Operations Manager (m/w/d) in Berlin

Über MAOMAOMAOMAO ist ein schnell wachsender Online-Supermarkt für asiatische Lebensmittel. Wir verbinden E-Commerce mit Content, Community und Social Commerce und erreichen über TikTok und Instagram mittlerweile mehr als 200.000 Menschen. Wir betreiben unser eigenes Warehouse in Berlin, arbeiten mit europäischen Distributoren und Lieferanten direkt aus Asien, entwickeln eigene Produkte und verkaufen über unseren Online-Shop sowie Social-Commerce-Kanäle.

Mit unserem Wachstum werden auch unsere Operations anspruchsvoller. Deshalb suchen wir einen Operations Manager (m/w/d), der gemeinsam mit uns den nächsten Entwicklungsschritt macht – von Inventory und Procurement über Supply Chain bis Warehouse & Fulfillment. Wir suchen keinen reinen Koordinator. Wir suchen jemanden, der bereits relevante operative Erfahrung mitbringt, Verantwortung übernehmen möchte und Lust darauf hat, Prozesse nicht nur zu verwalten, sondern besser zu machen.

Aufgaben

Deine Mission: Deine Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass unsere Operations das Wachstum von MAOMAO zuverlässig ermöglichen. Die richtigen Produkte müssen zur richtigen Zeit in der richtigen Menge verfügbar sein. Bestände müssen wirtschaftlich gesteuert werden. Lieferanten und Importe müssen funktionieren. Unser Warehouse muss zuverlässig und effizient arbeiten. Und wenn wir einen großen Produktlaunch, eine Kampagne oder einen Livestream planen, müssen unsere Operations darauf vorbereitet sein. Du arbeitest nicht einfach bestehende Prozesse ab. Du hinterfragst sie, verbesserst sie und übernimmst Verantwortung dafür, dass sie funktionieren.

Deine Verantwortungsbereiche:

• Inventory & Bedarfsplanung: Du entwickelst unsere Bestands- und Dispositionslogik weiter und steuerst zunehmend datenbasiert: Bestandsreichweiten, Sicherheitsbestände und Nachbestellpunkte, Out-of-Stock-Quote und Warenverfügbarkeit, Sell-through und Inventory Turn, Slow Mover und Überbestände, Einkaufsmengen und Bestellzeitpunkte, MHD, Abschriften und Bestandsgenauigkeit, Inventuren und Cycle Counting. Dabei behältst du einen der wichtigsten Zielkonflikte unseres Geschäfts im Blick: Hohe Warenverfügbarkeit – ohne unnötig Kapital im Lager zu binden.
• Procurement & Lieferantenmanagement: Gemeinsam mit unserem Einkauf entwickelst du unsere Einkaufs- und Lieferantensteuerung weiter. Du planst Bedarfe und Bestellungen, steuerst Lieferanten und offene Bestellungen, analysierst Einkaufspreise, Konditionen und Lieferperformance, bewertest MOQs, Lead Times und Bestellmengen, identifizierst alternative Bezugsquellen für wichtige Produkte und unterstützt bei Preis- und Konditionsverhandlungen. Du erkennst Liefer- und Verfügbarkeitsrisiken frühzeitig.
• Supply Chain & Import: Unsere Supply Chain reicht von lokalen und europäischen Distributoren bis zu Direktimporten aus Asien. Du übernimmst zunehmend die End-to-End-Koordination von: Lieferanten, Speditionen und Logistikpartnern, Bestellungen und Lieferterminen, internationalen Transporten, Import- und Zolldokumentation, Lead Times und Warenverfügbarkeit, Verzögerungen und Supply-Chain-Risiken. Erfahrung mit Importen aus Asien ist ein Plus, aber kein Muss.
• Warehouse & Fulfillment: Du arbeitest eng mit unserem Warehouse-Team in Berlin zusammen und bist regelmäßig selbst auf der Fläche. Gemeinsam verbessert ihr: Wareneingang und Einlagerung, Lagerplatzstruktur und Slotting, Picking & Packing, Scanner- und Barcodeprozesse, Warenausgang und Versand, Bestandsgenauigkeit, Produktivität und Fehlerquoten, Vorbereitung auf Sales Peaks, Kampagnen und Livestreams.
• Systeme, Prozesse & Automatisierung: Du hilfst uns, unsere operativen Abläufe sauber in unseren ERP-, E-Commerce- und Fulfillment-Systemen abzubilden und kontinuierlich weiterzuentwickeln: Workflows und Prozessdesign, Bestands- und Auftragsflüsse, Stammdatenqualität, SOPs und Prozessdokumentation, Scanner- und Barcodeprozesse, Reporting und KPIs, Automatisierung manueller und fehleranfälliger Abläufe.
• Operational Excellence & Customer Experience: Viele operative Probleme werden zuerst im Customer Service sichtbar. Fehlende oder falsche Artikel, beschädigte Ware oder Versandprobleme sind für uns deshalb nicht einfach einzelne Supportfälle – sondern operative Daten. Du sorgst gemeinsam mit dem Team dafür, dass wir wiederkehrende Probleme systematisch erfassen, Ursachen identifizieren und konkrete Verbesserungen umsetzen.
• Zusammenarbeit mit Marketing & Commercial: MAOMAO ist stark Sales-, Content- und Social-Commerce-getrieben. Marketing und Operations funktionieren bei uns deshalb nicht als zwei getrennte Welten. Du arbeitest eng mit Geschäftsführung und Marketing bei Produktlaunches, Kampagnen, Livestreams, saisonalen Peaks und der Bestands- und Verfügbarkeitsplanung zusammen.

Qualifikation

Dein Profil: Das solltest du mitbringen: 3–5 Jahre relevante Berufserfahrung in Operations, Supply Chain, Procurement, Inventory, Logistik oder Fulfillment, Erfahrung im E-Commerce, Handel, FMCG oder einem vergleichbar operativen Umfeld, gutes Verständnis für Bestands-, Einkaufs- und/oder Fulfillment-Prozesse, sicherer Umgang mit einem gängigen ERP- oder Warenwirtschaftssystem, sehr gutes Zahlenverständnis und sicherer Umgang mit Excel oder Google Sheets, strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise, Hands-on-Mentalität und Bereitschaft, regelmäßig direkt im Warehouse zu arbeiten, Deutsch mindestens auf B2-Niveau, sehr gutes Englisch, vor allem: Ownership.

Ein Plus, aber kein Muss: Erfahrung im Lebensmittelhandel, Retail oder FMCG, Inventory Management und Disposition, Import aus Asien, Zoll oder Seefracht, Erfahrung mit MHD, Chargen oder HACCP, WMS, Scannerlösungen oder Warehouse-Automatisierung, Marketplace- oder Social-Commerce-Operations, Chinesisch oder Kenntnisse einer weiteren asiatischen Sprache, Affinität zu asiatischer Küche und Lebensmittelkultur.

Passt MAOMAO zu dir? MAOMAO ist kein klassisches Corporate-Umfeld. Wir suchen jemanden mit Macher-Mentalität, der mitdenkt, Verantwortung sucht und nicht darauf wartet, für jedes Problem eine genaue Anweisung zu bekommen. Bei uns ist nicht jeder Prozess bereits perfekt definiert. Prioritäten können sich schnell verändern. Ein Produkt kann plötzlich viral gehen, ein wichtiger Lieferant kann ausfallen oder ein großer Launch kurzfristig deutlich größer werden als geplant. Wenn es darauf ankommt, brauchen wir jemanden, der nicht sagt: „Das war nicht meine Aufgabe.“ Sondern: „Was müssen wir jetzt tun, damit es funktioniert?“ Wir suchen Menschen, die Verantwortung übernehmen, pragmatisch Lösungen finden und bereit sind, die Extrameile zu gehen, wenn es darauf ankommt.

Warum MAOMAO? Bei uns übernimmst du keinen fertig gebauten Operations-Bereich. Du hilfst dabei, die nächste Version davon zu bauen. Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung und unserem aktuellen Interim Head of Operations zusammen und bekommst von Anfang an Verantwortung über mehrere Bereiche hinweg. Die Position ist bewusst mit Entwicklungsperspektive aufgebaut: Wenn du fachlich und als Führungskraft mit MAOMAO wächst, kannst du perspektivisch deutlich mehr Verantwortung für unseren gesamten Operations-Bereich übernehmen. Wie weit sich deine Rolle entwickelt, hängt bei uns nicht von Betriebszugehörigkeit ab, sondern von deinem Impact und der Verantwortung, die du übernehmen kannst. Und du musst nicht schon dein ganzes Leben Asia Food feiern. Aber du solltest neugierig darauf sein.

Benefits

Was wir bieten: Eine zentrale Rolle mit viel Ownership und Gestaltungsspielraum, direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, strukturierte Einarbeitung und Übergabe mit unserem aktuellen Interim Head of Operations, ein bestehendes Operations- und Warehouse-Team, eigenes Warehouse und Büro in Berlin, kurze Entscheidungswege und viel Raum, Dinge tatsächlich umzusetzen, Gestaltungsspielraum bei Prozessen, Systemen und Automatisierung, klare fachliche und persönliche Entwicklungsperspektive, internationales junges Team mit viel Leidenschaft und Team Spirit, Mitarbeiterrabatt auf unser Sortiment.