Office Manager

Boeblingen, Germany Schickardstrasse 32, 71034 Böblingen

Projektbeschreibung

Schließen Sie sich unserem Team im Büro in Böblingen als Office Manager an, wo Ihre Bemühungen entscheidend sind, um unseren Arbeitsplatz makellos und unseren Kundenservice erstklassig zu halten.

Verantwortlichkeiten

• Organisiert und koordiniert die gesamte Büroverwaltung und -management;
• Implementiert die bestehenden Prozesse und Verfahren im Zusammenhang mit den Büroeinrichtungen;
• Agiert als Ansprechpartner für verschiedene Bürolieferanten, wie z.B.: Post-, Versand- und Mailingunternehmen, Büromaterialien, Verbrauchsmaterialien und -geräte, Versorgungsanbieter, Reinigungsunternehmen usw.;
• Verwaltet die Beziehungen zu den Anbietern, Lieferanten, Dienstleistern und Vermietern, um sicherzustellen, dass die Dienstleistungen und Produkte rechtzeitig geliefert werden;
• Verwaltet die Verträge, analysiert und verhandelt die Preise, Bedingungen und andere kommerzielle Klauseln zusammen mit dem Abteilungsleiter zum Nutzen des Unternehmens;
• Überwacht den Reinigungsprozess, die Bau- und Wartungsarbeiten sowie den allgemeinen Zustand des Büros und stellt sicher, dass die Räumlichkeiten sauber, ordentlich, sicher und gut organisiert sind;
• Koordiniert die Reservierungen der Besprechungsräume;
• Bietet allgemeine Unterstützung und Orientierungsinformationen für Besucher, Gäste oder Kollegen aus anderen Standorten;
• Arbeitet mit anderen internen Abteilungen, wie IT, Sicherheit, HR, Finanzen usw. zusammen, um sicherzustellen, dass die Geschäftstätigkeiten ohne Unterbrechungen ablaufen;
• Stellt regelmäßig oder auf Ad-hoc-Basis Berichte und Statistiken im Zusammenhang mit dem Büroraum zur Verfügung, um das Management angemessen zu informieren;
• Bereitet die Arbeitsplatzarrangements für neue oder versetzte Mitarbeiter vor;
• Verwaltet die Käufe von bürobezogenen Geräten;
• Bearbeitet die internen Kaufanfragen für bürobezogene Waren und überwacht den internen Fluss mithilfe spezifischer Software (Bestellwesen, Rechnungsbearbeitung, Lieferung, Zahlung usw.);
• Überwacht ständig die Raumauslastung und -nutzung und koordiniert Bewegungen oder Raumumgestaltungen und -neuorganisationen innerhalb des Büros zusammen mit dem direkten Vorgesetzten;
• Unterstützt remote die Abteilungskollegen aus anderen Standorten und bietet Informationen und Schulungen an, wenn nötig;
• Stellt sicher, dass die Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen und -richtlinien im Zusammenhang mit dem Büroraum umgesetzt und eingehalten werden;
• Führt den Inventarprozess im Büro durch, bemerkt Abweichungen, untersucht unklare Situationen und bietet Lösungen zusammen mit dem direkten Vorgesetzten und anderen beteiligten Abteilungen an;
• stellt Facility Management-Dienste für DXC im Büro in Böblingen bereit.

Fähigkeiten

• Kommunikationsfähigkeiten
• Kundenservice
• Multitasking
• Organisationsfähigkeiten
• Problemlösung

Sonstiges

• Sprachen: Englisch: C2, Deutsch: C2
• Seniorität: Regelmäßig