Personal Assistant to the General Manager (m/w/d)

Mandarin Oriental Palace, Luzern sucht eine:n Personal Assistant zur Unterstützung des General Managers und zur Verstärkung unseres Teams. Sind Sie ein:e Meister:in Ihres Fachs? Arbeiten Sie gerne in einem Team, das gemeinsam Erfolge feiert, dabei Integrität und Respekt zeigt und verantwortungsvoll handelt? Leben Sie eine Wachstumsmentalität? Wir laden Sie ein, ein Fan des Außergewöhnlichen zu werden.

Als Personal Assistant des General Managers werden Sie verantwortlich für folgende Aufgaben sein:

• Priorisierung und Verwaltung der täglichen Aufgaben des General Managers, um sicherzustellen, dass Termine und Fristen konsequent eingehalten werden.
• Betreuung des Terminkalenders des General Managers, Organisation von Meetings und Verfassen von Korrespondenz nach Bedarf.
• Organisation interner Meetings und Förderung einer effektiven Kommunikation zwischen den Abteilungen.
• Verwaltung der täglichen administrativen Aufgaben, einschließlich Ablage, Kopierarbeiten und allgemeiner Korrespondenz.
• Entgegennahme von Anrufen, Weiterleitung von Nachrichten und Pflege einer aktuellen Kontaktdatenbank für den General Manager.
• Unterstützung bei Projekten, die vom General Manager zugewiesen werden, sowie Erstellung von Präsentationen.
• Sicherstellung, dass während Abwesenheiten angemessene Maßnahmen ergriffen werden, und Information der relevanten Stakeholder.
• Erstellung zeitnaher und präziser Spesenabrechnungen unter Anwendung korrekter Kostenstellen.
• Wahrung strenger Vertraulichkeit, Diplomatie und Genauigkeit in allen Angelegenheiten, die den General Manager betreffen.
• Unterstützung bei Qualitätssicherungs-Tools und Analyse von Daten zur Förderung kontinuierlicher Qualitätsverbesserung und Change-Management innerhalb der Organisation.

Wir bieten:

• Lernen und Entwicklung: Ihr Erfolg ist unser Erfolg. Wir entwickeln einzigartige Lern- und Entwicklungsprogramme für die verschiedenen Phasen Ihrer Karriere, damit Sie sich kontinuierlich weiterentwickeln können.
• MOstay: Als Mitglied der können Sie bei uns wohnen, wo immer Sie auf der Welt sind. Das MOstay-Programm bietet kostenlose Übernachtungen und zusätzlich attraktive Zimmerpreise für Sie und Ihre Liebsten.
• Gesundheit & Wellness für Kollegen: Ihr Wohlbefinden ist uns wichtig. Wir bieten allen unseren Kollegen weltweit eine Reihe von Gesundheitsleistungen und Wellness-Programmen an.
• Swiss Deluxe Hotels: Als Mitglied der Swiss Deluxe Hotels kommen Sie und Ihre Lieben in den Genuss von Aufenthalten in vielen renommierten Häusern in der ganzen Schweiz.
• Und vieles mehr!

Als Personal Assistant des General Managers erwarten wir von Ihnen:

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position als persönlicher Assistent oder in der Unterstützung von Führungskräften.
• Fundierte administrative Kenntnisse mit nachgewiesenen organisatorischen Fähigkeiten und Multitasking-Fähigkeiten.
• Sehr gute Kenntnisse der Microsoft Office Suite, einschließlich Word, Excel und PowerPoint.
• Außergewöhnliche Detailgenauigkeit, Zuverlässigkeit und ein gepflegtes, professionelles Auftreten.
• Proaktiv, selbstmotiviert und in der Lage, Initiative zu ergreifen.
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.
• Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu verwalten und sich an ein dynamisches Arbeitsumfeld anzupassen.