Head of Business Operations and People

Build the operational backbone, people environment and digital capabilities that enable LYO-X to grow without unnecessary complexity.

Die Gelegenheit

Wir suchen einen Head of Business Operations & People, der die Verantwortung für die nicht-wissenschaftliche Betriebsplattform von LYO-X übernimmt und die nächste Phase unserer Entwicklung mitgestaltet. Sie berichten direkt an den Geschäftsführer / Vizepräsidenten und kombinieren strategische Verantwortung mit praktischer Umsetzung in den Bereichen Personal, Finanzkoordination, Geschäftssysteme, Verwaltung, Kundenverträge und ausgewählte Unternehmenskommunikation. Dies ist keine eng definierte Unternehmensfunktion, sondern eine breite Führungsrolle für einen strukturierten Denker, der das gesamte Unternehmen versteht, Wachstumsbedürfnisse in ein praktisches Betriebsmodell übersetzt und persönlich sicherstellt, dass kritische Arbeiten erledigt werden. Sie agieren als vertrauenswürdiger Partner der Führungsebene und schaffen klare, angemessene und skalierbare Prozesse für ein Unternehmen mit etwa 20 Mitarbeitern.

Ihr Mandat

Halten Sie LYO-X schlank, während Sie es skalierbarer machen: vereinfachen Sie die Arbeit, automatisieren Sie, was sinnvoll ist, stärken Sie die Mitarbeitererfahrung und geben Sie der Führungsebene zuverlässige betriebliche Sichtbarkeit.

Hauptverantwortlichkeiten

In dieser Rolle werden Sie:

• Besitzen: Betriebsmodell, Arbeitsumfeld, Geschäftssysteme/Prozessverbesserung, Managementsichtbarkeit und Priorisierung.
• Koordinieren: Buchhaltung/Gehaltsabrechnung/rechtliche/IT-Dienstleister, Vertragswesen, HR-Verwaltung.
• Unterstützen/Überwachen: Bürologistik, ausgewählte Kommunikation, Konferenzen und Routineverwaltung.

Strategie und Betriebsmodell

• Agieren Sie als strategischer und operativer Partner des Geschäftsführers/Vizepräsidenten und tragen Sie zur unternehmensweiten Planung und Priorisierung bei.
• Übersetzen Sie die Wachstumsziele von LYO-X in einen praktischen Fahrplan für Menschen, Prozesse, Systeme, Fähigkeiten und externe Unterstützung.
• Gestalten und verbessern Sie kontinuierlich ein schlankes Betriebsmodell, das mit dem Unternehmen wachsen kann, ohne unnötige Bürokratie einzuführen.
• Etablieren Sie bedeutende betriebliche Indikatoren und Managementinformationen, damit Prioritäten, Kapazitäten, Risiken und offene Entscheidungen sichtbar sind.
• Antizipieren Sie betriebliche Anforderungen, die sich aus Wachstum, internationalen Kunden und den sich entwickelnden Erwartungen der Pharmaindustrie ergeben.

Prozessexzellenz, Automatisierung und KI-gestützte Operationen

• Kartieren, herausfordern und optimieren Sie End-to-End-Prozesse in den Bereichen HR, Finanzverwaltung, Lead- und Kundenmanagement, Vertragswesen, Dokumentenmanagement und interne Koordination.
• Identifizieren Sie repetitive Arbeiten, Übergabeprobleme, doppelte Daten und vermeidbaren Verwaltungsaufwand und implementieren Sie angemessene Lösungen.
• Besitzen Sie die Bewertung, Auswahl, Konfiguration, Integration und Verwaltung moderner Geschäftsanwendungen, einschließlich Buchhaltungs-, Ausgaben-, CRM- und Lead-Management-, HR-, Rekrutierungs-, Dokumentenmanagement-, elektronischer Unterschrift- und Kollaborationstools.
• Entwickeln Sie einen pragmatischen Ansatz für KI-gestützte Tools und Automatisierung, wobei Sie Anwendungsfälle priorisieren, die messbaren Wert schaffen, anstatt Technologie um ihrer selbst willen zu übernehmen.
• Wenden Sie KI dort an, wo es angebracht ist, um Aktivitäten wie Dokumentenvorbereitung und -überprüfung, Workflow-Koordination, Wissensabruf, Berichterstattung, Datenqualität und Routinekommunikation zu unterstützen, während die menschliche Verantwortung gewahrt bleibt.
• Etablieren Sie angemessene Schutzmaßnahmen für Vertraulichkeit, Kundeninformationen, personenbezogene Daten, Informationssicherheit, Zugriffsrechte, Lieferantenbewertung und menschliche Überprüfung von KI-unterstützten Ergebnissen.
• Leiten Sie Implementierung und Adoption: konfigurieren Sie Workflows, Dokumentenstandards, schulen Sie Benutzer, überwachen Sie die Effektivität und passen Sie Lösungen basierend auf Beweisen und Feedback an.
• Koordinieren Sie externe IT- oder Fachdienstleister, wenn die Anforderungen über das eigene Fachwissen hinausgehen; Softwareentwicklung und Infrastrukturengineering werden nicht erwartet.

Menschen und Organisation

• Agieren Sie als leitender Ansprechpartner für Personal und HR bei LYO-X mit operativer Verantwortung für den Mitarbeiterlebenszyklus.
• Unterstützen Sie die Personalplanung und verwalten Sie Rekrutierung, Auswahl, Angebote, Einarbeitung und Austritt in enger Zusammenarbeit mit der Führungsebene und dem wissenschaftlichen Team.
• Koordinieren Sie die Beschäftigungsverwaltung, Gehaltsabrechnung, Sozialversicherung, Arbeitserlaubnisse, Beschäftigungsdokumentation und externe HR-Dienstleister.
• Entwickeln Sie pragmatische und transparente Ansätze für Vergütung, Leistung, Feedback, berufliche Entwicklung und Karrierefortschritt.
• Pflegen Sie geeignete HR-Richtlinien, Aufzeichnungen und Prozesse im Einklang mit den geltenden Schweizer Anforderungen und bewährten Praktiken.
• Stärken Sie ein Umfeld und eine Kultur, in der hochspezialisierte Mitarbeiter ihr Bestes geben, effektiv zusammenarbeiten und verbunden bleiben können, während das Unternehmen wächst.
• Planen und koordinieren Sie Teamevents und Initiativen zur organisatorischen Entwicklung mit angemessener Unterstützung durch den Executive Assistant / Office Coordinator.

Finanzen und Unternehmensverwaltung

• Agieren Sie als primärer operativer Kontakt für LYO-X's externen Buchhalter und koordinieren Sie den zeitnahen Austausch vollständiger und genauer Informationen.
• Überwachen Sie die Buchhaltung von Ausgaben, die Vorbereitung und Kontrolle von Zahlungen, die Überwachung von Forderungen und das Inkasso überfälliger Beträge.
• Koordinieren Sie die vierteljährliche Schweizer Mehrwertsteuer (MWST) Buchhaltung und Meldungen sowie andere wiederkehrende Anforderungen der Finanzverwaltung mit den relevanten externen Spezialisten.
• Unterstützen Sie Budgetierung, Cashflow-Sichtbarkeit, Managementberichterstattung und finanzielle Nachverfolgung, die für ein kleines Beratungsunternehmen angemessen sind.
• Besitzen Sie die allgemeine Unternehmensverwaltung, einschließlich Einrichtungen, Versicherungen, Büromaterial, Beschaffung, Lieferanten und Kommunikationsinfrastruktur.
• Pflegen Sie klare Verantwortlichkeiten und sinnvolle Kontrollen, einschließlich angemessener Trennung zwischen Vorbereitung, Überprüfung und Genehmigung finanzieller Transaktionen.

Kundenverträge und Unternehmenskoordination

• Besitzen und verbessern Sie kontinuierlich den Kundenvertragsprozess, von der ersten Anfrage und interner Koordination bis zur Unterschrift, Ablage, Verpflichtungsverfolgung und Erneuerung.
• Pflegen Sie Vorlagen, Aufzeichnungen und Genehmigungswege und koordinieren Sie externe rechtliche Prüfungen, wenn vertragliche Angelegenheiten spezielle Beratung erfordern.
• Stellen Sie sicher, dass vertragliche und administrative Übergaben eine effiziente Kundenintegration und -lieferung unterstützen.
• Koordinieren Sie ausgewählte Unternehmenskommunikationen, einschließlich Website- und LinkedIn-Updates, mit inhaltlicher Unterstützung durch das wissenschaftliche Team.
• Unterstützen Sie LYO-X's Teilnahme an relevanten Konferenzen und externen Veranstaltungen.

Führung und Delegation

• Leiten, priorisieren und entwickeln Sie den Executive Assistant / Office Coordinator und schaffen Sie klare Zuständigkeiten für wiederkehrende administrative und logistische Aktivitäten.
• Aufbauen effektiver Beziehungen zu Mitarbeitern und externen Buchhaltungs-, Gehaltsabrechnungs-, Versicherungs-, Rechts-, IT- und anderen Dienstleistern.
• Bleiben Sie nah genug an den täglichen Abläufen, um zu verstehen, was passiert, während Sie die routinemäßige Ausführung delegieren und Ihre persönliche Anstrengung auf wertvollere Entscheidungen und Verbesserungen konzentrieren.

Was Sie mitbringen

Must have

• Signifikante Erfahrung in einer breiten Rolle in den Bereichen Betriebsführung, Personal, Unternehmensdienstleistungen oder vergleichbare Führungsposition, idealerweise in einem kleinen oder mittelgroßen Unternehmen im Bereich professionelle Dienstleistungen, Technologie oder Lebenswissenschaften.
• Eine strategische Perspektive kombiniert mit einer starken Bereitschaft, praktisch zu arbeiten; Sie sind damit vertraut, vom organisatorischen Design und Managementberatung zu praktischen operativen Problemen zu wechseln.
• Starke digitale Kompetenz und nachgewiesene Fähigkeit zur Bewertung, Konfiguration und Verbesserung von Geschäftsanwendungen und Workflows über Funktionen hinweg.
• Praktisches Verständnis von Prozessautomatisierung und KI-gestützten Tools, einschließlich der Fähigkeit, wertvolle Anwendungsfälle von unnötiger Komplexität zu unterscheiden und Vertraulichkeits-, Datenschutz- und Qualitätsrisiken zu managen.
• Erfahrung in der Leitung von Veränderungen und der Förderung der Akzeptanz durch klare Kommunikation, Einbeziehung, Dokumentation, Schulung und Nachverfolgung.
• Exzellente zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Glaubwürdigkeit, als vertrauenswürdiger Berater der Führungsebene zu agieren, während Sie responsive Unterstützung für Mitarbeiter bieten.
• Exzellente schriftliche und mündliche Englischkenntnisse.
• Hohe Integrität, Diskretion und Vertrauen im Umgang mit sensiblen Mitarbeiter-, Finanz-, Vertrags- und Kundeninformationen.

Bevorzugt

• Fundierte Kenntnisse der Schweizer Beschäftigungsverwaltung und Vertrautheit mit Gehaltsabrechnung, Sozialversicherung, Arbeitserlaubnissen und den Schnittstellen zwischen einem Unternehmen und seinen externen Buchhaltern oder Beratern.
• Deutsch ist sehr wünschenswert für die Schweizer Verwaltung und Beziehungen zu lokalen Anbietern.
• Relevante höhere Bildung oder berufliche Qualifikationen in Betriebswirtschaft, HR, Finanzen oder einem verwandten Bereich oder gleichwertige Erfahrung.
• Erfahrung in den Lebenswissenschaften oder Beratung ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich.
• Spezialrechtliche Expertise.
• Tiefes IT-/Infrastrukturwissen.

Was wir bieten

• Eine zentrale Führungsrolle mit der Möglichkeit, zu gestalten, wie ein erfolgreiches Unternehmen arbeitet und wächst.
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer / Vizepräsidenten und einem hochqualifizierten, international aktiven wissenschaftlichen Team.
• Substantielle Autonomie, um pragmatische Lösungen zu entwerfen, Geschäftssysteme zu modernisieren und verantwortungsvolle Automatisierung und KI-gestützte Arbeitsweisen einzuführen.
• Kurze Entscheidungswege, sichtbare Auswirkungen und eine Kultur, die wissenschaftliche Exzellenz, Vertrauen, Zusammenarbeit und persönliche Verantwortung schätzt.
• Ein professionelles internationales Umfeld mit Sitz im Raum Basel, ohne häufige Reisen.

Die Position ist ab dem 1. November 2026 oder nach Vereinbarung verfügbar.