Chinese-speaking Office Administration Support

Unser Kunde, ein Hersteller von Elektrofahrzeugen (EV), sucht einen chinesischsprachigen Büroverwaltungsunterstützer, der dem Unternehmen in Deutschland beitritt. Diese Position ist verantwortlich für die täglichen Abläufe und die Büroverwaltung des deutschen F&E-Zentrums, einschließlich der Unterstützung administrativer Abläufe, der Koordination von Unternehmensveranstaltungen und lokalisierten Markenbildungsaktivitäten sowie der Einrichtung eines konformen Dokumentations- und Wissensmanagementsystems.

Die Rolle umfasst auch:

• Empfangs- und Besuchermanagement: Verwaltung von Besucherterminen und -registrierungen, Anträgen auf Zugangskarten, Sicherheits- und Vertraulichkeitsbriefings für Besucher sowie Verwaltung eingehender Anrufe und E-Mails.
• Einrichtungs- und Immobilienkoordination: Überwachung der Arbeitsplatzplanung, Wartung von Besprechungsräumen und Gemeinschaftsbereichen, Koordination von Reinigung und Sicherheit sowie Nachverfolgung von Reparaturen und Renovierungsprojekten.
• Asset- und Beschaffungsmanagement: Pflege von Beständen an Anlagegütern und IT-Zubehör, Verwaltung von Bestandsaufnahmen und Audits; Planung, Einkauf und Kontrolle des Bestands an Büromaterialien, Erfrischungen und Arbeitssicherheit.
• Reise- und Ausgabenunterstützung: Kommunikation von Reisepolitiken und Durchführung von Compliance-Prüfungen; Koordination von Flug- und Hotelbuchungen; Durchführung vorläufiger Überprüfungen von Spesenabrechnungen und Behebung von Anomalien.
• Besprechungs- und Veranstaltungsunterstützung: Organisation der Logistik für wichtige Besprechungen, Koordination von Dolmetsch- und Übersetzungsdiensten vor Ort, Vorbereitung von Materialien sowie Organisation von Catering und Transport.
• Dokumenten- und Siegelmanagement: Verwaltung von Nummerierung, Stempeln, Scannen und Archivieren von Verträgen und offiziellen Dokumenten; Pflege der Versionskontrolle und der Entleihprotokolle.
• Sicherheit und Compliance: Unterstützung bei täglichen EHS-Inspektionen und Sicherstellung, dass Korrekturmaßnahmen abgeschlossen werden; Unterstützung bei Schulungen zur Sicherheit und Vertraulichkeit für neue Mitarbeiter.
• Post- und Paketbearbeitung: Verwaltung des Empfangs, der Registrierung und der internen Verteilung von Post und Kurierlieferungen; Koordination internationaler Sendungen und Zollabfertigungen.
• Fahrzeug- und Transportmanagement: Pflege von Nutzungsprotokollen für Firmenfahrzeuge, Koordination von Wartung und Versicherung sowie Organisation von temporären Parkgenehmigungen und Besucherparkplätzen.
• Unterstützung für Führungskräfte und Teams: Koordination von Zeitplänen und Reisevorbereitungen, Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung von Maßnahmen für interne und externe Besprechungen.
• Veranstaltungs- und Markenförderung: Unterstützung bei der Organisation lokalisierter Aktivitäten zur Steigerung der Sichtbarkeit und des Einflusses des Unternehmens auf dem lokalen Markt.
• Interne Mitarbeiteraktivitäten: Planung, Budgetierung, Durchführung und Überprüfung interner Mitarbeiteraktivitäten, einschließlich Teambildungs- und Schulungsprogrammen.
• GDPR-konformes Dokumentenmanagement: Klassifizierung, Archivierung und Verwaltung von Zugriffsberechtigungen für HR-, Rechts-, Finanz- und F&E-Dokumente gemäß den Anforderungen der DSGVO.
• Wissensdatenbankentwicklung: Aufbau und Pflege einer zweisprachigen (Chinesisch-Deutsch) Wissensdatenbank zur Unterstützung der Standardisierung und des Wissensaustauschs über Regionen hinweg.
• Interkulturelle Zusammenarbeit: Förderung der Abstimmung zwischen asiatischen und europäischen Teams, Optimierung der Kommunikationspläne über Zeitzonen hinweg und der Besprechungsstrukturen.
• Compliance und Risikokontrolle: Sicherstellung der minimalen Erfassung, verschlüsselten Speicherung und kontrollierten Zugriffs auf persönliche und sensible Daten in Übereinstimmung mit der DSGVO, BDSG und anderen Vorschriften.
• Unterstützung interner Kontrollanforderungen: Erstellung von SOPs für administrative Prozesse und Pflege von Prüfpfaden; Durchführung regelmäßiger Selbstprüfungen und Nachverfolgung von Korrekturmaßnahmen.
• Unterstützung bei der Bewertung der Lieferantenkonformität und Vertragsprüfungen: Identifizierung und Meldung potenzieller Risiken.

Anforderungen:

• Abschluss eines Bachelor-Studiums oder höher, vorzugsweise in Personalwesen, Betriebswirtschaft, Germanistik oder interkulturellen Studien.
• Beherrschung von Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook) mit starken Fähigkeiten in der Datenorganisation, der Erstellung von Vorlagen und der Dokumentenformatierung.
• Ausgezeichnete organisatorische und koordinative Fähigkeiten mit einer starken Serviceorientierung; Fähigkeit, Detailgenauigkeit und Pünktlichkeit in einem Multitasking-Umfeld aufrechtzuerhalten.
• Starkes Bewusstsein für Compliance und Vertraulichkeitsprinzipien; Kenntnisse der grundlegenden Anforderungen der DSGVO und der Sicherheitspraktiken im Büro.
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Chinesisch, Englisch und Deutsch; Fähigkeit, in interkulturellen und zeitzonenübergreifenden Umgebungen zu arbeiten.
• Fähigkeit, Probleme vorherzusehen und Lösungen zu entwickeln, mit Fähigkeiten in der Prozessstandardisierung und kontinuierlichen Verbesserung.
• Bereitschaft, Vollzeit und stabil zu arbeiten, mit Flexibilität zur Bewältigung gelegentlicher Arbeitslastspitzen und zur Bereitstellung von Vor-Ort-Unterstützung für Veranstaltungen.