OFFICE MANAGER Frankfurt and Wien On-site (Frankfurt)

Management Solutions ist ein internationales Beratungsunternehmen, dessen Hauptmission es ist, geschäftliche, risikobezogene, finanzielle, organisatorische und prozessbezogene Beratungsdienste anzubieten, die sowohl funktionale Aspekte als auch die Implementierung verwandter Technologien ansprechen. Wir haben derzeit ein multidisziplinäres Team (funktional, mathematisch, technisch und Systemintegration) von mehr als 4.000 Fachleuten. Wir bieten Dienstleistungen für Kunden aus 52 Büros (22 in Europa, 24 in Amerika, 3 in Asien, 1 in Afrika und 2 in Ozeanien) an, von wo aus wir regelmäßig Kunden bedienen, die in mehr als 50 Ländern tätig sind.

Rolle

• Administration: Bereitstellung administrativer/executiver Unterstützung für das Management, einschließlich der Aufzeichnung und Kontrolle von Ausgaben sowie der Anforderung und Registrierung von Schecks.
• Unterstützung des MIS-Prozesses: Informationen regelmäßig in die Systeme einspeisen; Management- und Buchhaltungsinformationen abgleichen und den Informationsfluss zum Hauptsitz unterstützen.
• Unterstützung der Mitarbeiter im Zeit- und Spesenberichterstattungsprozess.
• Allgemeine administrative Aufgaben: Empfang, Anrufe, Postversand, Versand, Ablage und Kopieren.
• Beschaffung aller Büromaterialien, -geräte und -möbel verwalten. Überwachung und Kontrolle von Büromaterialien und Hardware.
• Unterstützung der Beziehungen zu Outsourcern und Anbietern (CPA, Anwalt, Schulungsunternehmen, Immobilienmakler, Versicherungsbroker usw.).
• Verträge (Kunden, Büro, Anbieter, Verkäufer usw.) ablegen und verwalten sowie Erneuerungsprozesse aktivieren.
• Unterstützung der Kundenbeziehungen: Terminvereinbarungen, Rechnungsprozess, Zahlungsüberwachung.

• Personalwesen: Unterstützung des Rekrutierungsprozesses: Kontakt mit Universitäten, Vereinbarung von Terminen mit Kandidaten und Aktualisierung der Personalstammdatenbanken.
• Zusammenarbeit im „Willkommensprozess“ für neue Mitarbeiter.
• Unterstützung von Schulungsaktivitäten; Verwaltung des Prozesses im Zusammenhang mit der internen „Bibliothek“ und verfügbaren Schulungsunterlagen.

• Marketing: Organisation von Meetings und Seminaren im Zusammenhang mit der Finanzindustrie: Kontaktassistenz und Nachverfolgung, Hotelservices, Catering usw.
• Organisation von jährlichen Unternehmensveranstaltungen.
• Unterstützung bei der Durchführung von sozialen Aktionen.
• Unterstützung des F&E-Teams bei der Aufzeichnung technischer Notizen.

• Reise: Verwaltung der Kontakte zu Hotels, Wohnungseigentümern, Flug- und Zugbuchungsagenturen.
• Suche nach den besten Angeboten unter Berücksichtigung der Anwendung der Unternehmensrichtlinien.
• Durchführung von Reservierungen und Buchungen.

Wir suchen Kandidaten wie Sie

• Sprachkenntnisse: fließend in Deutsch, Spanisch und Englisch.
• Abschluss als „Kaufmann/-frau für Büromanagement“ oder in Betriebswirtschaft, öffentlicher Verwaltung, internationalem Handel, Rechnungswesen und Finanzen, Wirtschaft, Philologie, modernen Sprachen oder Übersetzen und Dolmetschen, Unternehmenskommunikation oder Öffentlichkeitsarbeit, Journalismus, Recht, Arbeitsbeziehungen und Personalwesen, Tourismus, Bibliotheks- und Informationswissenschaft.
• Starke mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, effektiv mit Kunden, Anbietern und internem Personal zu verhandeln.
• Nachgewiesene organisatorische Fähigkeiten mit extremem Augenmerk auf Details.
• Nachgewiesene Fähigkeit, gleichzeitig an mehreren Aufgaben zu arbeiten, Probleme zu lösen und selbstständig zu sein.
• Positive Einstellung, energiegeladen, enthusiastisch und in der Lage, die eigene Zeit zu managen.
• Vertrauliche Informationen und Aktivitäten mit äußerster Professionalität verwalten.
• Starke Fähigkeiten und Fachkenntnisse in Microsoft Office.

Was wir anbieten

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Teil eines Unternehmens zu werden, das alles bietet, was Sie benötigen, um Ihr Talent voll zu entwickeln: Arbeiten an den renommiertesten Beratungsprojekten der Branche, für die größten Unternehmen, die Führer ihrer jeweiligen Märkte sind, an der Seite des Top-Managements der Branche, während sie Herausforderungen auf nationaler und globaler Ebene begegnen, als Teil eines außergewöhnlichen Teams von Fachleuten, deren Werte und Unternehmenskultur einen Maßstab für die Branche darstellen.

Karriereplan

Definierter Karriereplan. Interne Beförderung ausschließlich auf der Grundlage von Verdiensten. Partnerschaftsorientiertes Managementmodell bietet allen Fachleuten die Möglichkeit, Teil der Partnergruppe der Firma zu werden.