Dokumenten vorantreiben
- Führung von governance-bezogenen Aufzeichnungen, Nachweisen und unterstützenden Dokumentationen auf dem neuesten Stand
- Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung der IT-Governance-Praktiken
- Risikomanagement, BIA und Compliance
- Durchführung von IT-Risikoanalysen und Business Impact Assessments
- Verfolgung von Risikominderungs- und Kontrollmaßnahmen, um regelmäßige Nachverfolgung und Sichtbarkeit des Fortschrittsstatus sicherzustellen
- Konsolidierung von Informationen, Nachweisen und Dokumentationen, die für interne Bewertungen, Audits, Compliance-Überprüfungen und externe regulatorische Erklärungen erforderlich sind
- Sicherstellung der erforderlichen Lesungen und damit verbundenen Compliance-Nachverfolgungsaktivitäten
- Governance und Design Authority
- Planung, Teilnahme und Protokollierung von Governance- und risikobezoogenen Meetings und Foren, einschließlich des IT-Risikomanagement-Forums
- Vorantreiben des monatlichen Aktualisierungsprozesses für das IT-Risikomanagement-Forum, einschließlich der Sammlung von Updates, der Vorbereitung von Materialien, der Aufzeichnung von Maßnahmen und der Nachverfolgung bis zum Abschluss
- Planung, Teilnahme und Protokollierung von Design Authority-Sitzungen sowie Pflege des entsprechenden Sitzungsprotokolls, Aktionsprotokolls und Dokumentationspfades
- Prozessverbesserung und Tool-Unterstützung
- Durchführung und Pflege administrativer und Governance-Prozesse in strukturierter und effizienter Weise
- Dokumentation von Verfahren im Zusammenhang mit administrativen Aktivitäten, um eine Abdeckung über die Rolleninhaber hinweg sicherzustellen
- Identifizierung von Möglichkeiten zur Verbesserung der administrativen, Governance-, Compliance- und Berichtprozesse im IT-Büro und Beitrag zur Umsetzung von Verbesserungen
Erforderliches Profil:
- Abschluss eines „Bac“ oder gleichwertig und/oder nachgewiesene Erfahrung in einer ähnlichen Rolle
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Englisch
- Starke organisatorische und Ausführungsfähigkeiten
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben, Fristen und konkurrierende Prioritäten strukturiert zu verwalten
- Starke Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit
- Fähigkeit, Dokumentationen, Aufzeichnungen und Aktionsverfolgungen zu erstellen, zu pflegen und nachzuverfolgen
- Fähigkeit, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln
- Zuverlässig, strukturiert und serviceorientiert
- Komfortabel im Umgang mit sowohl administrativen als auch governance-/compliance-bezogenen Verantwortlichkeiten
- Fähigkeit, effektiv zwischen operativer Ausführung, Dokumentationsdisziplin und Managementnachverfolgung zu wechseln
- Starkes Verantwortungsbewusstsein und Eigenverantwortung für zugewiesene Prozesse
- Teamplayer mit einer praktischen und pragmatischen Denkweise
- Fähigkeit, zur Kontinuität der Arbeit durch strukturierte Arbeitsmethoden und effektive gegenseitige Abdeckung im Team beizutragen
Gewünschte oder zu erwerbende Fähigkeiten:
- Vertrautheit mit Budgetnachverfolgung, Einkaufsverwaltung, Vertragsverwaltung und lieferantenbezogenen Prozessen
- Vertrautheit mit Governance-Dokumentation, Compliance-Nachweisen, Risiko-Register, Aktionsverfolgung oder Audit-Vorbereitung
- Erfahrung mit von IT, Einkauf und HR-Funktionen verwendeten Tools
Idealer Kandidat:
- Kenntnisse in Französisch und Deutsch wünschenswert; Luxemburgisch oder jede zusätzliche Sprache wird als Vorteil angesehen
- Frühere Erfahrung in einer IT-Abteilung oder in einem Umfeld für Governance, Compliance, Einkauf oder administrative Unterstützung
IT Office Administrator (m/f/x) Arbeitgeber: Luxair
Luxair bietet als Arbeitgeber ein dynamisches und unterstützendes Arbeitsumfeld, das auf Teamarbeit und kontinuierliche Verbesserung setzt. Die Position des IT Office Administrators ermöglicht es Ihnen, in einem innovativen IT-Team zu arbeiten, während Sie gleichzeitig von umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einer positiven Unternehmenskultur profitieren. Zudem genießen Sie die Vorteile eines stabilen Unternehmensstandorts in Luxemburg, der eine hervorragende Work-Life-Balance und attraktive Sozialleistungen bietet.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so IT Office Administrator (m/f/x) erhalten könnten
✨Netzwerken in der IT-Community
In der IT-Consulting-Welt sollten wir regelmäßig auf Veranstaltungen wie Tech-Meetups oder Konferenzen gehen. Hier können wir nicht nur unser Netzwerk erweitern, sondern auch direkt mit potenziellen Arbeitgebern ins Gespräch kommen und unser Interesse an einer Vollzeitstelle zeigen.
✨Online-Foren und Gruppen nutzen
Sich in Online-Foren und Communities wie Stack Overflow oder LinkedIn-Gruppen umzusehen, kann uns helfen, Insider-Tipps zu erhalten und Informationen über offene Stellen in der IT-Beratung zu sammeln. Vergiss nicht, aktiv zu werden und Fragen zu stellen oder dein Wissen zu teilen – das erhöht unsere Sichtbarkeit!
✨Direkt bei Luxair bewerben
Viele Unternehmen, wie Luxair, stemmen ihre Vollzeitstellen bevorzugt über ihre eigenen Karriere-Webseiten. Also, lass uns regelmäßig auf deren Seite vorbeischauen und uns direkt bewerben, statt nur die üblichen Jobportale zu nutzen.
✨Überzeugende Projekte zeigen
Wir sollten unser Portfolio oder relevante Projekte gut sichtbar machen, egal ob das auf Github, persönlich oder auf LinkedIn ist. Bei IT-Consulting-Stellen kommt es oft auf praktische Erfahrungen an, also lass uns zeigen, was wir können!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um IT Office Administrator (m/f/x) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige deine technischen Skills!:In der IT-Beratung zählen deine technischen Kenntnisse und Fähigkeiten. Achte darauf, relevante Programmiersprachen, Tools und Systeme in deinem Lebenslauf aufzulisten. Zeig auch, wenn du Zertifikate hast, die deine Kompetenz unterstützen – das könnte dir einen echten Vorteil verschaffen!
Verstehe die Branche!:Unterstreiche in deinem Anschreiben, dass du ein gutes Verständnis für aktuelle Trends und Herausforderungen in der IT-Branche hast. Zeig, dass du nicht nur die technischen Aspekte beherrschst, sondern auch die Bedürfnisse der Kunden erkennen und lösen kannst!
Deine Projekte zählen!:Falls du bereits an IT-Projekten gearbeitet hast, verlinke diese oder beschreibe sie in deinem Lebenslauf. Praktische Erfahrungen – sei es in Form von Praktika oder privaten Projekten – sind besonders wertvoll in der IT-Beratung. Zeige uns, was du kannst!
Individuelle Bewerbung ist der Schlüssel!:Jede Bewerbung sollte individuell auf Luxair und die ausgeschriebene Position IT Office Administrator (m/f/x) zugeschnitten sein. Teile uns mit, warum gerade du eine gute Wahl für unser Team bist. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation, die über eine Standardbewerbung hinausgeht.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Luxair vorbereitet
✨Technische Vorbereitung ist alles!
Da du dich auf eine Vollzeitstelle in der IT-Beratung bewirbst, solltest du dir wirklich einen Überblick über die wichtigsten Tools und Technologien verschaffen, die in der Branche verwendet werden. Sei bereit, technische Fragen zu beantworten, die sich auf Software-Architektur oder Systemintegration beziehen könnten.
✨Praxisbeispiele parat haben
In der IT-Beratung ist es wichtig, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung zu bringen. Überlege dir Projekte, bei denen du erfolgreich einen Kunden beraten hast oder Herausforderungen gelöst hast. Das zeigt, dass du nicht nur theoretisches Wissen hast, sondern auch in der Praxis erfolgreich sein kannst.
✨Soft Skills betonen
Ein großer Teil der IT-Beratung ist die Kommunikation mit Kunden und das Verständnis ihrer Bedürfnisse. Bereite dich darauf vor, über deine zwischenmenschlichen Fähigkeiten zu sprechen, wie du mit herausfordernden Kunden umgehst oder wie du in Teams arbeitest. Das wird den Interviewern zeigen, dass du mehr als nur technisches Wissen mitbringst!
✨Fragen zum Unternehmen vorbereiten
Schau dir spezifisch die Projekte von Luxair an und überlege dir, welche Fragen du dazu stellen möchtest. Zeig Interesse an den aktuellen Herausforderungen, vor denen das Unternehmen steht, und wie du dazu beitragen könntest. Das hebt dich von anderen Bewerbern ab und zeigt, dass du wirklich motiviert bist.
