Verwaltungsassistenz (m/w/d)

Bei der Stadt Weiterstadt, Fachdienst IV Gesellschaft und Bildung ist eine Stelle zu besetzen.

Umfang: 39 Wochenstunden

Befristung: 1 Jahr, mit Perspektive

Vergütung: EG 8 TVöD-VKA

Beginn: nächstmöglich

Sie möchten Ihre Verwaltungskompetenz in einem Bereich einsetzen, der gesellschaftlich wirkt? Sie arbeiten strukturiert, vorausschauend und übernehmen gerne Verantwortung? Dann bieten wir Ihnen eine Position mit Gestaltungsspielraum und fachlicher Nähe zu einem der wichtigsten Zukunftsfelder: der frühkindlichen Bildung.

Zur Unterstützung der Fachdienstleitung suchen wir eine qualifizierte Verwaltungsassistenz, die administrative Prozesse zuverlässig steuert und aktiv zur Weiterentwicklung unserer Angebote beiträgt.

Aufgabenbereich:

• Sie übernehmen eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Verwaltung, Einrichtungen und externen Partnern.
• Assistenz und Organisation: Unterstützung der Fachdienstleitung im operativen Tagesgeschäft, Organisation administrativer Abläufe sowie Bearbeitung von Personal- und Verwaltungsunterlagen, Pflege, Digitalisierung und Optimierung von Dokumenten und Formularen.
• Fortbildungs- und Qualitätsmanagement: Organisation und Nachverfolgung von Fortbildungsmaßnahmen, Kommunikation mit Einrichtungen sowie Sicherstellung der Dokumentation.
• Veranstaltungsmanagement: Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und Messeauftritten, Koordination von Teilnehmenden, Materialien und Abrechnungen.
• Fördermittel- und Programmmanagement: Bearbeitung und Nachverfolgung von Förderprogrammen einschließlich Antrags- und Verwendungsnachweisverfahren, Kommunikation mit Ministerien und externen Partnern sowie Budgetdokumentation.
• Koordination und Schnittstellenarbeit: Ansprechpartner/in für Einrichtungen, Träger und Behörden, Organisation von Schülerpraktika sowie Unterstützung bei Einarbeitungen und internen Schulungen.

Voraussetzungen sind:

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in administrativen Abläufen, idealerweise im öffentlichen Dienst.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen und Verwaltungsprozessen.
• Kommunikationsstärke sowie ein verbindliches und professionelles Auftreten.
• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein sind ein fester Bestandteil Ihres Arbeitsalltags. Ihre Arbeitsweise im Team zeichnet sich durch Hilfsbereitschaft, Kommunikationsstärke und Belastbarkeit aus.
• Routinierter Umgang mit allen Microsoft Office-Anwendungen.

Wir bieten Ihnen:

• Einen krisensicheren Arbeitsplatz mit einem leistungsgerechten Entgelt nach EG 8 TVöD-VKA (3.486,40 € - 4.230,97 € in Vollzeit).
• Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten; damit lassen sich Privates und Berufliches noch besser vereinbaren.
• Ein kollegiales Betriebsklima und die Mitarbeit in einem freundlichen und motivierten Team.
• Kurze Entscheidungsprozesse und eigenverantwortliches Arbeiten.
• Ein aktives Gesundheitsmanagement mit vielfältigen Angeboten (z.B. mobile Massage, Gesundheitskurse, Firmenfitnesskooperation).
• Das RMV-Jobticket zu günstigen Konditionen.
• Attraktive Fortbildungsmöglichkeiten für eine fachliche und persönliche Weiterentwicklung.
• Urlaubsregelung: Außertariflicher zusätzlicher Urlaubstag von der Stadt Weiterstadt.
• Aktive Beteiligung an der Zukunftsgestaltung von Weiterstadt.
• Unterstützung des Engagements in der Freiwilligen Feuerwehr durch entsprechende Freistellung.
• Förderung von ehrenamtlichen Tätigkeiten.
• Mitarbeiterrabatte (Benefits.me).
• Bildungsurlaub.

Das zeichnet Weiterstadt aus:

• Verkehrsgünstig gelegen im pulsierenden Rhein-Main-Gebiet: 15 Minuten Fahrzeit zum Frankfurter Flughafen, 30 Minuten in die Frankfurter Innenstadt.
• Zahlreiche Einkaufsmöglichkeiten in einem breit aufgestellten und wachsenden Gewerbegebiet, das in Deutschland einzigartig ist.
• Vielfältige Vereinslandschaft sowie umfangreiches Freizeit- und Kulturangebot mit Kommunalem Kino, Stadtbücherei, Hallenbad, Naherholungsgebieten und vielem mehr.
• Gute Bedingungen für den Nachwuchs: 15 Kindertagesstätten, 4 Krippen und zahlreiche Tagesmütter sowie 4 Grundschulen in Ganztagsmodellen, 2 weiterführende Schulen, eine Förderschule und mehrere Jugendzentren.
• Zweitgrößte Kommune im Landkreis Darmstadt-Dieburg mit rund 500 Beschäftigten.

Diversität und Chancengleichheit sind wichtige Bestandteile der Personalpolitik der Stadt Weiterstadt. Schwerbehinderte Menschen im Sinne des SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Ein ehrenamtliches aktives Engagement von Bewerberinnen und Bewerbern wird begrüßt. Bitte legen Sie uns hierüber ggf. einen Nachweis vor.

Für weitere Informationen zu dem Aufgabengebiet, können Sie sich gerne an Frau Krüger-Haas (06150 400-4106, ariane.krueger-haas@weiterstadt.de) wenden. Für Fragen zu dem Bewerbungsprozess steht Ihnen unser Team Bewerbung (06150 400-1310 oder per E-Mail) zur Verfügung.

Wir bitten Sie, Ihre aussagekräftige Bewerbung mit vollständigen Unterlagen bis spätestens zum 16. August 2026 ausschließlich über unsere Karriereseite vorzunehmen. Mit der Abgabe der Bewerbung willigt der/die Bewerber/in in eine Speicherung der personenbezogenen Daten während des Bewerbungsverfahrens ein. Ein Widerruf dieser Einwilligung ist jederzeit möglich.