IT Office Administrator (m/f/x)

Für unsere Abteilung IT - Informationstechnologie innerhalb der allgemeinen Dienste suchen wir einen IT Office Administrator (m/w/x).

Hauptaufgaben:

• IT-Büroverwaltung und operative Unterstützung: Durchführung der Kernverwaltungsaktivitäten des IT-Büros zur Gewährleistung effizienter täglicher Abläufe, Verwaltung der Meeting-Logistik und damit verbundener administrativer Nachverfolgung für das IT-Management, Organisation und Koordination von Veranstaltungen für die IT-Abteilung, zentrale Anlaufstelle für bürobezogene Angelegenheiten.
• Einkauf, Lieferanten- und Vertragsverwaltung: Durchführung administrativer Einkaufsaktivitäten gemäß den Luxair-Vorgaben, Nachverfolgung von Verträgen und Lieferanten für die IT-Abteilung, Unterstützung bei Anfragen und Nachverfolgung im Zusammenhang mit Beschaffung und Rechnungsverwaltung, Überwachung und Kontrolle der Kosten für Mobiltelefon-Abonnements, einschließlich Optimierungsmaßnahmen.
• Budget- und Kostenunterstützung: Unterstützung bei der Erstellung des IT-Budgets durch Sammlung und Konsolidierung relevanter Informationen, Verfolgung des IT-Budgets und der Ausgaben, um sicherzustellen, dass relevante Informationen zeitnah und strukturiert gesammelt werden, Vorbereitung und Bereitstellung periodischer Berichte für die finanzielle Nachverfolgung, einschließlich vierteljährlicher Berichterstattung über die Schritte im Purchase-to-Pay-Prozess.
• IT-Governance-Dokumentation und Kontrolle: Erstellung, Aktualisierung und Verteilung von IT-Governance-Dokumenten, Pflege von governance-relevanten Aufzeichnungen, Nachweisen und unterstützenden Dokumentationen, Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung der IT-Governance-Praktiken.
• Risikomanagement, BIA und Compliance: Durchführung von IT-Risikoanalysen und Business Impact Assessments, Nachverfolgung von Risikominderungs- und Kontrollmaßnahmen, Sicherstellung regelmäßiger Nachverfolgung und Sichtbarkeit des Fortschrittsstatus, Konsolidierung von Informationen, Nachweisen und Dokumentationen für interne Bewertungen, Audits, Compliance-Überprüfungen und externe regulatorische Erklärungen, Sicherstellung der erforderlichen Lesungen und damit verbundenen Compliance-Nachverfolgungsaktivitäten.
• Governance und Design Authority: Planung, Teilnahme und Protokollierung von Governance- und risikobezoogenen Meetings und Foren, einschließlich des IT-Risikomanagement-Forums, Durchführung des monatlichen Aktualisierungsprozesses für das IT-Risikomanagement-Forum, einschließlich Sammlung von Updates, Vorbereitung von Materialien, Aufzeichnung von Maßnahmen und Nachverfolgung bis zum Abschluss, Planung, Teilnahme und Protokollierung von Design Authority-Sitzungen sowie Pflege des entsprechenden Sitzungsprotokolls, Aktionsprotokolls und Dokumentationspfades.
• Prozessverbesserung und Tool-Unterstützung: Durchführung und Pflege administrativer und Governance-Prozesse auf strukturierte und effiziente Weise, Dokumentation von Verfahren im Zusammenhang mit administrativen Aktivitäten zur Gewährleistung der Abdeckung über die Rolleninhaber hinweg, Identifizierung von Möglichkeiten zur Verbesserung der administrativen, Governance-, Compliance- und Berichtprozesse des IT-Büros und Beitrag zur Umsetzung von Verbesserungen.

Erforderliches Profil:

• Abschluss eines „Bac“ oder gleichwertig und/oder nachgewiesene Erfahrung in einer ähnlichen Rolle.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Englisch.
• Starke organisatorische und Ausführungsfähigkeiten.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben, Fristen und konkurrierende Prioritäten strukturiert zu verwalten.
• Starke Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit.
• Fähigkeit, Dokumentationen, Aufzeichnungen und Aktionsverfolgungen zu erstellen, zu pflegen und nachzuverfolgen.
• Fähigkeit, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln.
• Zuverlässig, strukturiert und serviceorientiert.
• Komfortabel im Umgang mit sowohl administrativen als auch Governance-/Compliance-bezogenen Verantwortlichkeiten.
• Fähigkeit, effektiv zwischen operativer Ausführung, Dokumentationsdisziplin und Managementnachverfolgung zu wechseln.
• Starkes Verantwortungsbewusstsein und Eigenverantwortung für zugewiesene Prozesse.
• Teamplayer mit einer praktischen und pragmatischen Denkweise.
• Fähigkeit, zur Kontinuität der Arbeit durch strukturierte Arbeitsmethoden und effektive gegenseitige Abdeckung im Team beizutragen.

Gewünschte oder zu erwerbende Fähigkeiten:

• Vertrautheit mit Budgetnachverfolgung, Einkaufsverwaltung, Vertragsverwaltung und lieferantenbezogenen Prozessen.
• Vertrautheit mit Governance-Dokumentation, Compliance-Nachweisen, Risiko-Register, Aktionsverfolgung oder Audit-Vorbereitung.
• Erfahrung mit Tools, die von IT-, Einkaufs- und HR-Funktionen verwendet werden.

Idealer Kandidat:

• Kenntnisse in Französisch und Deutsch wünschenswert; Luxemburgisch oder jede zusätzliche Sprache wird als Vorteil angesehen.
• Frühere Erfahrung in einer IT-Abteilung oder in einem Umfeld für Governance, Compliance, Einkauf oder administrative Unterstützung.