Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Team mit administrativen Aufgaben und sorge für einen reibungslosen Ablauf.
- Unternehmen: Mamba Logistics - ein innovatives Unternehmen im Logistikbereich.
- Vorteile: Flexibles Arbeiten, wettbewerbsfähige Vergütung und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Remote oder hybrides Arbeiten möglich, tolle Aufstiegschancen!
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und entwickle deine Fähigkeiten in der Logistik.
- Qualifikationen: Erfahrung in der Büroorganisation und starke Kommunikationsfähigkeiten sind erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 51750 - 63250 € pro Jahr.
Mamba Logistics sucht einen organisierten, zuverlässigen und detailorientierten Verwaltungsassistenten, der das tägliche administrative Support-Team für Logistik und Betrieb unterstützt. Diese Rolle umfasst die Unterstützung bei der Planung, Dokumentation, Dateneingabe, Kommunikation mit Kunden und Transportpartnern, das Management von Aufzeichnungen und die allgemeine Bürokoordination.
Der ideale Kandidat ist in der Lage, mehrere Prioritäten zu verwalten, mit Transportpartnern zu kommunizieren, genaue Aufzeichnungen zu führen und einen schnelllebigen Logistikbetrieb zu unterstützen.
Hauptverantwortlichkeiten
- Administrative Unterstützung
- Tägliche administrative Unterstützung für Logistik, Betrieb und Managementpersonal bereitstellen.
- Organisierte elektronische Dateien, Aufzeichnungen, Tabellenkalkulationen und Korrespondenz pflegen.
- Dokumente, Berichte, Formulare und routinemäßige Kommunikationen vorbereiten.
- Informationen genau in den Unternehmenssystemen eingeben und aktualisieren.
- Gemeinsame Postfächer überwachen und Anfragen an das entsprechende Teammitglied weiterleiten.
- Bei allgemeinen Büro- und Betriebsprojekten helfen.
- Logistikverwaltung
- Aufzeichnungen über Sendungen, Transportpartner, Fahrer, Kunden und Lieferanten pflegen.
- Versandinformationen und -status in den entsprechenden Systemen aktualisieren.
- Rechnungen, Lieferscheine und verwandte Dokumente vorbereiten und organisieren.
- Ausstehende Unterlagen verfolgen und fehlende Dokumentationen nachverfolgen.
- Logistikpersonal bei routinemäßigen versandbezogenen administrativen Aufgaben unterstützen.
- Genau Aufzeichnungen über abgeschlossene und ausstehende Transportaktivitäten führen.
- Planung & Koordination
- Bei der Planung von Meetings, Anrufen, Abholungen, Lieferungen und anderen betrieblichen Terminen helfen.
- Kalender und Planungs-Tabellenkalkulationen pflegen.
- Änderungen im Zeitplan an das entsprechende Personal kommunizieren.
- Verfügbarkeit zwischen Kunden, Transportpartnern, Fahrern, Lagern und internem Personal koordinieren.
- Termine verfolgen und ausstehende Planungsanfragen nachverfolgen.
- Kunden- & Transportpartnerkommunikation
- Auf routinemäßige Anfragen von Kunden und Transportpartnern per Telefon und E-Mail reagieren.
- Grundlegende administrative Informationen zu Versandstatus und Dokumentation bereitstellen.
- Genau Nachrichten aufnehmen und komplexe Fragen an das entsprechende Personal weiterleiten.
- Professionelle Kommunikation mit Transportpartnern aufrechterhalten.
- Wichtige Kommunikationen und Nachverfolgungsanforderungen dokumentieren.
- Dateneingabe & Berichterstattung
- Versand-, Kunden-, Lieferanten-, Rechnungs- und Betriebsinformationen genau eingeben.
- Tabellenkalkulationen und administrative Datenbanken pflegen.
- Routinemäßige tägliche, wöchentliche und monatliche Berichte vorbereiten.
- Bei der Verfolgung von Versandaktivitäten, administrativen Aufgaben und ausstehenden Punkten helfen.
- Aufzeichnungen auf fehlende oder inkonsistente Informationen überprüfen.
- Konten- & Rechnungsunterstützung
- Bei der Organisation von Rechnungen von Lieferanten und Transportpartnern helfen.
- Rechnungsinformationen in die entsprechenden Systeme eingeben.
- Rechnungen bei Bedarf mit unterstützenden Dokumenten abgleichen.
- Rechnungsstatus und fehlende Unterlagen verfolgen.
- Das Buchhaltungspersonal bei routinemäßigen administrativen Nachverfolgungen unterstützen.
- Organisierte zahlungsbezogene Dokumentation aufrechterhalten.
- Dokumentenmanagement
- Verträge, Transportdokumente, Kundenunterlagen, Versandunterlagen und andere Geschäftsdokumente organisieren.
- Elektronische Dokumente scannen, hochladen, umbenennen und kategorisieren.
- Konsistente Verfahren zur Dateiverwaltung aufrechterhalten.
- Bei der Vorbereitung von Dokumentationen für interne Überprüfungen oder Audits helfen.
- Vertrauliche Geschäfts- und Kundeninformationen schützen.
- Betriebsunterstützung
- Logistikkoordinatoren und -managern bei routinemäßigen administrativen Aufgaben helfen.
- Offene Probleme, ausstehende Sendungen, Dokumentationen und Nachverfolgungspunkte verfolgen.
- Informationen zwischen Abteilungen koordinieren.
- Bei der Pflege betrieblicher Checklisten helfen.
- Prozessverbesserungsprojekte unterstützen, die darauf abzielen, die administrative Effizienz zu verbessern.
Qualifikationen
- Erforderlich: Hoch- oder Fachhochschulabschluss oder gleichwertig.
- 1–2 Jahre Erfahrung in administrativer Unterstützung, Büroverwaltung, Kundenservice, Logistik, Transport oder einem verwandten Bereich.
- Starke organisatorische und Multitasking-Fähigkeiten.
- Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
- Hohe Aufmerksamkeit für Details und Daten Genauigkeit.
- Kenntnisse in Microsoft Office, Google Workspace, Tabellenkalkulationen, E-Mail und Standardcomputersystemen.
- Fähigkeit, Fristen und wiederkehrende administrative Aufgaben zu verwalten.
- Starke Nachverfolgungs- und Problemlösungsfähigkeiten.
- Fähigkeit, unabhängig in einer Remote- oder Hybridumgebung zu arbeiten.
- Bevorzugt: Associate- oder Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Logistik, Supply Chain Management oder einem verwandten Bereich.
- Frühere Erfahrung in einem Logistik-, Fracht-, Transport-, Vertriebs- oder Speditionsunternehmen.
- Vertrautheit mit Transportmanagement- oder Dispatch-Systemen.
- Erfahrung im Umgang mit Rechnungen, Versanddokumentation oder Transportpartneraufzeichnungen.
- Frühere Erfahrung in der Remote-Verwaltung.
Kernkompetenzen
- Administrative Koordination
- Dateneingabe
- Logistikverwaltung
- Planung
- Dokumentenmanagement
- Kundenservice
- Transportpartnerkommunikation
- Aufzeichnungsmanagement
- Microsoft Excel
- Berichterstattung
- Organisation
- Zeitmanagement
- Nachverfolgung
- Problemlösung
Vorteile
- Remote-/Hybrid-Arbeitsflexibilität
- Wettbewerbsfähige Vergütung
- Bezahlter Urlaub und Feiertage
- Medizinische, zahnmedizinische und augenärztliche Leistungen, wo berechtigt
- Altersvorsorgeoptionen
- Bezahlte Einarbeitung und rollenspezifisches Training
- Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten
- Unterstützendes Logistik- und Betriebsumfeld
- Karrierechancen
Diese Position bietet administrative und betriebliche Unterstützung und trifft keine eigenständigen Entscheidungen in Bezug auf Transport, rechtliche, sicherheitsrelevante, vertragliche oder regulatorische Angelegenheiten. Komplexe Versand-, Compliance-, Kunden- oder betriebliche Probleme sollten an den entsprechenden Logistikmanager oder qualifizierten Fachmann eskaliert werden.
Mamba Logistics verpflichtet sich, einen professionellen, integrativen und respektvollen Arbeitsplatz aufrechtzuerhalten. Einstellungsentscheidungen basieren auf Qualifikationen, Erfahrungen, Leistungen und geschäftlichen Bedürfnissen, im Einklang mit den geltenden bundesstaatlichen, staatlichen und lokalen Arbeitsgesetzen. Wir ermutigen qualifizierte Kandidaten mit Hintergründen in Verwaltung, Logistik, Transport, Kundenservice, Planung und Betriebsunterstützung, sich zu bewerben.
Administrative Assistant Arbeitgeber: Mamba Logistics
Mamba Logistics ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern die Flexibilität von Remote- und Hybrid-Arbeitsmodellen bietet. Mit einem unterstützenden Arbeitsumfeld, wettbewerbsfähigen Vergütungen und umfangreichen Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung fördert das Unternehmen eine inklusive Kultur, in der Teamarbeit und individuelle Leistungen geschätzt werden. Hier haben Sie die Chance, in einem dynamischen Logistikbereich zu wachsen und Ihre Fähigkeiten in einer bedeutungsvollen Rolle einzubringen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Administrative Assistant erhalten könntest
✨Tip Nummer 1: Nutze lokale Jobmessen
Schau dir lokale Jobmessen an, insbesondere im Bereich Logistik. Hier kannst du direkt mit Unternehmen und Recruitern ins Gespräch kommen, die oft auf der Suche nach neuen Talenten sind. Nimm dir die Zeit, um mit verschiedenen Firmen zu plaudern – das zeigt dein Interesse und gibt dir die Möglichkeit, einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2: Engagiere dich in Logistik-Communities
Werde aktiv in Online-Communities und Foren, die sich mit Logistik beschäftigen. Plattformen wie LinkedIn oder spezielle Logistik-Gruppen sind ideal, um Kontakte zu knüpfen und wertvolle Informationen zu sammeln. Vielleicht erfährst du sogar von ungeschriebenen Stellen oder internen Empfehlungen bei Unternehmen wie Mamba Logistics!
✨Tip Nummer 3: Zeige dein Interesse durch Praktika
Falls du noch am Anfang deiner Karriere bist oder wechselst, überlege Praktika bei bekannten Unternehmen in der Logistik-Branche. Viele von ihnen suchen nach frischen Talenten, und ein Praktikum kann oft der Einstieg in eine Vollzeitstelle bei Mamba Logistics sein. Außerdem sammelst du so praktische Erfahrungen und knüpfst erste Kontakte.
✨Tip Nummer 4: Direktbewerbungen sind der Schlüssel
Nutze die Möglichkeit, dich direkt über unsere Webseite bei Mamba Logistics zu bewerben. Oftmals sind die Bewerbungsprozesse für Vollzeitstellen weniger formell und erfordern nicht nur einen Lebenslauf, sondern auch ein authentisches Anschreiben. Zeig, warum du perfekt ins Team passt und bring deine Begeisterung für Logistik rüber!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Administrative Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Hebe deine logistischen Fähigkeiten hervor:Im Bereich Logistik ist es wichtig, deine spezifischen Fähigkeiten wie Planung, Organisation und analytisches Denken klar hervorzuheben. Wenn du schon Erfahrung in der Optimierung von Lieferketten oder im Bestandsmanagement hast, teile das unbedingt mit uns in deinem Lebenslauf!
Zeig deine relevanten Qualifikationen:Falls du spezielle Zertifikate oder Schulungen im Bereich Logistik hast, z.B. im Umgang mit Lagerverwaltungssystemen oder besten Praktiken in der Transportlogistik, dann sollten diese nicht nur im Lebenslauf auftauchen, sondern auch in deinem Anschreiben erwähnt werden. Das zeigt uns, dass du dich in diesem Feld weitergebildet hast!
Präsentiere deine praktische Erfahrung:In einem Vollzeitjob in der Logistik ist praktische Erfahrung oft der Schlüssel. Wenn du bereits in ähnlichen Positionen gearbeitet hast, sei konkret und nenne Beispiele für deine Erfolge. Hast du ein Projekt geleitet, das die Effizienz gesteigert hat? Lass uns das wissen!
Sei motiviert und lernbereit:In deinem Anschreiben solltest du deutlich machen, warum du dich für die Logistik interessierst und was du bei Mamba Logistics lernen möchtest. Wir suchen nach Passion und dem Willen, in der Branche zu wachsen – mache das in deiner Bewerbung eindeutig!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Mamba Logistics vorbereitet
✨Mach dich mit den Logistik-Prozessen vertraut
Es ist wichtig, dass du die spezifischen Logistikprozesse und -tools verstehst, die in der Branche verwendet werden. Sei bereit, über Systeme wie SAP oder spezifische Lagerverwaltungstools zu sprechen und wie du diese in deinen vorherigen Erfahrungen eingesetzt hast.
✨Bereite dich auf praktische Tests vor
In vielen Logistik-Interviews kann es praktische Tests oder Fallstudien geben, bei denen du dein Problemlösungs- und Logistikwissen unter Beweis stellen sollst. Mache dich mit typischen Szenarien vertraut, die im täglichen Betrieb auftreten können, und überlege dir, wie du damit umgehen würdest.
✨Hebe deine Teamfähigkeit hervor
In der Logistik geht es oft ums Teamwork, also sei bereit, Beispiele zu geben, die zeigen, wie gut du im Team arbeiten kannst. Sprich über deine Erfahrungen aus früheren Jobs oder Projekten und wie du Konflikte gelöst oder die Effizienz gesteigert hast.
✨Verstehe die Rolle bei Mamba Logistics
Informiere dich über die spezifischen Herausforderungen und Chancen, die die Logistik bei Mamba Logistics bietet. Zeige in deinem Gespräch, dass du nicht nur die allgemeine Logistik ansprichst, sondern auch, wie du konkret zur Verbesserung der Prozesse und Abläufe bei Mamba Logistics beitragen kannst.
