Kaufmännische Koordination (m/w/d)

Madiba Consult GmbH ist ein führendes Unternehmen im Bereich der internationalen Zusammenarbeit spezialisiert auf die Förderung der Wirtschaftsentwicklung in Transformations- und Schwellenländern. Inspiriert von den Werten Nelson Mandelas, verbinden wir gesellschaftliches Engagement mit digitaler Innovationskraft. Unser Schwerpunkt liegt auf nachhaltiger Wirkung, digitaler Transformation und dem effizienten täglichen Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in allen Strukturen.

Aufgaben

Als wachsendes Unternehmen mit internationalen Projekten in Afrika, Asien, Europa und Lateinamerika suchen wir strukturierte Unterstützung für die reibungslose Organisation unserer Aufgaben im Office Management.

Ihre Rolle bei uns

• Unterstützung unseres Office Managements: Koordination und Pflege von Terminen sowie Korrespondenz der Geschäftsführung, Rechnungsstellung und Rechnungswesen, Belegmanagement und Nachverfolgung von Rechnungen.
• Unterstützung unseres Business Development Centers: Organisation von Rechnungen, Belegen, Reisekosten und Auslagenabrechnungen, logistische Unterstützung und administrative Koordination bei der Buchung von Reisen, Unterkünften und Veranstaltungsräumen für Trainer*innen und Teilnehmende, Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Workshops, Verwaltung und Pflege von Projektzeitplänen, Teilnahmelisten und Budgetübersichten, Mitarbeit bei der Erstellung von Berichten, Präsentationen und Pflege des digitalen Ablagesystems.

Qualifikation

Ihr Profil – was wir uns konkret wünschen

• Sie sind eine strukturierte Persönlichkeit mit einem Faible für Organisation und Zahlen.
• Sie arbeiten vorausschauend, zuverlässig und sorgen dafür, dass unsere Prozesse im Hintergrund reibungslos laufen.
• Idealerweise abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder verwaltungstechnischen Bereich (z. B. Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r, Industriekaufleute).
• Erste Berufserfahrung in der Projektassistenz, Sachbearbeitung oder Teamkoordination - idealerweise im internationalen Kontext.
• Erfahrung im Einsatz von KI-Tools (ChatGPT, Gemini, etc.) und Interesse an der Einführung von KI-gestützten Prozessen im Office Management.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Excel, Word und digitalen Tools (z. B. SharePoint).
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, sowie Kenntnisse der englischen Sprache.
• Freude an der Zusammenarbeit im interkulturellen Team, sowie Weltoffenheit und interkulturelle Sensibilität.

Benefits

Warum Madiba?

• Einblicke in die administrative und logistische Steuerung internationaler Projekte.
• Mitarbeit in einem sinnstiftenden Umfeld mit globaler Wirkung.
• Flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmöglichkeit (mindestens 75%) mit Eigenverantwortung.
• Ein dynamisches und internationales Arbeitsumfeld mit flacher Hierarchie und offener Feedbackkultur.
• Weiterbildungsmöglichkeiten und Teilnahme an internen Schulungen mit anerkannten Zertifikaten.

Besonders wichtig für uns

Sie werden Teil eines Teams, das aktiv Aufgaben automatisiert. Aufbauend auf klassischen Arbeitsweisen lernen Sie, wie moderne, agile und digitale Arbeitsweisen funktionieren. Sie bringen eigene Ideen ein, um KI-Tools und automatisierte Prozesse gezielt weiterzuentwickeln. Ziel ist es, Arbeit kontinuierlich effizienter und intelligenter zu gestalten.

Rahmenbedingungen

• Start: Ab sofort oder nach Vereinbarung.
• Arbeitsort: Bonn Bad-Godesberg.
• Vertragsdauer: 24 Monate (Verlängerung erwünscht).
• Beschäftigungsumfang: 30 Std. und max. 39 Std./Woche (Teil- oder Vollzeit).
• Vergütung: Strukturierter Office-Management-Track mit transparentem Karrieremodell und klar definierten KPIs zur individuellen Weiterentwicklung.

Interessiert? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Bewerbungen werden fortlaufend geprüft. Bitte senden Sie diese (inkl. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugniskopien und Angaben zur Verfügbarkeit) in einer PDF-Datei an unsere Büroleiterin Frau Judith Dörr.