Assistenz / Backoffice (m/w/d)

Du bist gut organisiert, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und hast Lust, der Geschäftsführung den Rücken freizuhalten und gleichzeitig den Büroalltag mitzugestalten? Aufgaben wie Terminkoordination, Reiseplanung, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Bewerbermanagement, Lohnvorbereitung, Angebote und Rechnungen sind dir nicht fremd? Du arbeitest gerne mit modernen Tools, hast Spaß an Prozessoptimierung und Lust auf ein Digitalunternehmen, in dem KI und Automatisierung längst Alltag sind? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!

Willkommen bei Mainwebsolutions, der Agentur, die Softwareentwicklung und Onlinemarketing auf ein neues Level hebt. Unser Team aus Marketern und Entwicklern arbeitet täglich daran, den Erfolg unserer Kunden weiter zu steigern. Doch ohne ein gut strukturiertes Backoffice und eine starke Assistenz der Geschäftsführung geht das nicht. Du arbeitest mit einer Backoffice-Kollegin zusammen und bist gleichzeitig direkte Ansprechpartnerin für unsere Geschäftsführung. Was uns dabei wichtig ist: Wir digitalisieren und automatisieren, wo immer es Sinn macht, und freuen uns, wenn du bei diesem frischen Wind aktiv mitmischst. Doch bei uns geht es nicht nur um Arbeit. Wir feiern unsere Erfolge regelmäßig mit coolen Teamevents, von Grillpartys bis zu geselligen Weinfesten. Eines ist sicher: Bei uns steht das Team an erster Stelle. Erlebe den Spirit von Mainwebsolutions!

Dein Aufgabenbereich?

Deine Rolle ist eine Mischung aus Assistenz der Geschäftsführung und klassischem Backoffice, etwa zur Hälfte aufgeteilt.

• Im Bereich Assistenz der Geschäftsführung unterstützt du die Geschäftsführung bei der Termin- und Reiseplanung, bereitest Meetings vor und nach, recherchierst Informationen, koordinierst Anfragen und hältst der Geschäftsführung den Rücken frei. Du bist Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team, Kunden und Partnern und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt.
• Im Bereich Backoffice und HR kümmerst du dich gemeinsam mit deiner Kolleginnen um das Büromanagement, Bewerbermanagement, die Vorbereitung der Lohnabrechnung sowie die Erstellung von Angeboten und Rechnungen. Dabei arbeitest du mit modernen Tools wie Personio, DATEV und unseren internen Systemen.

Hast du Ideen, wie wir wiederkehrende Aufgaben smarter lösen können, etwa über Automatisierungen, KI-gestützte Workflows oder bessere Tool-Setups? Wir hören dir zu und setzen Verbesserungen gemeinsam um. Du musst keine Technikerin sein, aber Lust auf digitales Arbeiten und ein bisschen Pioniergeist solltest du mitbringen.

Das bringst du mit:

• Bestenfalls Erfahrung im Bereich Assistenz, Office Management, Backoffice oder Personalwesen (HR)
• Sicherer Umgang mit MS-Office (Word, Excel, Outlook)
• Organisationstalent und strukturierte, selbstständige Arbeitsweise, auch wenn mehrere Themen parallel laufen
• Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit vertraulichen Themen rund um Geschäftsführung und Personal
• Kommunikationsstärke in Wort und Schrift, sowohl gegenüber der Geschäftsführung als auch gegenüber Team, Kunden und Partnern
• Erfahrungen im Umgang mit steuerrechtlichen Lohnthemen von Vorteil (Personio im Einsatz)
• Digitale Affinität: Du arbeitest gerne mit modernen Tools und hast Lust, dich in neue Systeme einzuarbeiten
• Offenheit für KI und Automatisierung: Du musst kein Profi sein, aber Lust haben, Routineaufgaben smarter zu gestalten und den Wandel im Büroalltag aktiv mitzugehen
• Arbeiten mit KI Tools wie ChatGPT / Claude gehören für dich bereits zum Alltag
• Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung und Prozessoptimierung
• Eine ordentliche Portion Humor und gute Laune

Das bieten wir:

• Sicherer und langfristiger Arbeitsplatz: Wir legen großen Wert auf eine langfristige Zusammenarbeit. Unser Ziel ist es, jede Person, die wir einstellen, individuell zu fördern und Entwicklungsmöglichkeiten zu bieten, damit du gemeinsam mit uns wachsen kannst.
• Tolle Arbeitsatmosphäre: Der Umgang untereinander ist sehr kollegial und familiär. Unser gemeinsames Ziel ist sowohl die persönliche Weiterentwicklung als auch das Erreichen unserer Firmenziele. Hierfür ziehen wir alle an einem Strang!
• Team Family: Flache Hierarchien, eine offene Feedbackkultur und regelmäßige gemeinsame Teamevents, die du nicht verpassen solltest. Wenn du Full‑Remote für uns arbeitest und an einem Teamevent teilnehmen möchtest, übernehmen wir selbstverständlich Transfer‑ und Hotelkosten für dich.
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten: In kaum einer Branche ist die Weiterentwicklung der Mitarbeiter so wichtig, wie in der Digitalbranche. Neben der Möglichkeit der Absolvierung verschiedener Zertifizierungen nehmen wir sowohl an Online‑ als auch an Offline‑Events mit unserem Team teil. Hierfür steht dir jährlich 1.500 € Weiterentwicklungsbudget zur Verfügung.
• Persönliche Entwicklung und Wachstum: Wir unterstützen dich aktiv dabei, deine beruflichen Ziele zu erreichen und dich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Deine Leistungen werden anerkannt, und es bestehen Möglichkeiten für Beförderungen im Rahmen deiner Entwicklung.
• Betriebliche Altersvorsorge (BAV): Wir bieten dir eine attraktive betriebliche Altersvorsorge, bei der wir als Arbeitgeber bis zu 100 % auf deinen Sparbeitrag obendrauf legen. D.h. du erhältst bei uns zusätzlich bis zu 2400 € netto pro Jahr.
• Gutschein als steuerfreier Sachbezug: Um dir im Alltag noch eine kleine Freude zu machen, bekommst du jeden Monat einen 50 € Gutschein deiner Wahl. Hier arbeiten wir mit der Plattform Belonio zusammen. Dadurch erhältst du noch einmal einen finanziellen Vorteil von 600 € im Jahr, zusätzlich zu deinem regulären Gehalt.
• EGYM Wellpass als steuerfreier Sachbezug: Anstatt einem Gutschein lieber in die Gesundheit investieren? EGYM Wellpass ist ein Netzwerk aus über 8 000 Sport‑ und Wellnesseinrichtungen in ganz Deutschland und Österreich. Dazu zählen Fitness‑ und Yogastudios, Schwimmbäder, Kletter‑ und Boulderhallen sowie Functional‑Training‑Einrichtungen. Mithilfe des EGYM Wellpasses kannst du in allen Partnerstudios unbegrenzt und flexibel trainieren.
• Dienstrad‑Leasing: Mit unserem Dienstrad‑Leasing‑Programm kannst du ganz einfach ein hochwertiges Fahrrad oder E‑Bike über uns leasen und damit nicht nur umweltfreundlich unterwegs sein, sondern auch deiner Gesundheit etwas Gutes tun.
• Individuelles Arbeits‑Setup: Wir bieten dir modernste Ausstattung und die Möglichkeit, dein komplettes Setup nach deinen Bedürfnissen zu gestalten – von der Wahl der Geräte bis zum bevorzugten Betriebssystem (Windows, Mac oder Linux).
• Claude Max für jeden Mitarbeiter: Wir stellen jedem im Team einen Claude Max‑Plan bereit. So arbeitest du täglich mit dem aktuell leistungsstärksten KI‑Modell und hast Zugriff auf alle Claude‑Skills, die wir intern entwickeln.
• Flexible Arbeitszeiten: Entscheide selbst, wann du morgens startest. Natürlich haben wir tagsüber auch Termine, aber eine gewisse Flexibilität in den Arbeitszeiten lässt dich deinen persönlichen Alltag besser gestalten.
• Attraktive und faire Vergütung: Wir bieten dir ein wettbewerbsfähiges Gehalt, das sich an deiner Erfahrung und Qualifikation orientiert. Regelmäßige Feedbackgespräche ermöglichen uns, deine Entwicklung zu reflektieren und eröffnen dir die Option zur Gehaltssteigerung entsprechend deinen Fortschritten und Leistungen.
• Kostenlose Büro‑Goodies: Rückengesundheit, Office‑Days und regelmäßige Team‑Mittagsessen.
• Moderne Büroräume in der Würzburger Innenstadt (Parkplatz vorhanden)

Die Stelle passt zu dir? Dann bewirb dich jetzt in nur 10 Minuten! PS: Du bist dir nicht sicher, ob du die passenden Qualifikationen mitbringst? Kein Problem, bewirb dich trotzdem und wir finden es in einem gemeinsamen Termin heraus.