Receptionist

Macro ist ein anerkannter globaler Spezialist im Facility Management, der innovative Dienstleistungen für einige der bekanntesten Marken anbietet und Lösungen zur Schaffung gesünderer, intelligenterer und nachhaltiger Gebäude durch den Einsatz fortschrittlicher technologischer Lösungen bereitstellt.

Wir sind von einem Engagement für Exzellenz in allem, was wir tun, motiviert. Unsere Werte – Streben nach Besserem, Kunden begeistern, das Richtige tun und Menschen entwickeln – prägen unsere Kultur und leiten unsere Entscheidungsfindung. Unsere strategischen Prioritäten konzentrieren sich auf tägliche Exzellenz, herausragende Erfahrungen und nachhaltige Auswirkungen.

Schließen Sie sich unserem Team an, um zu einer Organisation beizutragen, die Innovation und Technologie priorisiert. Erleben Sie die perfekte Mischung aus Gelegenheit und Gemeinschaft, wo Sie von einer unterstützenden und menschenorientierten Kultur profitieren werden.

Die Rolle ist verantwortlich für die Bereitstellung eines professionellen Empfangs, Arbeitsplatz-Hospitabilität und administrativer Dienstleistungen, während sie die täglichen Abläufe des Büros des Kunden in Zürich unterstützt.

Dies umfasst das Besuchermanagement, die Einarbeitung und das Ausscheiden von Mitarbeitern, Reisevorbereitungen, die Koordination von Besprechungen und Veranstaltungen, das Lieferantenmanagement, die Instandhaltung der Einrichtungen, die finanzielle Verwaltung und die operative Berichterstattung.

Hauptverantwortlichkeiten

Empfang und Besuchermanagement

• Telefonanrufe, E-Mails, Besucher und allgemeine Anfragen verwalten, Anfragen weiterleiten oder Probleme nach Bedarf eskalieren.
• Besucherbadges ausstellen, Besucherprotokolle führen und Besuche von Mitarbeitern an anderen Standorten koordinieren.
• Arbeitsplatzanfragen und Beschwerden nach Möglichkeit lösen und Probleme an den zuständigen Facility Manager oder technischen Kontakt eskalieren.
• Vierteljährliche HR-Berichte über besuchende Mitarbeiter vorbereiten, einschließlich Namen, Positionen und Standorte.

Reise- und Transportvorbereitungen

• Zugtickets, Jahresreiseausweise, Hotels, Taxis, Restaurantreservierungen und Parkplätze für Mitarbeiter organisieren.
• Änderungen, Verlängerungen und Stornierungen von Reisebuchungen verwalten.

Einarbeitung und Ausscheiden von Mitarbeitern

• Ankünfte und Abreisen von Mitarbeitern koordinieren, einschließlich Zugangsausweisen, Schließfächern, Parkgenehmigungen und Arbeitsplatzvorbereitung.
• Mitarbeiterdaten pflegen, die Notfallkontakte, Zugangsdaten, Fahrzeugregistrierungen und Informationen zur Geschäftskontinuität umfassen.
• Rückgaben von Unternehmensausstattungen koordinieren und Zugangsberechtigungen, Badges und Kreditkarten deaktivieren, wenn Mitarbeiter ausscheiden.
• Willkommensgeschenke und Gastfreundschaft für neue Mitarbeiter organisieren.

Besprechungen, Veranstaltungen und Arbeitsplatz-Hospitabilität

• Besprechungsräume buchen und vorbereiten, Erfrischungen und Catering organisieren und sicherstellen, dass die Räume einsatzbereit sind.
• Interne und externe Veranstaltungen unterstützen, indem Badges, Teilnehmerlisten, Informationspakete, Geschenke und andere Materialien vorbereitet werden.
• Catering, Buffetaufbau, Nachfüllung und Aufräumen nach der Veranstaltung koordinieren und sicherstellen, dass übrig gebliebene Lebensmittel angemessen gelagert werden.
• Erfrischungen, Küchenverbrauchsmaterialien und Bürobedarf bestellen und nachfüllen.
• Zeitungsabonnements, Online-Konto-Zugänge und Erneuerungen verwalten und die Präsentation des Arbeitsplatzes aufrechterhalten.

Post, Pakete und Kurierdienste

• Eingehende und ausgehende Post, Korrespondenz, Pakete und Kurierbuchungen verwalten, um eine genaue Aufzeichnung und Verteilung sicherzustellen.
• Marketingmaterialien und Geschenkpakete an Kunden, Mitarbeiter und Veranstaltungsorte vorbereiten und versenden, wobei Abholungen koordiniert werden, wenn erforderlich.

Lieferanten- und Facility-Management

• Lieferanten und Dienstleister für Wartung, Reparaturen, Reinigung, vertrauliche Abfallentsorgung, Gartenarbeit und andere Facility-Dienstleistungen koordinieren.
• Die Leistung der Lieferanten überwachen, ausstehende Anfragen nachverfolgen und an vierteljährlichen Serviceüberprüfungen teilnehmen.
• Geplante vorbeugende Wartung (PPM) mit dem mechanischen und elektrischen (ME) Anbieter koordinieren, Tracker pflegen und Berichte unterstützen.
• Besuchende Techniker unterstützen, abgeschlossene Arbeiten überprüfen und ungelöste Probleme eskalieren.
• Lieferantenkontaktlisten pflegen und sicherstellen, dass Risikoanalysen und Arbeitsanweisungen (RAMS) ordnungsgemäß in SharePoint gespeichert werden.
• Bestellungen koordinieren und Genehmigungen für zusätzliche Lieferantenkosten einholen.

Finanzverwaltung und Kostenkontrolle

• Rechnungen für Reisen, Erfrischungen, Büromaterialien, Kurierdienste, Wartung und andere Betriebskosten überprüfen und bearbeiten, um angemessene Genehmigungen und unterstützende Dokumentationen sicherzustellen.
• Genehmigungen für Rechnungen mit relevanten Stakeholdern koordinieren und genehmigte Rechnungen zur Zahlung an die Finanzabteilung oder Macro einreichen, falls zutreffend.
• Monatliche variable Kosten und vierteljährliche Service-Rechnungen mit den erbrachten Dienstleistungen abgleichen, Unstimmigkeiten klären und zusätzliche Gebühren erläutern.
• Die AMEX-Kreditkartendatenbank pflegen und Datensätze aktualisieren, wenn Karten ausgegeben oder ersetzt werden.

Berichterstattung und Datenverwaltung

• Den Master Variable Cost Tracker pflegen, um täglich erbrachte Dienstleistungen für das Büro des Kunden in Zürich aufzuzeichnen.
• Monatliche Facility-Management-Berichte über betriebliche Indikatoren sowie Reinigungs- und ME-Dienstleistungen vorbereiten.
• Ad-hoc-Betriebsberichte für den CFO erstellen, einschließlich Informationen, die über automatisierte Berichtssysteme nicht verfügbar sind.
• Genauere Aufzeichnungen, Datenbanken und Tracker pflegen, um Kostenüberwachung, Servicebereitstellung und Berichterstattung zu unterstützen.

Schulung und Wissensaustausch

• Personal schulen und coachen, das während Abwesenheiten Empfangsdienste bereitstellt, und Empfangs- und Verwaltungsverfahren teilen.
• Konsistente Arbeitspraktiken fördern und die Kontinuität des Services durch effektiven Wissensaustausch sicherstellen.

Über Sie

Der ideale Kandidat hat:

• Frühere Erfahrung im Empfang, in der Büroverwaltung oder in der Arbeitsplatzkoordination.
• Starke Kommunikations-, Kundenservice- und Beziehungsfähigkeiten.
• Exzellente organisatorische Fähigkeiten, Aufmerksamkeit für Details und die Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten zu managen.
• Erfahrung in der Koordination von Reisen, Besprechungen, Veranstaltungen, Lieferanten und Facility-Dienstleistungen.
• Gute Fähigkeiten in der finanziellen Verwaltung, Rechnungsbearbeitung, Datenverwaltung und Berichterstattung.
• Kenntnisse in Microsoft Office und der Pflege genauer Datenbanken und Tracker.
• Eine proaktive, flexible und lösungsorientierte Herangehensweise, mit der Fähigkeit, unabhängig und kollaborativ zu arbeiten.
• Professionelles Verhalten und die Fähigkeit, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln.
• Die Bereitschaft, Wissen zu teilen, Kollegen zu unterstützen und die Kontinuität des Services sicherzustellen.

Wir möchten einen Arbeitsplatz schaffen, an dem sich jeder sicher fühlt, sein ganzes Ich zur Arbeit zu bringen. Wir erkennen an, dass jeder Einzelne unterschiedliche Bedürfnisse hat. Dies ist Me ist Macros EDI-Kampagne, ein Engagement für das Verständnis und die Unterstützung dieser Bedürfnisse, sowohl beruflich als auch privat.

Unser Ziel ist es, individuelle Bedürfnisse zu identifizieren und anzuerkennen, die das Arbeitserlebnis beeinflussen können. Es geht darum, proaktiv zu sein, voneinander zu lernen und einen unterstützenden Raum zu schaffen, der Wachstum und Produktivität fördert.

Wenn Sie über angemessene Anpassungen sprechen oder Anleitung zu unserem Rekrutierungsprozess benötigen, kontaktieren Sie bitte unser Team.