Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Office, plane Reisen und gestalte Events für ein internationales Team.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen in München mit einem freundlichen und kreativen Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Vollzeitstelle mit Entwicklungsmöglichkeiten und einem tollen Teamspirit.
- Weitere Informationen: Freue dich auf ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit vielen kreativen Aufgaben.
- Warum dieser Job: Sei das Herzstück unseres Büros und schaffe unvergessliche Erlebnisse für Gäste und Kollegen.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, Organisationstalent und Teamgeist.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Vollzeit Festanstellung
Ihre Aufgaben
- Du bist die zentrale Anlaufstelle für unser internationales Team sowie unsere Gäste – und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles läuft.
- Office Management
- Du hältst unser Office am Laufen und sorgst dafür, dass sich alle wohlfühlen.
- Du sorgst für ein gepflegtes und repräsentatives Erscheinungsbild unseres Office – von einem aufgeräumten Empfangsbereich über die Meetingräume bis zur Küche.
- Du kümmerst Dich um Büromaterial, sonstige Bestellungen, pflegst den Kontakt zu unseren Dienstleistern (z. B. Reinigungsfirma, Blumenlieferanten, Caterer etc.) sowie der Hausverwaltung und koordinierst alle damit verbundenen Termine.
- Du bearbeitest die Post und unterstützt die Teams im Tagesgeschäft.
- Du behältst auch in turbulenten Phasen den Überblick und denkst Themen mit.
- Reisebuchungen
- Du planst und buchst/unterstützt bei Geschäftsreisen im In- und Ausland (Flüge, Bahn, Hotels, Mietwagen).
- Du erstellst übersichtliche Reisepläne für unser Team und ggf. auch Gäste.
- Du unterstützt bei Reisekostenabrechnungen sowie Visa und Reisedokumenten.
- Du baust gute Beziehungen zu unseren Reisepartnern auf und holst dabei die besten Konditionen raus.
- Empfang
- Du bist das erste Lächeln, das unsere Gäste, Investoren, Partner und KollegInnen sehen – und das letzte, das sie mitnehmen.
- Du nimmst Anrufe entgegen und betreust unsere zentrale E‑Mail‑Korrespondenz.
- Du koordinierst unsere Meetingräume und sorgst für eine angenehme, repräsentative Atmosphäre.
- Du kümmerst Dich um die Bewirtung unserer Gäste – von Kaffee und Wasser bis zu kleinen Snacks oder Catering bei längeren Meetings.
- Du machst aus unserem Empfang einen Ort, an dem sich Gäste sofort willkommen fühlen.
- Events
- Du planst und organisierst unsere internen und externen Events – von Workshops, Ticketbuchung für Konferenzen, Investorenveranstaltungen bis zur Weihnachtsfeier.
- Du suchst Locations, koordinierst Caterer und externe Dienstleister und behältst dabei das Budget im Blick.
- Du sorgst mit kreativen Ideen dafür, dass unser Teamspirit auch außerhalb des Büros lebt – standortübergreifend, wenn Kolleginnen und Kollegen aus anderen Ländern zu Besuch sind.
- Du denkst an die kleinen Dinge: Jubiläen, Aufmerksamkeiten – einfach Momente, die verbinden.
Qualifikationen
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Hotelfach) oder eine vergleichbare Qualifikation – wichtiger als der Lebenslauf ist uns aber deine Einstellung zu Arbeit und deine offene proaktive Art.
- Erste Erfahrung im Office Management, am Empfang oder in einer Assistenzrolle ist wertvoll.
- Du bist sicher im Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und offen für neue Tools.
- Sehr gutes Deutsch und sehr gutes Englisch in Wort und Schrift – bei uns ist der Austausch mit internationalen Kontext Alltag.
- Du bist ein Organisationstalent, denkst mit und packst Dinge einfach an.
- Du hast Lust auf Menschen, magst Trubel und bleibst auch dann freundlich, wenn es mal hektisch wird.
- Diskretion, Zuverlässigkeit und ein gutes Gespür für Menschen sind für dich selbstverständlich – gerade in einem Umfeld mit anspruchsvollen Investoren oder Partnern.
- Hands‑on‑Mentalität, Humor und echte Team‑Player‑Qualitäten.
Assistenz Office Management, Reisen, Empfang und Events Arbeitgeber: Manovapartners
Unser Unternehmen in München bietet eine dynamische und einladende Arbeitsumgebung, in der Teamarbeit und persönliche Entwicklung großgeschrieben werden. Als Assistenz im Office Management bist du nicht nur das Herzstück unseres Büros, sondern auch Teil eines internationalen Teams, das Wert auf Kreativität und Zusammenhalt legt. Wir fördern deine berufliche Weiterentwicklung durch regelmäßige Schulungen und bieten dir die Möglichkeit, an spannenden Events teilzunehmen, die den Teamgeist stärken.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistenz Office Management, Reisen, Empfang und Events erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, dich mit jemandem aus dem Unternehmen zu vernetzen, mach es. Frag nach einem kurzen Kaffee oder einem informellen Gespräch, um mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine Erfahrungen im Office Management und bei der Organisation von Events präsentieren kannst. Zeig uns, dass du ein Organisationstalent bist und auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf bewahrst.
✨Tipp Nummer 3
Nutze unsere Website, um dich direkt zu bewerben. Das zeigt uns dein Interesse und deine Motivation, Teil unseres Teams zu werden. Außerdem kannst du so sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt an die richtige Stelle gelangt.
✨Tipp Nummer 4
Zeig deine Persönlichkeit! Bei uns zählt nicht nur der Lebenslauf, sondern auch deine Einstellung und dein Umgang mit Menschen. Sei freundlich, offen und bringe deinen Humor mit – das macht einen großen Unterschied!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz Office Management, Reisen, Empfang und Events mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Verwende einen lockeren, aber professionellen Ton in deinem Anschreiben und lass uns wissen, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Betone deine Erfahrungen:Hebe relevante Erfahrungen hervor, die du im Office Management oder in ähnlichen Rollen gesammelt hast. Zeige uns, wie du mit Stress umgehst und dabei den Überblick behältst – das ist besonders wichtig für die Position!
Zeige deine Organisationstalente:Erzähle uns von konkreten Beispielen, wo du deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast. Ob bei der Planung von Events oder der Koordination von Reisen – wir lieben es, wenn du kreativ und strukturiert denkst!
Bewirb dich über unsere Website:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung bei uns ankommt, bewirb dich direkt über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten und dich vielleicht schon bald im Team willkommen heißen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Manovapartners vorbereitet
✨Sei gut vorbereitet!
Informiere dich über das Unternehmen und die spezifischen Aufgaben der Assistenz im Office Management. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen passen und bereite Beispiele vor, die das zeigen.
✨Präsentiere deine Organisationstalente
Da die Rolle viel Organisation erfordert, bringe konkrete Beispiele mit, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Veranstaltungen oder Reisen geplant hast. Zeige, dass du auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf bewahren kannst.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da du der erste Kontakt für Gäste und Partner bist, ist es wichtig, freundlich und professionell aufzutreten. Übe, wie du dich am Empfang verhalten würdest und wie du Anrufe entgegennehmen würdest, um einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen.
✨Stelle Fragen!
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren. Fragen zu Teamdynamik oder zukünftigen Projekten sind immer gut!
