Contracts Manager

Customer Support Contracts Manager (m/w/d) – Einsatzort: Unterschleißheim bei München. Malvern Panalytical ist weltweit führender Anbieter von Labor- und Prozessmesstechnik. Unsere Geräte werden in der Qualitätskontrolle, Prozesssteuerung und F&E zur Struktur-, Element- und physikalischen Analyse eingesetzt. Die Anwendungsgebiete reichen von Baustoffen über Metalle bis hin zu pharmazeutischen und biotechnologischen Produkten und Nanomaterialien. Der Kundenkreis im Bereich F&E umfasst vor allem Anwender aus dem akademischen Umfeld (Chemie, Biologie, Geologie, Mineralogie, Kristallographie, Physik, Materialwissenschaften, Werkstoffentwicklung) und der High-Tech-Industrie (Pharmazie, Life Science, Stahl, Zement, Petrochemie, Halbleiter, Solar).

Verantwortlichkeiten

• Verantwortliche Schnittstelle zwischen Malvern Panalytical und unseren Kunden.
• Entwicklung und Bereitstellung wertvoller Aftersales Produkte, Fokus auf Servicevertragsmanagement inkl. Berechnung und Leitung des Innendienstteams.
• Gewährleistung einer schnellen und effektiven Kommunikation mit Kunden über die Inhalte von Verträgen und Angeboten.
• Übernahme der Verantwortung für alle Anfragen und Verfolgung der Rückmeldungen zur Verbesserung unseres Aftersales-Angebots.
• Teilnahme an kommerziellen Diskussionen.
• Vorbereitung von Verträgen, Bestellungen und Nachverfolgung des Abschlusses von Vergabeanfragen.
• Auftragsmanagement der Verträge.
• Überprüfung geplanter Bestellungen, Erstellung von Bestellanforderungen für gekaufte Artikel und Verwaltung des Genehmigungsprozesses.
• Arbeiten in und mit Auftragsportalen.
• Überprüfung, Aktualisierung und Verwaltung von Bestellungen bis zu ihrem Abschluss.
• Sicherstellung, dass Bestellungen mit Lieferantenvereinbarungen und -verträgen übereinstimmen; Meldung von Nichtkonformitäten.
• Vorbereitung und Überprüfung von Geschäftsverträgen.
• Pflege der Beziehungen zu mehreren Schnittstellen (Management, Kunden, Lieferanten).
• Teamleitung Innendienst.
• Sicherstellung der Einhaltung der Firmen-KPIs.
• Unterstützung des Personals durch gezielte Steuerung der Ressourcen.
• Erstellung von Trainingsplänen und Durchführung der Personalentwicklung sowie regelmäßigen Personalbeurteilungsgesprächen.
• Dokumentenkontrolle und Pflege der Kundenaccountdaten.
• Suchen und Abrufen relevanter Daten zur Vertragserstellung.
• Sammeln, Organisieren und Verwalten von Dokumenten unter Einhaltung der Verfahren des Unternehmens für den Dokumentenlebenszyklus.
• Durchführung regelmäßiger Prüfungsaudits, um sicherzustellen, dass die Informationen in allen Aufzeichnungen korrekt und aktuell sind.
• Archivierung inaktiver Aufzeichnungen gemäß dem Aufbewahrungsplan für Aufzeichnungen.
• Unterstützung bei Dateimigrationen und -prüfungen sowie Durchführung von Verwaltungsaufgaben nach Bedarf.

ERFORDERLICHE FÄHIGKEITEN UND KENNTNISSE

• Bachelor-Abschluss (Ingenieurwesen/Technik, Jura oder Wirtschaftswissenschaften von Vorteil).
• Mindestens 2–3 Jahre Erfahrung in der Vertragsverwaltung, im Beschaffungswesen oder einer ähnlichen Position.
• Erfahrung in Vertragsverhandlungen sind von Vorteil.
• Kenntnisse VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen).
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Hervorragende PC-Kenntnisse: MS Office.
• Fähigkeit, präzise zu arbeiten und ein Auge für Details zu haben.
• Fähigkeit und Spaß an der Leitung eines Teams.
• Hervorragende Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten.
• Analytische Fähigkeiten, Recherchefähigkeiten.

WAS WIR IHNEN BIETEN

• Teil eines motivierten internationalen Teams in einem spannenden, herausfordernden und offenen Umfeld.
• Umfassende Einarbeitung, kontinuierliche Fortbildung sowie ein vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabengebiet.
• Flexible Arbeitszeiten.
• Betriebliche Altersvorsorge.
• Bonusvereinbarung.
• Job-Rad.
• Geburtstags-/Weihnachts- und Jubiläumszuwendungen.
• Jährliche individuelle Gesundheitsförderung.
• Ein marktkonformes Bruttojahresentgelt für 40 Wochenstunden - das tatsächliche Gehalt orientiert sich nach Qualifikation und Erfahrung.