Assistenz Office Management, Reisen, Empfang und Events

Ihre Aufgaben

Bei uns wird es garantiert nicht langweilig. Du bist die zentrale Anlaufstelle für unser internationales Team sowie unsere Gäste – und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles läuft. Konkret heißt das:

• Office Management
  • Du hältst unser Office am Laufen und sorgst dafür, dass sich alle wohlfühlen.
  • Du sorgst für ein gepflegtes und repräsentatives Erscheinungsbild unseres Office – von einem aufgeräumten Empfangsbereich über die Meetingräume bis zur Küche.
  • Du kümmerst Dich um Büromaterial, sonstige Bestellungen, pflegst den Kontakt zu unseren Dienstleistern (z.B. Reinigungsfirma, Blumenlieferanten, Caterer etc.) sowie der Hausverwaltung und koordinierst alle damit verbundenen Termine.
  • Du bearbeitest die Post und unterstützt die Teams im Tagesgeschäft.
  • Du behältst auch in turbulenten Phasen den Überblick und denkst Themen mit.
• Reisebuchungen
  • Du planst und buchst/unterstützt bei Geschäftsreisen im In- und Ausland (Flüge, Bahn, Hotels, Mietwagen).
  • Du erstellst übersichtliche Reisepläne für unser Team und ggf. auch Gäste.
  • Du unterstützt bei Reisekostenabrechnungen sowie Visa und Reisedokumenten.
  • Du baust gute Beziehungen zu unseren Reisepartnern auf und holst dabei die besten Konditionen raus.
• Empfang
  • Du bist das erste Lächeln, das unsere Gäste, Investoren, Partner und KollegInnen sehen – und das letzte, das sie mitnehmen.
  • Du nimmst Anrufe entgegen und betreust unsere zentrale E-Mail-Korrespondenz.
  • Du koordinierst unsere Meetingräume und sorgst für eine angenehme, repräsentative Atmosphäre.
  • Du kümmerst Dich um die Bewirtung unserer Gäste – von Kaffee und Wasser bis zu kleinen Snacks oder Catering bei längeren Meetings.
  • Du machst aus unserem Empfang einen Ort, an dem sich Gäste sofort willkommen fühlen.
• Events
  • Du planst und organisierst unsere internen und externen Events – von Workshops, Ticket Buchung für Konferenzen, Investorenveranstaltungen bis zur Weihnachtsfeier.
  • Du suchst Locations, koordinierst Caterer und externe Dienstleister und behältst dabei das Budget im Blick.
  • Du sorgst mit kreativen Ideen dafür, dass unser Team Spirit auch außerhalb des Büros lebt – standortübergreifend, wenn Kolleginnen und Kollegen aus anderen Ländern zu Besuch sind.
  • Du denkst an die kleinen Dinge: Jubiläen, Aufmerksamkeiten – einfach Momente, die verbinden.

Ihr Profil

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Hotelfach) oder eine vergleichbare Qualifikation – wichtiger als der Lebenslauf ist uns aber, deine Einstellung zu Arbeit und deine offene proaktive Art.
• Erste Erfahrung im Office Management, am Empfang oder in einer Assistenzrolle ist wertvoll.
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und offen für neue Tools.
• Sehr gutes Deutsch und sehr gutes Englisch in Wort und Schrift – bei uns ist der Austausch mit internationalen Kontext Alltag.
• Du bist ein Organisationstalent, denkst mit und packst Dinge einfach an.
• Du hast Lust auf Menschen, magst Trubel und bleibst auch dann freundlich, wenn es mal hektisch wird.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und ein gutes Gespür für Menschen sind für Dich selbstverständlich – gerade in einem Umfeld mit anspruchsvollen Investoren oder Partnern.
• Hands-on-Mentalität, Humor und echte Team-Player-Qualitäten.

Warum wir?

• Ein internationales Team, das wirklich zusammenhält – und mit dem Arbeit Spaß macht.
• Eine Kultur, die auf Inklusivität, Integrität und Offenheit baut.
• Gestaltungsspielraum und Vertrauen in das, was Du tust.
• Die Stabilität eines etablierten Unternehmens mit 25 Jahren Erfahrung und gleichzeitig die Energie eines agilen Teams.
• Ein modernes Office in zentraler Lage mit guter Anbindung.
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten – wir wachsen gerne gemeinsam.

Über uns

Manova Partners bietet flexible Immobilien-Investmentlösungen, die individuell auf die Ziele unserer Kundinnen und Kunden zugeschnitten sind. Auf eine 25-jährige Geschichte blicken wir mit Stolz zurück – heute sind wir ein Team von über 150 Kolleginnen und Kollegen in Europa, den USA und Lateinamerika, mit 11 Milliarden Euro Assets under Management und 23 Milliarden Euro an realisierten Transaktionen. Wir betreuen ein internationales Immobilienportfolio mit über 170 Investments und Entwicklungsprojekten und schaffen damit gemeinsam mit unseren Investorenpartnern weltweit Werte. Was uns dabei besonders wichtig ist: unsere Kultur. Bei Manova Partners leben wir Inklusivität, Integrität und Offenheit – wir glauben daran, dass die besten Ergebnisse entstehen, wenn Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen zusammenkommen, sich auf Augenhöhe begegnen und gemeinsam etwas bewegen. Bei uns wird geduzt, offen kommuniziert und im agilen Team angepackt. Damit unser Office ein Ort bleibt, an dem man gerne ankommt – und an dem alles rund läuft – suchen wir Dich.