IT Office Administrator (m/f/x)

Für unsere Abteilung IT - Information Technology innerhalb der General Services suchen wir einen IT Office Administrator (m/w/x).

Hauptaufgaben:

• IT Office Administration und Operativer Support
  • Durchführung der administrativen Aktivitäten des IT-Büros zur Gewährleistung effizienter täglicher Abläufe
  • Verwaltung der Meeting-Logistik und damit verbundene administrative Nachverfolgung für das IT-Management nach Bedarf
  • Organisation und Koordination von Veranstaltungen für die IT-Abteilung
  • Als zentrale Anlaufstelle für bürobezogene Angelegenheiten fungieren
• Einkauf, Lieferanten- und Vertragsverwaltung
  • Durchführung administrativer Einkaufsaktivitäten gemäß den Luxair-Vorgaben
  • Nachverfolgung von Verträgen und Lieferanten für die IT-Abteilung
  • Unterstützung bei Anfragen und Nachverfolgung im Zusammenhang mit Beschaffung und Rechnungsverwaltung
  • Überwachung und Kontrolle der Kosten für Mobiltelefon-Abonnements, einschließlich Optimierungsmaßnahmen
• Budget- und Kostenunterstützung
  • Unterstützung bei der Erstellung des IT-Budgets durch Sammlung und Konsolidierung relevanter Informationen
  • Verfolgung des IT-Budgets und der Ausgaben, um sicherzustellen, dass relevante Informationen zeitnah und strukturiert gesammelt werden
  • Vorbereitung und Bereitstellung periodischer Berichte für die finanzielle Nachverfolgung, einschließlich vierteljährlicher Berichterstattung über die Schritte im Purchase-to-Pay-Prozess
• IT Governance Dokumentation und Kontrolle
  • Erstellung, Aktualisierung und Verteilung von IT-Governance-Dokumenten vorantreiben
  • Aufrechterhaltung von governance-bezogenen Aufzeichnungen, Nachweisen und unterstützenden Dokumentationen
  • Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung der IT-Governance-Praktiken
• Risikomanagement, BIA und Compliance
  • Durchführung von IT-Risikoanalysen und Business Impact Assessments
  • Verfolgung von Risikominderungs- und Kontrollmaßnahmen, um regelmäßige Nachverfolgung und Sichtbarkeit des Fortschrittsstatus sicherzustellen
  • Konsolidierung von Informationen, Nachweisen und Dokumentationen, die für interne Bewertungen, Audits, Compliance-Prüfungen und externe regulatorische Erklärungen erforderlich sind
  • Sicherstellung der erforderlichen Pflichtlektüre und damit verbundene Compliance-Nachverfolgungsaktivitäten
• Governance und Design Authority
  • Planung, Teilnahme und Protokollierung von Governance- und risikobezoogenen Meetings und Foren, einschließlich des IT-Risikomanagement-Forums
  • Vorantreiben des monatlichen Aktualisierungsprozesses für das IT-Risikomanagement-Forum, einschließlich der Sammlung von Updates, Vorbereitung von Materialien, Protokollierung von Maßnahmen und Nachverfolgung bis zum Abschluss
  • Planung, Teilnahme und Protokollierung von Design Authority-Sitzungen sowie Pflege des entsprechenden Sitzungsprotokolls, Aktionsprotokolls und Dokumentationspfades
• Prozessverbesserung und Tool-Support
  • Durchführung und Pflege administrativer und governance-bezogener Prozesse auf strukturierte und effiziente Weise
  • Dokumentation von Verfahren im Zusammenhang mit administrativen Aktivitäten, um eine Abdeckung über die Rolleninhaber hinweg sicherzustellen
  • Identifizierung von Möglichkeiten zur Verbesserung der administrativen, governance-, compliance- und berichtsbezogenen Prozesse im IT-Büro und Beitrag zur Umsetzung von Verbesserungen

Erforderliches Profil:

• Abschluss eines „Bac“ oder gleichwertig und/oder nachweisliche Erfahrung in einer ähnlichen Rolle
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Englisch
• Starke organisatorische und Ausführungsfähigkeiten
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben, Fristen und konkurrierende Prioritäten strukturiert zu verwalten
• Starke Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit
• Fähigkeit, Dokumentationen, Aufzeichnungen und Aktionsverfolgungen zu erstellen, zu pflegen und nachzuverfolgen
• Fähigkeit, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln
• Zuverlässig, strukturiert und serviceorientiert
• Komfortabel im Umgang mit sowohl administrativen als auch governance/compliance-bezogenen Verantwortlichkeiten
• Fähigkeit, effektiv zwischen operativer Ausführung, Dokumentationsdisziplin und Managementnachverfolgung zu wechseln
• Starkes Verantwortungsbewusstsein und Eigenverantwortung für zugewiesene Prozesse
• Teamplayer mit einer praktischen und pragmatischen Denkweise
• Fähigkeit, zur Kontinuität der Arbeit durch strukturierte Arbeitsmethoden und effektive gegenseitige Abdeckung im Team beizutragen

Gewünschte oder zu erwerbende Fähigkeiten:

• Vertrautheit mit Budgetnachverfolgung, Einkaufsverwaltung, Vertragsverwaltung und lieferantenbezogenen Prozessen
• Vertrautheit mit Governance-Dokumentation, Compliance-Nachweisen, Risiko-Register, Aktionsverfolgung oder Audit-Vorbereitung
• Erfahrung mit Tools, die von IT-, Einkaufs- und HR-Funktionen verwendet werden

Idealer Kandidat:

• Kenntnisse in Französisch und Deutsch wünschenswert; Luxemburgisch oder jede zusätzliche Sprache wird als Vorteil angesehen
• Frühere Erfahrung in einer IT-Abteilung oder in einem Umfeld für Governance, Compliance, Einkauf oder administrative Unterstützung