Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Anfragen, bearbeite Dokumente und unterstütze die Finanzverwaltung.
- Unternehmen: Öffentliche Institution mit einem engagierten Team.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, wertvolle Erfahrungen und ein dynamisches Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Ideal für selbständige, proaktive Personen mit einem Auge fürs Detail.
- Warum dieser Job: Entwickle deine organisatorischen Fähigkeiten und trage zur Effizienz der Institution bei.
- Qualifikationen: KV-Abschluss und mindestens 5 Jahre Erfahrung in administrativen Rollen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 30000 - 40000 € pro Jahr.
Wir suchen für eine öffentliche Institution eine administrative Assistenz für einen befristeten Einsatz von 1 Jahr zu 50 %.
Hauptverantwortlichkeiten
- Verwaltung und Nachverfolgung von Unterstützungsanfragen
- Empfang, Bearbeitung und Überprüfung der Anträge, die über eine spezielle Plattform eingereicht werden
- Kontrolle der Vollständigkeit und Einhaltung der Anforderungen der Dossiers
- Analyse der Belege und Nachverfolgung des Fortschritts der Anträge
- Koordination mit den Beteiligten zur Gewährleistung der Einhaltung von Verfahren und Fristen
- Bearbeitung des ein- und ausgehenden Schriftverkehrs sowie der telefonischen Kommunikation
- Verfassen und Versenden von Anfragen nach Informationen oder ergänzenden Dokumenten an Begünstigte und Partner
- Ordnung, Archivierung und Aktualisierung der Dokumente in digitalen Werkzeugen und elektronischen Akten
- Sicherstellung einer sorgfältigen administrativen Nachverfolgung und Beitrag zum reibungslosen Informationsfluss
- Eingabe, Kontrolle und Nachverfolgung von Zahlungen in den Verwaltungstools
- Führung und Aktualisierung von Finanz- und Verwaltungs-Dashboards
- Vorbereitung und Nachverfolgung von Elementen im Zusammenhang mit Entschädigungen und Rückerstattungen
- Mitwirkung bei nachträglichen Kontrollen der geleisteten Beiträge
- Erststufige Analyse der von den Begünstigten übermittelten Finanzdokumente (Finanzberichte, Konten, Belege)
- Meldung von Abweichungen oder Unregelmäßigkeiten und Vorbereitung der Dossiers zur Validierung
Gesuchtes Profil
- Inhaber/in eines KV-Abschlusses
- Mit mindestens 5 Jahren Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion im Sekretariat, in der administrativen Assistenz oder Verwaltung
- Ausgezeichnete Beherrschung der gängigen Bürosoftware
- Starke organisatorische Fähigkeiten mit grosser Sorgfalt bei der Bearbeitung und Nachverfolgung von Dossiers
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu bewältigen und dabei Fristen und Verfahren einzuhalten
- Eine selbständige, proaktive Person, die in ihrem Verantwortungsbereich Initiative ergreifen kann
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten, Serviceorientierung und Sicherheit im Umgang mit verschiedenen Gesprächspartnern
- Diskretion, Zuverlässigkeit und ein ausgeprägtes Bewusstsein für Vertraulichkeit sind unerlässlich
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung (Lebenslauf, Arbeitszeugnisse und Diplome).
Administrative Assistenz 50% Arbeitgeber: MANPOWER
Manpower est un employeur de choix, offrant un environnement de travail dynamique et collaboratif à Neuenburg, où l'innovation et la digitalisation sont au cœur de nos priorités. Nous valorisons le développement professionnel de nos employés en leur fournissant des opportunités de croissance et de formation continue, tout en favorisant une culture d'équipe inclusive et respectueuse. Rejoindre Manpower, c'est s'engager dans une carrière significative au sein d'une entreprise qui soutient activement ses collaborateurs dans leurs ambitions professionnelles.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Administrative Assistenz 50% erhalten könntest
✨Nutze die offizielle Jobbörse
Im öffentlichen Dienst gibt’s oft spezielle Plattformen, wo befristete Stellen ausgeschrieben werden. Schau regelmäßig auf den Webseiten von MANPOWER und den jeweiligen öffentlichen Institutionen vorbei, um die neuesten Angebote nicht zu verpassen.
✨Veranstaltungen besuchen
Teilnahme an öffentlichen Informationsveranstaltungen oder Karrieremessen kann echt hilfreich sein. Diese Events geben dir die Möglichkeit, die richtigen Ansprechpartner zu treffen und mehr über die Kultur des öffentlichen Dienstes zu erfahren. Zeig Präsenz und mach auf dich aufmerksam!
✨Engagiere dich ehrenamtlich
Ehrenamtliche Tätigkeiten sind nicht nur super für deinen Lebenslauf, sondern bieten auch großartige Networking-Möglichkeiten im öffentlichen Dienst. Oft lernst du durch Freiwilligenarbeit auch Leute kennen, die dir bei einer befristeten Stelle bei MANPOWER Tipps geben können.
✨Bewerbung über unsere Plattform
Vergiss nicht, deine Bewerbung direkt über unsere Webseite einzureichen! Wir bei StudySmarter helfen dir, die besten Chancen zu nutzen, indem wir dir eine Plattform bieten, die speziell auf deine Bedürfnisse im öffentlichen Dienst zugeschnitten ist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Administrative Assistenz 50% mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach eine gute erste Impression mit deinem CV:Gerade im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter und übersichtlicher Lebenslauf wichtig. Achte darauf, deine Berufserfahrung und Ausbildungsstationen chronologisch darzustellen, um deinem Werdegang einen roten Faden zu geben. Vergiss nicht, relevante Weiterbildungen oder Seminare zu erwähnen, die für die Stelle bei MANPOWER von Bedeutung sein könnten.
Entwickle ein überzeugendes Motivationsschreiben:In deinem Motivationsschreiben für die befristete Stelle bei MANPOWER solltest du klar darlegen, warum du dich für den öffentlichen Dienst interessierst und welche Fähigkeiten du mitbringst. Erkläre, wie du zur Mission der Behörde beitragen kannst und betone deine Teamfähigkeit und Flexibilität. Das sind Eigenschaften, die im öffentlichen Dienst oft sehr geschätzt werden.
Auf relevante Erfahrungen setzen:Wenn du bereits praktische Erfahrungen im öffentlichen Dienst oder in verwandten Bereichen hast, hebe diese in deinem Anschreiben und Lebenslauf besonders hervor. Zeige konkret auf, welche Aufgaben du übernommen und welche Erfolge du erzielt hast. Das gibt den Personalverantwortlichen bei MANPOWER ein gutes Bild von deinem Potenzial für die befristete Anstellung.
Zeugnisse und Nachweise einfügen:Im öffentlichen Dienst wird oft auf Qualifikationen und Nachweise Wert gelegt. Stelle sicher, dass du relevante Zeugnisse, wie zum Beispiel Abschlusszeugnisse oder Zertifikate, in deiner Bewerbung beifügst. Das zeigt, dass du für die Stelle bei MANPOWER gut aufgestellt bist und steigert deine Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei MANPOWER vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen
Im öffentlichen Dienst ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Regularien zu verstehen, die an uns gestellt werden. Mach dich mit den Grundprinzipien des öffentlichen Sektors vertraut, damit du zeigen kannst, dass du die Werte und Standards der Institution, für die du dich bewirbst, verstehst.
✨Praxisbeispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deinem bisherigen Werdegang vor, die deine Teamarbeit, Risikomanagement und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Für befristete Stellen im öffentlichen Dienst könnte es auch hilfreich sein, Erfahrungen in Projektarbeit oder mit bestimmten Programmen zu betonen, die relevant für die Stelle bei MANPOWER sind.
✨Fragen zur Befristung
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, solltest du darauf vorbereitet sein, Fragen zu deiner Flexibilität und langfristigen Perspektive zu beantworten. Genauso kannst du proaktiv nach den Möglichkeiten für eine Verlängerung oder Übernahme fragen, um dein Interesse zu zeigen.
✨Vertrautheit mit den Tools
Je nach spezifischer Aufgabe im öffentlichen Dienst ist der Umgang mit bestimmten Softwaretools oder Plattformen entscheidend. Wenn du weißt, welche Programme oder Systeme bei MANPOWER verwendet werden, bringe Beispiele aus deiner Erfahrung mit diesen Tools mit, um deine Eignung zu unterstreichen.
