Compliance Manager

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Rollenübersicht

Der Compliance Manager ist verantwortlich dafür, dass alle Arbeitsplatztechnologiedienste den geltenden rechtlichen, regulatorischen, datenschutzrechtlichen, cybersecurity- und arbeitsrechtlichen Anforderungen entsprechen. Diese Rolle dient als zentrale Koordinationsstelle zwischen internen Stakeholdern, Betriebsräten, Arbeitsbeziehungen, Datenschutzbeauftragten, Cybersecurity-Teams, Projektmanagern, Servicemanager und Technologieanbietern.

Hauptverantwortlichkeiten

• Als zentraler Ansprechpartner (SPOC) für alle compliancebezogenen Aktivitäten innerhalb der Workplace Management Services fungieren.
• Compliance-Aktivitäten in den Bereichen Datenschutz, Arbeitsbeziehungen, Betriebsrat, Cybersecurity, Recht, Servicemanagement und Projektmanagement koordinieren.
• Sicherstellen, dass die GDPR, lokale Datenschutzbestimmungen, Betriebsvereinbarungen, Arbeitsgesetze und interne Unternehmensrichtlinien eingehalten werden.
• Die Erstellung, Überprüfung, Pflege und Genehmigung von Datenschutz-Folgenabschätzungen (DPIA) leiten.
• Die Erstellung, Überprüfung, Pflege und Genehmigung von Verzeichnissen von Verarbeitungstätigkeiten (ROPA) leiten.
• Datenschutz-Risikoanalysen (PRA) und Sicherheitsanforderungsanalysen (SBA) erstellen und pflegen.
• Datenlösch- und Aufbewahrungskonzepte für Arbeitsplatzdienste entwickeln und pflegen.
• Informationen zu Rechten der betroffenen Personen und Datenschutzhinweisen vorbereiten und pflegen.
• Datenzugriffsanfragen im Zusammenhang mit Arbeitsplatztechnologien koordinieren und verwalten.
• Compliance-Auswirkungen neuer Arbeitsplatzdienste und Änderungen bestehender Dienste bewerten.
• Technologieänderungen von Anbietern, einschließlich Microsoft und Drittanbietern, überprüfen und bewerten.
• Microsoft-Roadmap-Updates, Versionshinweise und Serviceverbesserungen auf Compliance-Auswirkungen verfolgen.
• Compliance-Risiken, die sich aus Service-Updates ergeben, identifizieren und rechtzeitig beheben.
• Sicherstellen, dass alle Compliance-Dokumente vor der Implementierung von Serviceänderungen aktualisiert werden.
• Prozesse zur Einbeziehung des Betriebsrats bei neuen Diensten und Dienständerungen leiten.
• Dokumentation, Präsentationen, Berichte und unterstützende Materialien für den Betriebsrat vorbereiten.
• An Sitzungen, Workshops und Verhandlungen des Betriebsrats in beratender Funktion teilnehmen.
• Mit den Teams für Arbeitsbeziehungen bezüglich der Anforderungen und Eskalationen des Betriebsrats koordinieren.
• Sicherstellen, dass alle erforderlichen Genehmigungen des Betriebsrats vor dem Go-Live des Dienstes eingeholt werden.
• Aktionen und Verpflichtungen des Betriebsrats verfolgen und verwalten.
• Compliance-Probleme, Verzögerungen oder Genehmigungsblockaden an die entsprechenden Stakeholder eskalieren.
• Sicherheitskonzepte in Zusammenarbeit mit Cybersecurity-Teams erstellen und pflegen.
• Sicherheitsbewertungen und Compliance-Überprüfungen für Arbeitsplatzdienste koordinieren.
• Technologierisiken (TRISK) und andere compliancebezogene Risiken öffnen, verwalten, verfolgen und schließen.
• Compliance-Risikoanalysen für neue Technologien und Geschäftsinitiativen durchführen.
• Korrektur- und Präventivmaßnahmen zur Behebung von Compliance-Lücken und -Feststellungen definieren.
• Die Umsetzung und Schließung von Compliance-Maßnahmen überwachen.
• Governance-Rahmen, Standards, Richtlinien und Betriebsverfahren entwickeln.
• Compliance-Prozesse für Arbeitsplatztechnologien und digitale Arbeitsplatzdienste aufrechterhalten.
• Fair Use Policies und Richtlinien für die akzeptable Nutzung entwickeln und aktualisieren.
• Governancedokumentation aus technischer und organisatorischer Sicht erstellen und pflegen.
• Regelmäßige Compliance-Berichte für das Management, die Arbeitsbeziehungen, die Betriebsräte und die Regulierungsbehörden erstellen.
• Monatliche, vierteljährliche und jährliche Compliance-Statusberichte vorbereiten.
• Sicherstellen, dass die Bereitschaft für interne Audits, externe Audits und regulatorische Überprüfungen gegeben ist.
• Beweissammlungen und Compliance-Dokumentation für Audits aufrechterhalten.
• Auditoren während der Audits unterstützen und die Schließung von Auditfeststellungen koordinieren.
• Compliance-Bewusstseinsschulungen, Benutzerschulungen und Governance-Workshops entwickeln und durchführen.
• Benutzerdokumente, Betriebsverfahren und Compliance-Kommunikationen erstellen.
• Ein zentrales Backlog offener, laufender und abgeschlossener Compliance-Aktivitäten pflegen.
• Compliance-bezogene KPIs und Leistungskennzahlen verfolgen.
• Genehmigungsfristen für Dienstleistungen überwachen und sicherstellen, dass Compliance-Aktivitäten innerhalb der vereinbarten SLAs abgeschlossen werden.
• Sicherstellen, dass alle Arbeitsplatzdienste regelmäßig auf regulatorische und Compliance-Auswirkungen überprüft werden.
• Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung vorantreiben, um Compliance-Prozesse und Governance-Effektivität zu verbessern.
• Fachkundige Beratung zu Microsoft 365, Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Power Platform, Microsoft Copilot, Intune, Azure-Diensten und Zscaler aus Compliance-Perspektive bieten.
• Mit Unternehmensarchitekten und technischen Teams zusammenarbeiten, um die Prinzipien von Privacy-by-Design und Security-by-Design umzusetzen.
• Strategische Initiativen zur Transformation des Arbeitsplatzes unterstützen und gleichzeitig die regulatorische Compliance sicherstellen.
• Starke Arbeitsbeziehungen zu internen und externen Stakeholdern aufrechterhalten.
• Fachwissen während Compliance-Untersuchungen und Vorfallüberprüfungen bereitstellen.
• Das Management mit Compliance-Einblicken, Risikoanalysen und Empfehlungen zur Entscheidungsfindung unterstützen.

Erforderliche Fähigkeiten & Erfahrungen

• Mindestens 8–10 Jahre Erfahrung in Compliance, Governance, Risiko, Datenschutz, Datensicherheit oder regulatorischem Management.
• Starke Erfahrung mit GDPR, Datenschutzbestimmungen und Compliance-Rahmenwerken.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Betriebsräten und Organisationen für Arbeitsbeziehungen.
• Starkes Verständnis des Microsoft 365-Ökosystems und der Arbeitsplatztechnologien.
• Erfahrung mit DPIA, ROPA, PRA, SBA und Methoden zur Risikoanalyse.
• Starke Fähigkeiten im Stakeholder-Management und in der Verhandlung.
• Erfahrung in der Unterstützung von Audits und regulatorischen Bewertungen.
• Starke Dokumentations-, Berichts- und Präsentationsfähigkeiten.
• Exzellente Kommunikations- und Koordinationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, mehrere Stakeholder und komplexe Compliance-Initiativen gleichzeitig zu managen.

Bevorzugte Zertifizierungen

• CIPP/E
• CIPM
• CDPO
• CISSP
• CISM
• CRISC
• Microsoft Sicherheits-, Compliance- oder Unternehmensadministrator-Zertifizierungen

Sprachliche Anforderungen

Deutsch: C1 oder höher (verpflichtend)