Auf einen Blick
- Aufgaben: Gestalte den Büroalltag und unterstütze die Gründer bei ihren Aufgaben.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit einer wichtigen Mission im Gesundheitswesen.
- Vorteile: 27 Tage Urlaub, modernes Büro und regelmäßige Team-Events.
- Weitere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem freundlichen Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines internationalen Teams und mache einen positiven Unterschied.
- Qualifikationen: Erste Erfahrungen als Team Assistenz und gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Als unser neue Executive Assistant (m/w/d) hast du die spannende Möglichkeit, den täglichen Rhythmus unseres dynamischen Büros mitzugestalten! Deine Rolle ist essenziell, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen und eine Umgebung zu schaffen, in der sich alle wohlfühlen und gerne zusammenarbeiten.
Du wirst viele verschiedene Aufgaben übernehmen und stets den Überblick behalten – besonders im Bereich Verträge. Dein Hauptziel ist es, die Gründer zu entlasten und ihre Produktivität zu steigern, indem du eigenverantwortlich arbeitest und ihnen den Rücken freihältst!
Responsibilities- Stakeholder‑Management & Basisdienstleistungen: Koordination mit Reinigungsdiensten, Catering‑Anbietern, Vermietern und Internetdienstleistern, um einen reibungslosen Büroalltag zu gewährleisten
- Praktische Aufgaben: Sicherstellen, dass das Büro stets gut ausgestattet und ordentlich ist (z. B. Getränke auffüllen, Geschirrspüler ausräumen, einladende Atmosphäre schaffen)
- Überblick unserer Bestände & Materialbeschaffung: Überwachung des Bürobedarfs und rechtzeitige Bestellung notwendiger Materialien
- Technische Einrichtung in Meetingräumen: Sicherstellen, dass Besprechungsräume für physische und hybride Meetings optimal vorbereitet sind
- Planung von Teamevents: Organisation von unterhaltsamen und verbindenden Events zur Stärkung des Teamgeists
- Verwaltung des Knowledge‑Hubs: Pflege unserer zentralen Wissensdatenbank, um Richtlinien und Standardprozesse aktuell zu halten
- Postverwaltung & Dokumentenablage: Bearbeitung eingehender Post und sorgfältige Ablage von Dokumenten
- Onboarding & Offboarding: Sicherstellen, dass neue Mitarbeitende sich willkommen fühlen, ihre Ausstattung und Tool‑Zugänge erhalten – und auf der anderen Seite ein reibungsloser Offboarding‑Prozess bei Mitarbeiteraustritten gewährleistet ist
- Besuchermanagement: Dafür sorgen, dass sich alle Gäste willkommen fühlen
- (Physische) Vertragsvorbereitung & -verwaltung: Unterstützung bei der Erstellung und Verwaltung von Verträgen mit einem ausgeprägten Auge fürs Detail
- Vorab‑Screening von Kandidaten: Unterstützung bei der Suche nach neuen großartigen Teammitgliedern
- Ausstattungsmanagement: Sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden die richtigen Arbeitsmittel haben und defekte Geräte schnell repariert oder ersetzt werden
- Einhaltung von Arbeitsschutzstandards: Sicherstellung eines sicheren und gesetzeskonformen Arbeitsplatzes
- Idealerweise hast du bereits erste Erfahrungen als Team Assistenz & Office Manager (m/w/d)
- Du bist strukturiert, gewissenhaft und hast eine Hands‑on‑Mentalität
- Du bist lösungsorientiert, arbeitest gerne selbständig und effizient
- Du sprichst Deutsch (C2) und fließend Englisch
- Purpose: Du unterstützt eine wichtige Mission und hast die Chance, den Pflegenotstand positiv zu beeinflussen
- Arbeitsumgebung: Wir bieten dir ein schönes Büro nur wenige Gehminuten vom Nordbahnhof entfernt mit modernster Ausstattung und allem, was du zum Arbeiten benötigst
- Veranstaltungen: Neben unseren legendären Firmenfeiern gibt es bei uns regelmäßige Team‑Events
- Gesundheit & Wohlbefinden: Du erhältst 27 Tage Urlaub pro Jahr und zusätzlich versorgen wir dich im Office mit allem, was du benötigst
- Karriere & Weiterentwicklung: Du wirst Teil eines internationalen Teams mit über 60 Mitarbeiter:innen und hast bei uns neben regelmäßigen Feedbackgesprächen viele spannende Wachstums‑ und Lernmöglichkeiten
marta ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit und Vielfalt fördert. Wir bemühen uns, ein freundliches, sicheres und einladendes Umfeld für alle unsere Mitarbeiter:innen zu schaffen, unabhängig von ethnischer Herkunft, Geschlecht, Geschlechtsidentität und -ausdruck, sexueller Orientierung, Einschränkungen und Begabungen jeglicher Art, körperlicher Erscheinung, sozialem Hintergrund, Familienstand, Alter oder Religion (oder deren Fehlen). Bei deiner Bewerbung konzentrieren wir uns ausschließlich auf deiner Erfahrung und Motivation. DU entscheidest selbst, welche zusätzliche Informationen du preisgeben möchtest (Foto, Familienstand, Religion, Geschlecht, Nationalität, usw.). Wir schätzen und behandeln alle Bewerbungen gleich. Auch wenn du unserem Anforderungsprofil nicht zu 100 % entsprichst, ermutigen wir dich trotzdem, dich bei uns zu bewerben. Wir freuen uns auf deine Bewerbung und darauf, dich kennenzulernen!
Executive Assistant (m/w/d) Arbeitgeber: marta
Marta ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und innovative Arbeitsumgebung bietet, in der Produktverantwortliche die Möglichkeit haben, ihre Visionen in die Realität umzusetzen. Mit einem starken Fokus auf Mitarbeiterentwicklung und einer Kultur der Zusammenarbeit zwischen Produkt, Design und Technik fördert Marta kreatives Denken und den Einsatz modernster Technologien, einschließlich KI-gestützter Lösungen. Die Lage des Unternehmens ermöglicht es den Mitarbeitern, in einem inspirierenden Umfeld zu arbeiten, das sowohl persönliche als auch berufliche Wachstumschancen bietet.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant (m/w/d) erhalten könntest
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Executive Assistant interessierst, zögere nicht, direkt mit uns in Kontakt zu treten. Zeig dein Interesse und stelle Fragen, um mehr über die Unternehmenskultur und das Team zu erfahren.
✨Tip Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden von marta auf LinkedIn. So bekommst du Insider-Infos und kannst herausfinden, was die Rolle wirklich ausmacht und wie du dich am besten präsentieren kannst.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über unsere Mission und Werte. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur Rolle des Executive Assistant passen und wie du das Team unterstützen kannst.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und den ersten Schritt machst. Außerdem hast du so die besten Chancen, schnell von uns gehört zu werden.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir möchten dich so kennenlernen, wie du bist. Zeig uns deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben und lass uns wissen, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns auch, dass du organisiert bist!
Pass auf die Details auf!:Da du bei uns im Bereich Verträge arbeiten wirst, ist ein Auge fürs Detail wichtig. Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist und alle relevanten Informationen enthält. Das hinterlässt einen guten Eindruck!
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei marta vorbereitet
✨Mach dich mit der Unternehmenskultur vertraut
Informiere dich über die Werte und die Mission des Unternehmens. Wenn du verstehst, was marta antreibt, kannst du in deinem Interview gezielt darauf eingehen und zeigen, dass du gut ins Team passt.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an Situationen aus deiner bisherigen Erfahrung, in denen du deine Fähigkeiten als Team Assistenz oder Office Manager unter Beweis gestellt hast. Zeige, wie du Probleme gelöst und den Büroalltag verbessert hast.
✨Stelle Fragen zur Rolle
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Erwartungen und Herausforderungen zu erfahren, die auf dich zukommen könnten.
✨Präsentiere deine Organisationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Organisation erfordert, solltest du im Interview Beispiele nennen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Aufgaben priorisiert und verwaltet hast. Das wird deine Eignung für die Position unterstreichen.
