Team Assistenz (m/w/d) – Fachliche Teamunterstützung, Empfang & Events, befristet für 2 Jahre

Bei uns wird es garantiert nicht langweilig. Als Team Assistenz bist Du die zentrale Anlaufstelle für unser internationales Team und unterstützt insbesondere unsere Department Heads im Tagesgeschäft. Empfang und die Unterstützung bei Events gehören dazu – und wenn es darauf ankommt, springst Du flexibel für Deine Kolleginnen und Kollegen aus den anderen Assistenzbereichen ein.

Fachlicher Team Support & Betreuung der Department Heads

• Du unterstützt unsere Department Heads und ihre Teams im operativen Tagesgeschäft – von der Terminkoordination über die Vor- und Nachbereitung von Meetings bis zur Nachverfolgung offener Themen.
• Du übernimmst das Kalendermanagement und behältst Prioritäten, Fristen und Termine zuverlässig im Blick.
• Du erstellst und bearbeitest Präsentationen, Protokolle, Übersichten und andere Unterlagen (z. B. in PowerPoint, Word und Excel).
• Du koordinierst die Kommunikation und Abstimmung zwischen Teams, Standorten und externen Ansprechpartnern.
• Du behältst auch in turbulenten Phasen den Überblick, denkst Themen mit und arbeitest proaktiv zu.

Empfang

• Du bist das erste Lächeln, das unsere Gäste, Investoren, Partner und KollegInnen sehen – und das letzte, das sie mitnehmen.
• Du nimmst Anrufe entgegen und unterstützt bei Bedarf mit der zentralen E-Mail-Korrespondenz.
• Du koordinierst zusammen mit den anderen Team Assistenzen unsere Meetingräume und sorgst für eine angenehme, repräsentative Atmosphäre.
• Du kümmerst Dich um die Bewirtung unserer Gäste – von Kaffee und Wasser bis zu kleinen Snacks oder Catering bei längeren Meetings.
• Du machst aus unserem Empfang einen Ort, an dem sich Gäste sofort willkommen fühlen.

Events

• Du unterstützt bei der Planung und Organisation unserer internen und externen Events – von Workshops über die Ticketbuchung für Konferenzen und Investorenveranstaltungen bis zur Weihnachtsfeier.
• Du hilfst bei der Suche nach Locations, der Koordination von Caterern und externen Dienstleistern und behältst dabei das Budget im Blick.
• Du sorgst mit kreativen Ideen dafür, dass unser Team Spirit auch außerhalb des Büros lebt – standortübergreifend, wenn Kolleginnen und Kollegen aus anderen Ländern zu Besuch sind.
• Du denkst an die kleinen Dinge: Jubiläen, Aufmerksamkeiten – einfach Momente, die verbinden.

Vertretung & Backup

• Du bist die verlässliche Vertretung für unsere Kolleginnen und Kollegen aus dem Office Management, der Event-, Reise- und weiteren Team-Assistenz – und sorgst dafür, dass auch bei Abwesenheiten alles reibungslos läuft.
• Du unterstützt im Office Management, wenn Bedarf besteht – z. B. bei Büromaterial und Bestellungen, dem Kontakt zu Dienstleistern und der Hausverwaltung sowie der Post.
• Du springst bei Reisebuchungen ein und unterstützt bei der Reiseplanung, bei Reisekostenabrechnungen sowie bei Visa und Reisedokumenten.
• Du übernimmst flexibel weitere Assistenzaufgaben, wenn das Team Dich braucht.

Dein Profil

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Hotelfach) oder eine vergleichbare Qualifikation – wichtiger als der Lebenslauf ist uns aber, deine Einstellung zu Arbeit und deine offene proaktive Art.
• Erste Erfahrung in einer Team- oder Management-Assistenz, im Office Management oder am Empfang ist wertvoll.
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und offen für neue Tools.
• Sehr gutes Deutsch und sehr gutes Englisch in Wort und Schrift – bei uns ist der Austausch mit internationalen Kontext Alltag.
• Du bist ein Organisationstalent, denkst mit, packst Dinge einfach an und springst flexibel ein, wenn Vertretung gefragt ist.
• Du hast Lust auf Menschen, magst Trubel und bleibst auch dann freundlich, wenn es mal hektisch wird.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und ein gutes Gespür für Menschen sind für Dich selbstverständlich – gerade in einem Umfeld mit anspruchsvollen Investoren oder Partnern.
• Hands-on-Mentalität, Humor und echte Team-Player-Qualitäten.

Warum wir?

• Ein internationales Team, das wirklich zusammenhält – und mit dem Arbeit Spaß macht.
• Eine Kultur, die auf Inklusivität, Integrität und Offenheit baut.
• Gestaltungsspielraum und Vertrauen in das, was Du tust.
• Die Stabilität eines etablierten Unternehmens mit 25 Jahren Erfahrung und gleichzeitig die Energie eines agilen Teams.
• Ein modernes Office in zentraler Lage mit guter Anbindung.
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten – wir wachsen gerne gemeinsam.