Geschäftsführungsassistenz / Executive Assistant | 100% Remote (m/w/d)

Du möchtest flexibel, schnell und breit arbeiten — und dabei sehr genau sein? Du jonglierst gerne mehrere Themen parallel, ohne dass dir die Details durchrutschen? Du willst nicht eine Rolle mit klaren Grenzen, sondern eine, in der du heute Reiseplanung, morgen ein Erstgespräch und übermorgen eine Kreditkartenabrechnung machst? Dann lies weiter.

Wir sind eine wachsende E-Mail Marketing Agentur und unsere Kunden (E-Commerce Unternehmen) kennst du wahrscheinlich schon aus Die Höhle der Löwen und deinem Instagram-Feed. In den letzten Jahren sind wir auf 30+ Leute gewachsen, und dieses Jahr wollen wir nochmal kräftig dazulegen. Damit das gelingt, brauchen wir jemanden, der Thomas (unserem Geschäftsführer) den Rücken freihält — und der die vielen operativen Fäden zusammenhält, die unser Unternehmen am Laufen halten.

• Executive Support: Du kümmerst dich um Reiseplanung für Events, Workations und Geschäftsreisen, trackst Follow-Ups und gibst Thomas Priorisierungs-Support im Tagesgeschäft.
• HR & Recruiting: Du steuerst den kompletten Recruiting-Prozess — Stellen online stellen, Lebensläufe prüfen, Erstgespräche führen, Kandidaten übergeben. Dazu das Drumherum: Onboarding neuer Hires, Utensilien bestellen, Geburtstagsgeschenke koordinieren, Offboarding sauber durchziehen.
• Events & Messen: Du übernimmst die operative Koordination für OMR, DMEXCO, K5 und andere Events. Hotels, Anreise, Team-Koordination, Pre-Events — du hast den Timetable des Jahres im Kopf und führst ihn souverän aus.
• Finance-Backup (dauerhaft, 5–10h/Woche): Bestellwesen, Ausgangsrechnungen erstellen, Eingangsrechnungen sammeln, Kreditkartenabrechnung monatlich durchziehen, Stammdatenpflege. Kleine Routine-Themen wie UID-Checks und quartalsweise Provisionen laufen fest mit.
• Marketing & Brand Support: Du entwickelst ein Gefühl für unsere Brand, unterstützt bei Content-Marketing, führst unsere Klaviyo Co-Marketing Anträge durch und hilfst bei kleineren Go-to-Market-Themen.
• Projekt-Support & Ad-hoc: Du setzt einmalige Projekte für 2026 um — Corporate Benefits, Arbeitgebershop, 1Password-Rollout, neue AGBs in PandaDoc, AVV-Aufräumen. Und springst für Thomas bei Recherche-Aufgaben, Angebotsvorbereitungen und spontanen Themen ein.
• Office & Operations light: Tools und Subscriptions verwalten, Dokumentenmanagement, saubere Doku für die gesamte Company aufbauen.

• Erfahrung: Du hast mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle — Executive Assistant, Chief of Staff, Founders Associate oder Ops Manager. Idealerweise in einem Startup, einer Agentur oder einem Scale-up. Kein Konzern-Sekretariat.
• Hands-on-Mentalität: Du arbeitest proaktiv, selbststeuernd und vorausschauend. Du planst deine Woche und kennst deine Deadlines.
• Tool-Affinität: Du bist versiert im Umgang mit Google Workspace, Notion, Asana und AI-Tools (ChatGPT, Claude). Neue Tools lernst du schnell.
• Buchhaltungsgrundkenntnisse: Du verstehst, was eine Rechnung ist, wie man Belege sauber ablegt und wie Stammdatenpflege funktioniert.
• Extreme Flexibilität: Dein Aufgabenfeld rotiert ständig — heute HR, morgen Finance, übermorgen Event-Koordination. Das findest du spannend, nicht nervig.
• Kommunikationsstärke: Du bist nach außen repräsentabel, nach innen klar. Du weichst schwierigen Gesprächen nicht aus.
• Sprachkenntnisse: Du sprichst fließend Deutsch und hast solide Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

• Payment: Faires Gehalt plus Entwicklungsperspektive in einem schnell wachsenden Unternehmen.
• Teamkultur: 100 % Remote mit Flexibilität (z.B. Sport in der Mittagspause) und gleichzeitig klarer Meetingstruktur.
• Incentive: Mit Ablauf der Probezeit bekommst du eine Sachbezugskarte (Kreditkarte, die jeden Monat mit 50 € aufgeladen wird).
• Entwicklung: Mentoring durch Thomas, unsere externen Berater und unser stetig wachsendes Company Wiki.
• Ownership: Du arbeitest direkt mit dem Geschäftsführer zusammen und hast direkten Einfluss auf unsere Prozesse und Strukturen.
• Workation: Regelmäßiges Zusammentreffen an verschiedenen Orten — arbeite dort, wo andere Urlaub machen.

Konnten wir dein Interesse wecken? Was für eine Frage — wenn du schon bis hierhin gelesen hast, freuen wir uns sehr über deine Bewerbung. Thomas und das ganze Team von MAILODY freuen sich von dir zu lesen!

Disclaimer: Dein Alter ist nicht ausschlaggebend. Obwohl wir ein sehr junges Team sind, sind jegliche Altersklassen gerne gesehen. Diese Stellenausschreibung beschränkt sich rein auf Deutschland.