Stiftungs- und Beiratsassistent (m/w/d)

Unsere Mitarbeitenden – motivierte Menschen, die zu uns passen. Denn wir geben ihnen Raum, damit sie ihre individuellen Stärken einsetzen und Verantwortung übernehmen können. Bereichern Sie unser Team, wachsen Sie über sich hinaus und gestalten Sie gemeinsam mit uns die Zukunft der Mannheimer, Continentale und EUROPA – drei starke Marken, ein Verbund.

Was Sie erwartet:

• In Marketing sind Sie für die Organisation rund um das Stiftungs- und Beiratsmanagement verantwortlich. Sie sorgen in Ihrer Tätigkeit für die Administration, die Abläufe und die Kommunikation.
• Die Erstellung und Pflege der Instrumentenleihverträge (Stipendiaten) und der Leihverträge (Dauerleihgaben von Privatpersonen) sowie die Pflege der Instrumentenaufstellungen fallen in Ihren Verantwortungsbereich.
• Sie betreuen die Website der Stiftung, des Transparenzregisters und der Instrumentenversicherung. Außerdem verantworten Sie die Vorbereitung und Durchführung des Vorspielwettbewerbs sowie die Vor- und Nachbereitung der Kuratoriumssitzungen.
• Sie koordinieren die Übergabe und Rücknahme der Instrumente durch die Stipendiaten, organisieren Reparatur- und Wartungsarbeiten sowie die Pflege und Aktualisierung der Reiseunterlagen (Genehmigungen gemäß Kulturgutschutzgesetz, allgemeine Zollbescheinigung).
• Sie prüfen den Jahresabschluss, erstellen den jährlichen Vorstandsbericht und erledigen sonstigen Schriftverkehr (z. B. Regierungspräsidium, Finanzamt, Bundesamt für Wissenschaft, Forschung und Kultur).
• Sie organisieren die Beiratssitzungen, erstellen Einladungsschreiben, dokumentieren Veranstaltungen, pflegen die Mitgliederlisten und prüfen die Auslagenabrechnung.

Was Sie auszeichnet:

• Ausbildung: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Erfahrung: Idealerweise haben Sie Erfahrungen im kulturellen oder musikfördernden Bereich.
• Kenntnisse: Sie haben Einblick in gesellschaftsrechtliche und kaufmännische Zusammenhänge.
• Persönlichkeit: Sie weisen Organisationstalent, Überblick und Überzeugungskraft mit. Sie haben Spaß an der Kommunikation mit vielen beteiligten Menschen unterschiedlicher Generationen und Freude an Instrumenten aus vier Jahrhunderten.

Ihre Vorteile:

• Betriebliche Altersvorsorge: Wir haben die Zukunft im Blick und bezuschussen Ihre betriebliche Altersvorsorge.
• Umfangreiches Weiterbildungsangebot: Mit internen und externen Schulungen, Workshops und Coachings bleiben Sie fachlich auf dem neuesten Stand.
• Vermögenswirksame Leistungen & Sonderzahlungen: Zusätzlich zum Gehalt beziehen Sie vermögenswirksame Leistungen sowie Weihnachts- und Urlaubsgeld.
• Sicherer Arbeitsplatz: Als Versicherungsverbund auf Gegenseitigkeit bieten wir langfristige Stabilität unabhängig von Aktionärsinteressen.
• Betriebliches Gesundheitsmanagement: Wir unterstützen die Gesundheit unserer Mitarbeitenden durch Vorsorgeuntersuchungen, Impfungen, Betriebssport und Seminare.