Leitung Finanzen / Finance Manager*in | 100% Remote (m/w/d)

Du willst nicht nur Zahlen prüfen — du willst den gesamten Finance-Bereich eines wachsenden Unternehmens eigenständig verantworten? Du machst Dinge lieber selbst, statt sie nur zu delegieren? Du bist die Person, die dafür sorgt, dass finanziell nichts liegen bleibt, nichts durchrutscht und alles sauber läuft? Dann lies weiter. Wir sind eine wachsende E-Mail Marketing Agentur und unsere Kunden (E-Commerce Unternehmen) kennst du wahrscheinlich schon aus Die Höhle der Löwen und deinem Instagram-Feed. In den letzten Jahren sind wir auf 30+ Leute gewachsen, und dieses Jahr wollen wir nochmal kräftig dazulegen. Damit das sauber läuft, brauchen wir jemanden, der unseren kompletten Finance-Bereich operativ übernimmt — von der vorbereitenden Buchhaltung über Rechnungsstellung und Mahnwesen bis zur Lohnvorbereitung und Kostenkontrolle. Du bist intern die erste Anlaufstelle für alles, was mit Geld zu tun hat.

Aufgaben

• Vorbereitende Buchhaltung & STB-Steuerung: Du erfasst und prüfst Belege, übergibst sie sauber an unseren externen Steuerberater (Österreich, BMD), führst die monatliche Abstimmung eigenständig und stellst die Qualität der Buchhaltung aktiv sicher.
• Rechnungsstellung & Zahlungsverkehr: Du erstellst Ausgangsrechnungen, prüfst Eingangsrechnungen, bereitest Zahlungsläufe vor und überwachst Zahlungseingänge. Doppelüberweisungen und Unterdeckungen erkennst und klärst du eigenständig.
• Mahnwesen & Claims: Du überwachst offene Posten, betreibst strukturiertes Mahnwesen, bereitest Claims eigenständig auf und schaltest bei Bedarf den Rechtsanwalt ein.
• Lohn & Personal-Admin: Du führst die Lohnvorbereitung eigenständig durch (DE + AT, extern abgerechnet), bist Ansprechperson für Lohnfragen, kümmerst dich um Personal-Anmeldungen, Dienstverträge, Zeitjournale und Urlaubsverwaltung.
• Einkauf & Kostenkontrolle: Du verantwortest den gesamten Einkauf und challengst aktiv alle Kostenpositionen — Software, Subscriptions, Dienstleister. Deine Grundhaltung: "Das ist zu teuer." Kostenreibung erzeugen, Alternativen prüfen, nachverhandeln.
• Liquidität, Reporting & Planung: Du erstellst und pflegst die Liquiditätsplanung, baust monatliches Finance-Reporting auf (Umsatz, Kosten, Liquidität, offene Posten), erstellst Budgetübersichten und Quartals-Forecasts.
• Vertragsmanagement: Du prüfst neue Verträge kaufmännisch, trackst Fristen und Laufzeiten und dokumentierst Finance-Prozesse kontinuierlich.

Qualifikation

• Ausbildung: Kaufmännisches Studium (mindestens Bachelor — BWL, Finance, Accounting) oder abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich.
• Erfahrung: 3–5 Jahre operative Berufserfahrung im Finanzbereich, idealerweise in einem KMU, einer Agentur oder einem Dienstleistungsunternehmen.
• STB-Zusammenarbeit: Du hast Erfahrung mit einem externen Steuerberater als Buchhaltungspartner — du steuerst die Zusammenarbeit, nicht alles selbst buchen.
• Fachkenntnisse: HGB-Grundkenntnisse, idealerweise auch Berührungspunkte mit österreichischem Steuerrecht. BMD-Erfahrung von Vorteil, ERP-/Buchhaltungssoftware-Affinität Pflicht.
• Excel / Google Sheets: Auf hohem Niveau — Pivot-Tabellen, Formeln, Datenanalyse.
• Hands-on-Mentalität: Du machst Dinge selbst, statt sie nur zu delegieren. Du bist eigenständig, strukturiert und packst operativ an.
• Kostenbewusstsein: Du hinterfragst Kosten aktiv und hast Verhandlungsgeschick gegenüber Lieferanten und Dienstleistern.
• Sprachkenntnisse: Deutsch fließend, Englisch gut.

Benefits

• Payment: Faires Gehalt plus Entwicklungsperspektive in einem schnell wachsenden Unternehmen.
• Teamkultur: 100 % Remote mit Flexibilität (z.B. Sport in der Mittagspause) und gleichzeitig klarer Meetingstruktur.
• Incentive: Mit Ablauf der Probezeit bekommst du eine Sachbezugskarte (Kreditkarte, die jeden Monat mit 50 € aufgeladen wird).
• Entwicklung: Mentoring durch Thomas und unsere externen Berater. Dazu ein stetig wachsendes Company Wiki.
• Ownership: Du verantwortest den gesamten Finance-Bereich eigenständig und hast direkten Einfluss auf Profitabilität und Unternehmensentwicklung.
• Workation: Regelmäßiges Zusammentreffen an verschiedenen Orten — arbeite dort, wo andere Urlaub machen.

Konnten wir dein Interesse wecken? Was für eine Frage — wenn du schon bis hierhin gelesen hast, freuen wir uns sehr über deine Bewerbung. Thomas und das ganze Team von MAILODY freuen sich von dir zu lesen!

Disclaimer: Dein Alter ist nicht ausschlaggebend. Obwohl wir ein sehr junges Team sind, sind jegliche Altersklassen gerne gesehen. Diese Stellenausschreibung beschränkt sich rein auf Deutschland.