Administration Manager (m/w/d)

Unternehmensbeschreibung

Gegründet im Jahr 2008 von Serge Trigano und seinen Söhnen Jérémie und Benjamin (Mitbegründer von Club Med), ist Mama Shelter ein Schöpfer von Lebensräumen und ein Regisseur des täglichen Lebens! Unsere Standorte sind unkonventionelle Orte, an denen sich jeder wie zu Hause fühlt – Orte, die aus einer Mischung von Einflüssen, Freiheiten, Empfindungen und Emotionen entstehen. Jedes Mama erzählt die Geschichte der Stadt, in der es sich befindet, und alle Einflüsse verschmelzen miteinander. Wir bieten unseren Gästen eine fröhliche Atmosphäre und aussergewöhnlichen Service zu einem erschwinglichen Preis. Mehr als nur Zimmer und Restaurants – Mama Shelter ist eine Dynamik, ein Vibe: echte urbane Rückzugsorte, nicht nur ästhetisch ansprechend und modern, sondern auch beliebt, einladend und sexy. Unabhängig von deiner Rolle sind wir alle hier, um das Kundenerlebnis unvergesslich zu machen. Unsere Mission: Menschen mit kleinen Glücksmomenten zu bereichern. Unser Wachstum ermöglicht es uns, unseren Teams großartige Karrierewege durch interne Entwicklung und internationale Mobilität zu bieten – unabhängig von Abschlüssen oder jahrelanger Erfahrung. Mama Shelter ist Teil von Ennismore, einer kreativen Hotelgruppe, die in Kulturen und Destinationen verwurzelt ist und ein globales Markenportfolio besitzt. Ennismore ist ein Joint-Venture mit Accor, das 2021 gegründet wurde.

Unser Engagement für Vielfalt und Einbeziehung: Mama ist ein inklusives Unternehmen, und unser Ziel ist es, vielfältige Talente zu rekrutieren und zu fördern. Unsere Stellenausschreibungen sind geschlechtsneutral formuliert; das generische Maskulinum wird hier nur zur besseren Lesbarkeit verwendet.

DEINE MISSION:

• Schnittstelle & Koordination: Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen dem General Manager und dem Finance im Head Office und sorgst für einen reibungslosen Informations- und Finanzfluss.
• Budgetierung & Planung: Du erstellst die Jahresbudgetierung in enger Zusammenarbeit mit dem General Manager, den Abteilungsleitern und dem Head Office.
• Debitoren & Kreditorenmanagement: Du verantwortest das Debitoren- und Kreditorenmanagement inkl. Kontrolle von Daten, Listen, Mahnläufen, Rechnungsstellung, Korrekturen und Inkassofällen.
• Rechnungsprüfung: Du kontierst und prüfst eingehende Rechnungen sorgfältig und stellst deren Richtigkeit sicher.
• Kostenkontrolle: Du überwachst und kontrollierst die Kostenentwicklung in allen Abteilungen und unterstützt bei der Optimierung.
• Monatsabschluss: Du bereitest die Unterlagen für den Monatsabschluss vor (Inventuren, Rückstellungen etc.) und stellst deren Vollständigkeit sicher.
• Reporting & Analyse: Du analysierst die Monatsauswertungen und korrigierst diese gemeinsam mit dem General Manager und dem Resident Manager.
• Jahresabschluss: Du unterstützt aktiv beim Jahresabschluss und trägst zur termingerechten Fertigstellung bei.
• Cash Management: Du kontrollierst und stimmst Bareinnahmen ab und stellst eine korrekte Verbuchung sicher.
• Hausbons & Kassen: Du überwachst die Verbuchung der Hausbons sowie die Verwaltung der Kassen.
• Kreditkarten & Abrechnung: Du verwaltest die Hotel-Kreditkarten und bearbeitest deren Abrechnungen.
• Versicherungswesen: Du kümmerst dich um Abschluss, Anpassung und Kündigung von Betriebsversicherungen sowie Schadenmeldungen und Entschädigungskontrollen.
• Vertragsmanagement: Du kontrollierst und verwaltest alle relevanten Verträge.
• Projektarbeit: Du unterstützt Projekte im Bereich A&G und bringst dich aktiv ein.
• Administrative Aufgaben: Du übernimmst weitere administrative Tätigkeiten nach Bedarf.

Qualifikationen

• Fachliche Grundlage: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung in der Hotellerie / Gastronomie mit Weiterbildung im Finanz- oder Rechnungswesen.
• Berufserfahrung: Du bringst Erfahrung in einer vergleichbaren Position im Finance-/Controlling-Bereich mit, idealerweise in der Hotellerie oder Dienstleistungsbranche.
• Finanzverständnis: Du verfügst über ein ausgeprägtes Verständnis für Zahlen, Buchhaltung, Kostenkontrolle und betriebswirtschaftliche Zusammenhänge.
• IT-Kenntnisse: Du bist sicher im Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, und hast idealerweise Erfahrung mit Hotel- oder Buchhaltungssystemen.
• Analytisches Denken: Du arbeitest strukturiert, genau und erkennst Zusammenhänge schnell.
• Verantwortungsbewusstsein: Du arbeitest selbstständig, zuverlässig und gehst vertraulich mit sensiblen Daten um.
• Kommunikationsstärke: Du kannst dich klar und professionell mit dem General Manager, Abteilungsleitern und dem Head Office austauschen.
• Sprachkenntnisse: Du sprichst sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.

Zusätzliche Informationen: Wir sind sicher, du kennst den Rhythmus: 1. Strophe: Wir vereinbaren ein erstes Telefoninterview mit unserer Personalabteilung, wenn deine Bewerbung zu unserem Rhythmus passt. Refrain: Nach dem erfolgreichen Telefoninterview sehen wir uns bei Mama, sei bereit! (Refrain x2 je nach Position) Letzte Strophe: Mama lässt dich nicht im Ungewissen; du wirst von uns eine Antwort erhalten, egal wie das Ergebnis aussieht.