Administrative Assistant

Die Position spielt eine Schlüsselrolle bei der Sicherstellung, dass administrative Prozesse effizient, konform und auditbereit sind, während sie die globalen Sicherheitsteams, einschließlich des Direktors für Sicherheit in Asien, mit allgemeiner administrativer Koordination, Lieferantenmanagement und finanzieller Verarbeitung unterstützt. Dazu gehört die Unterstützung bei der Zahlung von Rechnungen, der Einarbeitung von Lieferanten, der Pflege von Nachverfolgungssystemen und der Bereitstellung operativer administrativer Unterstützung in den Funktionen der Global Investigation Security (GSI).

Verantwortlichkeiten:

• Unterstützung bei Ermittlungen und Sicherheit
• Tägliche administrative Unterstützung für die Global Investigative Forensic Services und Corporate Security-Teams bereitstellen.
• GIFS SharePoint-Seiten pflegen und aktualisieren, einschließlich Bibliotheksstruktur, Zugriff und Governance.
• GIFS-E-Mail-Verteilerlisten pflegen.
• Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter (Teams, SharePoint, Biografien und Profile).
• Administrative Unterstützung für den Direktor für Sicherheit in Asien bereitstellen.
• Auf ad-hoc-Anfragen, einschließlich Reise- und Ausgabenanfragen, reagieren.
• Koordination von Meetings und Veranstaltungen
• Meetings, Konferenzen und interne Veranstaltungen koordinieren, einschließlich Logistik, Catering und Technologie.
• Agenda-Koordination unterstützen und während der Veranstaltungen Zeitkeeping bereitstellen.
• GIFS-Newsletter und interne Kommunikation über SharePoint und Viva Engage koordinieren und veröffentlichen.
• Finanzverwaltung und Unterstützung von Lieferanten
• Unterstützung bei der Einarbeitung und Einrichtung von Lieferanten in EzPay für die Rechnungsbearbeitung.
• Rechnungen verarbeiten und nachverfolgen sowie die Zahlungskoordination unterstützen.
• Erstbewertung von Concur-Ausgabenberichten durchführen und erforderliche Änderungen nachverfolgen.
• Vierteljährliche Rückbelastungen von Ansprüchen.
• Die Ausgaben von GIFS zusammenstellen, die an LTC und FedPoint zurückbelastet werden sollen.
• Lieferantenunterlagen pflegen und die Vertragsverwaltung unterstützen.
• Kommunikationsplattformen
• SharePoint- und Viva Engage-Plattformen verwalten.
• Sicherstellen, dass Dokumentenmanagement- und Zugriffsstandards eingehalten werden.
• Kommunikations- und Engagementinitiativen im Sicherheitsbereich unterstützen.
• Administrative Abläufe
• Dokumentation verwalten und sicherstellen, dass die Aufzeichnungen auditbereit sind.
• Beschaffung und Bestellung von Büromaterialien unterstützen.
• Bei Workflow-Verbesserungen und administrativen Nachverfolgungen helfen.

Anforderungen:

• Abschluss mit mindestens 2-4 Jahren Erfahrung in der Finanzdienstleistungsbranche, vorzugsweise in einem großen, multinationalen und/oder globalen Unternehmen mit Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Führungskräften.
• Starke Erfolgsbilanz in der Unterstützung von Führungskräften.
• Gut organisiert mit einem ausgezeichneten Sinn für Priorisierung.
• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und enge Fristen einzuhalten.
• Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit verschiedenen Systemen und Microsoft Office.
• Fähigkeit, mit einem hohen Maß an Unklarheit umzugehen und fundierte geschäftliche Urteile zu fällen.
• Große organisatorische Fähigkeiten, eine starke Handlungsorientierung und die Fähigkeit, effektiv multitasking zu betreiben.
• Fähigkeit, komplexe Aufgaben und Projekte schnell mit wenig Anleitung abzuschließen.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten (schriftlich und mündlich) und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Flexibel, mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu priorisieren und dabei die Verpflichtung zu Fristen aufrechtzuerhalten.
• Ausbildung oder Weiterbildung in Betriebswirtschaft, Ermittlungen oder Sicherheit ist von Vorteil.

Wenn Sie unserem Team beitreten:

• Wir werden Sie ermächtigen, zu lernen und die Karriere zu entwickeln, die Sie sich wünschen.
• Wir werden Sie in einer flexiblen Umgebung anerkennen und unterstützen, in der Wohlbefinden und Inklusion mehr als nur Worte sind.
• Als Teil unseres globalen Teams werden wir Sie dabei unterstützen, die Zukunft zu gestalten, die Sie sehen möchten.

Über Manulife und John Hancock

Manulife Financial Corporation ist ein führender internationaler Anbieter von Finanzdienstleistungen, der Menschen hilft, ihre Entscheidungen zu erleichtern und ihr Leben zu verbessern.

Manulife ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet.

Bei Manulife/John Hancock schätzen wir unsere Vielfalt. Wir streben danach, eine Belegschaft zu gewinnen, zu entwickeln und zu halten, die so vielfältig ist wie die Kunden, die wir bedienen, und ein inklusives Arbeitsumfeld zu fördern, das die Stärke von Kulturen und Individuen umarmt. Wir setzen uns für faire Rekrutierung, Bindung, Aufstieg und Vergütung ein und führen alle unsere Praktiken und Programme ohne Diskriminierung aufgrund von Rasse, Abstammung, Herkunft, Hautfarbe, ethnischer Herkunft, Staatsbürgerschaft, Religion oder religiösen Überzeugungen, Glauben, Geschlecht (einschließlich Schwangerschaft und schwangerschaftsbedingter Zustände), sexueller Orientierung, genetischen Merkmalen, Veteranenstatus, Geschlechtsidentität, Geschlechtsausdruck, Alter, Familienstand, Familienstatus, Behinderung oder aus anderen Gründen, die durch geltendes Recht geschützt sind, durch.

Es ist unsere Priorität, Barrieren abzubauen, um einen gleichberechtigten Zugang zur Beschäftigung zu gewährleisten. Ein Vertreter der Personalabteilung wird mit Bewerbern zusammenarbeiten, die während des Bewerbungsprozesses eine angemessene Anpassung anfordern. Alle Informationen, die während des Anpassungsantragsprozesses geteilt werden, werden in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und den Richtlinien von Manulife/John Hancock gespeichert und verwendet.

Arbeitsanordnung