Abteilungsleitung Mitgliederverwaltung & zentrale Dienste (m/w/d)

Der Malteser Hilfsdienst in Freiburg sucht ab dem 01.07.2025 oder 01.08.2025 eine engagierte Verwaltungsfachkraft (m/w/d) mit Leitungsfunktion für die neue Abteilung Mitgliederverwaltung und zentrale Dienste, die aktuell aus drei Teammitgliedern besteht.
Wenn Sie eine sichere, verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem gemeinnützigen Umfeld suchen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Ihre Aufgaben:

Diese umfassen operative Tätigkeiten in der Mitgliederverwaltung sowie allgemeine Serviceaufgaben für Mitarbeitende, darunter:

• Barkassenprüfung
• Erfassen und Bearbeiten von Mitgliederdaten
• Telefonzentrale (Annahme und Weiterleitung von Gesprächen)
• Telefonische Betreuung und Beratung unserer Mitglieder
• Posteingang und -ausgang
• Buchen von Fahrkarten, Hotels, Flügen, Dienstkleidung
• Allgemeines Bestellwesen
• Erstellung von Provisionsabrechnungen
• Unterstützung des Wertschätzungsmanagements
• Allgemeine Servicetätigkeiten im Rahmen der Ablauforganisation

Darüber hinaus übernehmen Sie originäre Leitungstätigkeiten, darunter:

• Führung von Jahresmitarbeitergesprächen mit derzeit drei Mitarbeitenden
• Arbeitszeitmanagement des Teams
• Organisatorische Koordination innerhalb der Abteilung
• Beachtung von Qualitätsaspekten, Risiken und strategischer Planung
• Erstellung von Jahresberichten und Reporting an die Geschäftsführung

Was wir bieten:

• Ein engagiertes, kollegiales Team
• Strukturierte Einarbeitung in die Leitungsfunktion
• Die Möglichkeit, Verwaltungsstrukturen zukunftsorientiert zu gestalten
• Eigene Ideen einzubringen und Innovationen zu fördern
• Vollzeitstelle (39 Stunden/Woche), befristet mit geplantem Entfristungsziel
• Arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge
• Vergünstigungen über unser Mitarbeitendenportal und Kooperationspartner
• Tarifliche Vergütung nach AVR-Caritas inklusive Sozialleistungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• 30 Tage Urlaub plus einen AZV-Tag; zusätzlich arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.
• Fort- und Weiterbildungsangebote an der Malteser Akademie und digitalem Schulungsportal
• Vergünstigte Konditionen im öffentlichen Nahverkehr (RegioKarte Job)
• Hansefit-Mitgliedschaft für Gesundheit und Fitness
• Kostenloses Wasser am Wasserspender
• Teilnahme an Betriebsveranstaltungen

Was wir uns wünschen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Weiterbildung im Management oder Organisationsentwicklung von Vorteil
• Erfahrung im Service- oder Verwaltungsbereich
• Digitale Affinität, routinierter Umgang mit Microsoft 365 und idealerweise weiteren Verwaltungsprogrammen
• Gutes Organisationsgeschick und strukturierte Arbeitsweise
• Sorgfalt, Zuverlässigkeit und Kommunikationsstärke im Umgang mit Mitgliedern, Kolleginnen, Kollegen und Vorgesetzten
• Teamfähigkeit sowie eigenständige, verantwortungsbewusste Arbeitsweise mit kooperativem Führungsstil

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Senden Sie uns Ihre Bewerbung über das Online-Formular!

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