Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unseren Geschäftsführer bei vielfältigen Aufgaben und halte die operativen Fäden zusammen.
- Unternehmen: Wachsende E-Mail Marketing Agentur mit dynamischer Teamkultur.
- Vorteile: Faires Gehalt, 100% Remote, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Regelmäßige Workations und Mentoring durch erfahrene Kollegen.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv Prozesse und arbeite an spannenden Projekten in einem kreativen Umfeld.
- Qualifikationen: Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle und Hands-on-Mentalität.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 4000 - 5500 € pro Monat.
Du möchtest flexibel, schnell und breit arbeiten — und dabei sehr genau sein? Du jonglierst gerne mehrere Themen parallel, ohne dass dir die Details durchrutschen? Du willst nicht eine Rolle mit klaren Grenzen, sondern eine, in der du heute Reiseplanung, morgen ein Erstgespräch und übermorgen eine Kreditkartenabrechnung machst? Dann lies weiter. Wir sind eine wachsende E-Mail Marketing Agentur und unsere Kunden (E-Commerce Unternehmen) kennst du wahrscheinlich schon aus Die Höhle der Löwen und deinem Instagram-Feed. In den letzten Jahren sind wir auf 30+ Leute gewachsen, und dieses Jahr wollen wir nochmal kräftig dazulegen. Damit das gelingt, brauchen wir jemanden, der Thomas (unserem Geschäftsführer) den Rücken freihält — und der die vielen operativen Fäden zusammenhält, die unser Unternehmen am Laufen halten.
Aufgaben
- Executive Support: Du kümmerst dich um Reiseplanung für Events, Workations und Geschäftsreisen, trackst Follow-Ups und gibst Thomas Priorisierungs-Support im Tagesgeschäft.
- HR & Recruiting: Du steuerst den kompletten Recruiting-Prozess — Stellen online stellen, Lebensläufe prüfen, Erstgespräche führen, Kandidaten übergeben. Dazu das Drumherum: Onboarding neuer Hires, Utensilien bestellen, Geburtstagsgeschenke koordinieren, Offboarding sauber durchziehen.
- Events & Messen: Du übernimmst die operative Koordination für OMR, DMEXCO, K5 und andere Events. Hotels, Anreise, Team-Koordination, Pre-Events — du hast den Timetable des Jahres im Kopf und führst ihn souverän aus.
- Finance-Backup (dauerhaft, 5–10h/Woche): Bestellwesen, Ausgangsrechnungen erstellen, Eingangsrechnungen sammeln, Kreditkartenabrechnung monatlich durchziehen, Stammdatenpflege. Kleine Routine-Themen wie UID-Checks und quartalsweise Provisionen laufen fest mit.
- Marketing & Brand Support: Du entwickelst ein Gefühl für unsere Brand, unterstützt bei Content-Marketing, führst unsere Klaviyo Co-Marketing Anträge durch und hilfst bei kleineren Go-to-Market-Themen.
- Projekt-Support & Ad-hoc: Du setzt einmalige Projekte für 2026 um — Corporate Benefits, Arbeitgebershop, 1Password-Rollout, neue AGBs in PandaDoc, AVV-Aufräumen. Und springst für Thomas bei Recherche-Aufgaben, Angebotsvorbereitungen und spontanen Themen ein.
- Office & Operations light: Tools und Subscriptions verwalten, Dokumentenmanagement, saubere Doku für die gesamte Company aufbauen.
Qualifikation
- Erfahrung: Du hast mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle — Executive Assistant, Chief of Staff, Founders Associate oder Ops Manager. Idealerweise in einem Startup, einer Agentur oder einem Scale-up. Kein Konzern-Sekretariat.
- Hands-on-Mentalität: Du arbeitest proaktiv, selbststeuernd und vorausschauend. Du planst deine Woche und kennst deine Deadlines.
- Tool-Affinität: Du bist versiert im Umgang mit Google Workspace, Notion, Asana und AI-Tools (ChatGPT, Claude). Neue Tools lernst du schnell.
- Buchhaltungsgrundkenntnisse: Du verstehst, was eine Rechnung ist, wie man Belege sauber ablegt und wie Stammdatenpflege funktioniert.
- Extreme Flexibilität: Dein Aufgabenfeld rotiert ständig — heute HR, morgen Finance, übermorgen Event-Koordination. Das findest du spannend, nicht nervig.
- Kommunikationsstärke: Du bist nach außen repräsentabel, nach innen klar. Du weichst schwierigen Gesprächen nicht aus.
- Sprachkenntnisse: Du sprichst fließend Deutsch und hast solide Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Benefits
- Payment: Faires Gehalt plus Entwicklungsperspektive in einem schnell wachsenden Unternehmen.
- Teamkultur: 100 % Remote mit Flexibilität (z.B. Sport in der Mittagspause) und gleichzeitig klarer Meetingstruktur.
- Incentive: Mit Ablauf der Probezeit bekommst du eine Sachbezugskarte (Kreditkarte, die jeden Monat mit 50 € aufgeladen wird).
- Entwicklung: Mentoring durch Thomas, unsere externen Berater und unser stetig wachsendes Company Wiki.
- Ownership: Du arbeitest direkt mit dem Geschäftsführer zusammen und hast direkten Einfluss auf unsere Prozesse und Strukturen.
- Workation: Regelmäßiges Zusammentreffen an verschiedenen Orten — arbeite dort, wo andere Urlaub machen.
Konnten wir dein Interesse wecken? Was für eine Frage — wenn du schon bis hierhin gelesen hast, freuen wir uns sehr über deine Bewerbung. Thomas und das ganze Team von MAILODY freuen sich von dir zu lesen!
Disclaimer: Dein Alter ist nicht ausschlaggebend. Obwohl wir ein sehr junges Team sind, sind jegliche Altersklassen gerne gesehen. Diese Stellenausschreibung beschränkt sich rein auf Deutschland.
Geschäftsführungsassistenz / Executive Assistant | 100% Remote (m/w/d) Arbeitgeber: MAILODY GmbH
MAILODY ist ein dynamisches und wachsendes E-Mail Marketing Unternehmen, das dir die Möglichkeit bietet, in einem flexiblen und unterstützenden Remote-Arbeitsumfeld zu arbeiten. Mit einer klaren Meetingstruktur und der Chance auf persönliche Entwicklung durch Mentoring und regelmäßige Workations, fördert das Unternehmen eine offene Teamkultur, in der deine Ideen und Beiträge direkt Einfluss auf die Unternehmensprozesse haben. Hier kannst du nicht nur deine Fähigkeiten erweitern, sondern auch Teil eines kreativen Teams werden, das innovative Lösungen für namhafte E-Commerce-Kunden entwickelt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Geschäftsführungsassistenz / Executive Assistant | 100% Remote (m/w/d) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, dich mit dem Geschäftsführer oder anderen Teammitgliedern zu vernetzen, nutze sie. Zeige Interesse an den Projekten und bringe eigene Ideen ein. Das zeigt, dass du nicht nur auf der Suche nach einem Job bist, sondern aktiv zum Team beitragen möchtest.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, als wäre es ein wichtiges Projekt. Recherchiere über die Agentur, ihre Kunden und aktuelle Trends im E-Mail Marketing. So kannst du gezielte Fragen stellen und deine Kenntnisse unter Beweis stellen. Das macht einen guten Eindruck!
✨Tip Nummer 3
Nutze unsere Website für deine Bewerbung! Dort findest du nicht nur die Stellenanzeige, sondern auch Informationen über unser Team und unsere Kultur. Das hilft dir, dich besser auf das Gespräch vorzubereiten und zu zeigen, dass du wirklich interessiert bist.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität! In der Rolle als Geschäftsführungsassistenz ist es wichtig, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu jonglieren. Teile im Gespräch Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, wo du erfolgreich verschiedene Projekte oder Aufgaben parallel gemanagt hast. Das wird dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Geschäftsführungsassistenz / Executive Assistant | 100% Remote (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Mach es konkret!:Vermeide allgemeine Floskeln und geh ins Detail. Erzähl uns von deinen bisherigen Erfahrungen und wie sie zu den Aufgaben passen, die du bei uns übernehmen würdest. Zeig uns, dass du die richtige Person für die Rolle bist!
Achte auf die Details!:Da wir viel Wert auf Genauigkeit legen, achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können schnell einen schlechten Eindruck hinterlassen. Nimm dir die Zeit, alles sorgfältig zu überprüfen.
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um uns zu erreichen, ist über unsere Website. Dort kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt an die richtige Stelle gelangt. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei MAILODY GmbH vorbereitet
✨Mach dich mit der Rolle vertraut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir die Stellenbeschreibung genau durchlesen. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen passen. Sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, die zeigen, dass du die richtige Person für die Stelle bist.
✨Bereite Fragen vor
Zeige dein Interesse an der Position und dem Unternehmen, indem du Fragen vorbereitest. Frag nach den Herausforderungen, die die Rolle mit sich bringt, oder wie das Team zusammenarbeitet. Das zeigt, dass du proaktiv bist und wirklich an der Stelle interessiert bist.
✨Präsentiere deine Flexibilität
Da die Rolle viel Abwechslung bietet, ist es wichtig, deine Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zu betonen. Teile Beispiele aus deiner Vergangenheit, wo du erfolgreich mehrere Aufgaben gleichzeitig jongliert hast und dabei die Details nicht aus den Augen verloren hast.
✨Sei authentisch und kommunikationsstark
In dieser Position ist Kommunikationsstärke entscheidend. Sei während des Interviews offen und ehrlich. Zeige, dass du in der Lage bist, sowohl intern als auch extern klar zu kommunizieren. Das wird dir helfen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
