Congress Coordinator

FARCO-PHARMA steht für das Versprechen, gemeinsam mehr zu erreichen. Als internationaler Marktführer im Bereich sterile Gleitgele und Instillationstherapien verstehen wir uns als leidenschaftlich engagierter und wegweisender Partner der Urologie und den angrenzenden Fachbereichen. Wir glauben, Menschen machen den Unterschied und suchen Sie als Vollzeit oder Teilzeit, unbefristet.

Sie sind der Motor hinter unseren medizinisch-wissenschaftlichen Kongressen, Symposien und Fachmessen – und sorgen dafür, dass jedes dieser Events zu einem besonderen Erlebnis für unsere Fachwelt wird. Mit viel Leidenschaft und einer starken Hands-on-Mentalität planen, koordinieren und begleiten Sie jede Phase: von der ersten Idee bis zur erfolgreichen Durchführung und sorgfältigen Nachbereitung. Dabei behalten Sie stets den Überblick, bringen Menschen und Gewerke zusammen, halten Timelines und Budgets sicher auf Kurs und sorgen dafür, dass unsere Marke vor Ort sichtbar, konsistent und professionell präsentiert wird. Kurz: Sie schaffen die Voraussetzungen dafür, dass Wissen geteilt, Innovation erlebt und medizinischer Fortschritt spürbar wird.

Ihre Aufgaben:

• Planen, organisieren, umsetzen: Sie steuern Kongresse, Symposien und Fachmessen ganzheitlich – inklusive Teilnehmer- und Standmanagement.
• Projekte im Griff behalten: Sie erstellen und pflegen Projektpläne, Timelines, Ablaufpläne, To-dos sowie die komplette Veranstaltungsdokumentation.
• Eventlogistik von A bis Z: Reisen, Hotelkontingente, Versand, Standbau, Technik, Catering, Auf- und Abbau, Materiallogistik – Sie koordinieren alle Eventbausteine zuverlässig und vorausschauend.
• Zusammenarbeit orchestrieren: Sie briefen und steuern externe Dienstleister und Agenturen, holen Angebote ein, vergleichen, beauftragen und verfolgen Deliverables nach.
• Marke erlebbar machen: Sie stellen einen einheitlichen Markenauftritt sicher – von der Standgestaltung über Druckmaterialien, Give-aways und Werbemittel bis hin zur Beschilderung und Präsentationsunterlagen.
• Erfolge sauber abschließen: Sie übernehmen Abrechnungen, Rechnungsprüfung, Budgettracking, Materialinventur sowie „Lessons Learned“ und Abschlussdokumentationen.
• Netzwerke pflegen: Sie halten Kontakt zu Veranstaltern und Ausstellern, pflegen Portale, behalten Fristen im Blick und koordinieren Buchungsprozesse.
• Prozesse weiterentwickeln: Sie bringen sich bei der Optimierung administrativer Abläufe ein – inklusive Templates, Checklisten, Standardprozessen, Ablage und Reporting.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium, z.B. im Bereich Eventmanagement, Marketing, Kommunikation, Hotel oder Tourismus oder vergleichbar.
• Mindestens zwei Jahre Erfahrung in operativer Event-, Kongress- oder Messeorganisation, idealerweise in einem regulierten Umfeld (Pharma, MedTech, Healthcare).
• Ausgeprägte Hands-on-Mentalität und Fähigkeit, auch in Peak-Phasen fokussiert und effizient zu arbeiten.
• Sehr gutes Organisationsvermögen, hohe Detailgenauigkeit und verlässliche Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit Dienstleistern, gute Kommunikation und freundliches, professionelles Auftreten.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und PowerPoint.
• Reisebereitschaft im Rahmen der Veranstaltungen sowie Bereitschaft zu gelegentlichen Einsätzen außerhalb klassischer Arbeitszeiten.

Was wir bieten:

• Eine spannende Tätigkeit in einem dynamischen Unternehmen mit Fokus auf zukunftsweisende Therapien.
• Eine unbefristete Tätigkeit in einem zukunftssicheren und international agierenden Unternehmen.
• Urban Sports Club-Mitgliedschaft – für Ihre sportliche Auszeit nach Feierabend.
• Bezuschusstes Deutschlandticket – für eine nachhaltige und kostengünstige Mobilität.
• Gesundheitsmaßnahmen über unsere Betriebsmedizin – Ihre Gesundheit liegt uns am Herzen.
• Markt- und leistungsgerechte Vergütung mit 30 Tagen Urlaub im Jahr.
• Vielfältige Möglichkeiten zur beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung.
• Unterstützung durch ein engagiertes Team sowie umfassende Einarbeitung.

Neugierig? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Werden Sie Teil eines engagierten Teams und gestalten Sie mit uns die Zukunft der urologischen Versorgung!