Auf einen Blick
- Aufgaben: Gestalte den Büroalltag und unterstütze die Gründer bei ihren Aufgaben.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit einer wichtigen Mission im Gesundheitswesen.
- Vorteile: 27 Tage Urlaub, modernes Büro und regelmäßige Team-Events.
- Weitere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem freundlichen Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines internationalen Teams und mache einen positiven Unterschied.
- Qualifikationen: Erste Erfahrungen als Team Assistenz und gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Als unser neue Executive Assistant (m/w/d) hast du die spannende Möglichkeit, den täglichen Rhythmus unseres dynamischen Büros mitzugestalten! Deine Rolle ist essenziell, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen und eine Umgebung zu schaffen, in der sich alle wohlfühlen und gerne zusammenarbeiten.
Du wirst viele verschiedene Aufgaben übernehmen und stets den Überblick behalten – besonders im Bereich Verträge. Dein Hauptziel ist es, die Gründer zu entlasten und ihre Produktivität zu steigern, indem du eigenverantwortlich arbeitest und ihnen den Rücken freihältst!
Responsibilities
- Stakeholder‑Management & Basisdienstleistungen: Koordination mit Reinigungsdiensten, Catering‑Anbietern, Vermietern und Internetdienstleistern, um einen reibungslosen Büroalltag zu gewährleisten
- Praktische Aufgaben: Sicherstellen, dass das Büro stets gut ausgestattet und ordentlich ist (z. B. Getränke auffüllen, Geschirrspüler ausräumen, einladende Atmosphäre schaffen)
- Überblick unserer Bestände & Materialbeschaffung: Überwachung des Bürobedarfs und rechtzeitige Bestellung notwendiger Materialien
- Technische Einrichtung in Meetingräumen: Sicherstellen, dass Besprechungsräume für physische und hybride Meetings optimal vorbereitet sind
- Planung von Teamevents: Organisation von unterhaltsamen und verbindenden Events zur Stärkung des Teamgeists
- Verwaltung des Knowledge‑Hubs: Pflege unserer zentralen Wissensdatenbank, um Richtlinien und Standardprozesse aktuell zu halten
- Postverwaltung & Dokumentenablage: Bearbeitung eingehender Post und sorgfältige Ablage von Dokumenten
- Onboarding & Offboarding: Sicherstellen, dass neue Mitarbeitende sich willkommen fühlen, ihre Ausstattung und Tool‑Zugänge erhalten – und auf der anderen Seite ein reibungsloser Offboarding‑Prozess bei Mitarbeiteraustritten gewährleistet ist
- Besuchermanagement: Dafür sorgen, dass sich alle Gäste willkommen fühlen
- (Physische) Vertragsvorbereitung & -verwaltung: Unterstützung bei der Erstellung und Verwaltung von Verträgen mit einem ausgeprägten Auge fürs Detail
- Vorab‑Screening von Kandidaten: Unterstützung bei der Suche nach neuen großartigen Teammitgliedern
- Ausstattungsmanagement: Sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden die richtigen Arbeitsmittel haben und defekte Geräte schnell repariert oder ersetzt werden
- Einhaltung von Arbeitsschutzstandards: Sicherstellung eines sicheren und gesetzeskonformen Arbeitsplatzes
Qualifications
- Idealerweise hast du bereits erste Erfahrungen als Team Assistenz & Office Manager (m/w/d)
- Du bist strukturiert, gewissenhaft und hast eine Hands‑on‑Mentalität
- Du bist lösungsorientiert, arbeitest gerne selbständig und effizient
- Du sprichst Deutsch (C2) und fließend Englisch
Why marta?
- Purpose: Du unterstützt eine wichtige Mission und hast die Chance, den Pflegenotstand positiv zu beeinflussen
- Arbeitsumgebung: Wir bieten dir ein schönes Büro nur wenige Gehminuten vom Nordbahnhof entfernt mit modernster Ausstattung und allem, was du zum Arbeiten benötigst
- Veranstaltungen: Neben unseren legendären Firmenfeiern gibt es bei uns regelmäßige Team‑Events
- Gesundheit & Wohlbefinden: Du erhältst 27 Tage Urlaub pro Jahr und zusätzlich versorgen wir dich im Office mit allem, was du benötigst
- Karriere & Weiterentwicklung: Du wirst Teil eines internationalen Teams mit über 60 Mitarbeiter:innen und hast bei uns neben regelmäßigen Feedbackgesprächen viele spannende Wachstums‑ und Lernmöglichkeiten
marta ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit und Vielfalt fördert. Wir bemühen uns, ein freundliches, sicheres und einladendes Umfeld für alle unsere Mitarbeiter:innen zu schaffen, unabhängig von ethnischer Herkunft, Geschlecht, Geschlechtsidentität und -ausdruck, sexueller Orientierung, Einschränkungen und Begabungen jeglicher Art, körperlicher Erscheinung, sozialem Hintergrund, Familienstand, Alter oder Religion (oder deren Fehlen). Bei deiner Bewerbung konzentrieren wir uns ausschließlich auf deiner Erfahrung und Motivation. DU entscheidest selbst, welche zusätzliche Informationen du preisgeben möchtest (Foto, Familienstand, Religion, Geschlecht, Nationalität, usw.). Wir schätzen und behandeln alle Bewerbungen gleich. Auch wenn du unserem Anforderungsprofil nicht zu 100 % entsprichst, ermutigen wir dich trotzdem, dich bei uns zu bewerben. Wir freuen uns auf deine Bewerbung und darauf, dich kennenzulernen!
Executive Assistant (m/w/d) Arbeitgeber: marta
Marta ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und innovative Arbeitsumgebung bietet, in der Produktverantwortliche die Möglichkeit haben, ihre Visionen in die Realität umzusetzen. Mit einem starken Fokus auf Mitarbeiterentwicklung und einer Kultur der Zusammenarbeit zwischen Produkt, Design und Technik fördert Marta kreatives Denken und den Einsatz modernster Technologien, einschließlich KI-gestützter Lösungen. Die Lage des Unternehmens ermöglicht es den Mitarbeitern, in einem inspirierenden Umfeld zu arbeiten, das sowohl persönliche als auch berufliche Wachstumschancen bietet.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant (m/w/d) erhalten könntest
✨Trete lokalen HR-Events bei
Schau dir lokale Veranstaltungen und Messen zum Thema Personalmanagement an. Dort kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen und ein echtes Netzwerk aufbauen.
✨Nutze LinkedIn strategisch
Optimiere dein LinkedIn-Profil für Personalmanagement, indem du relevante Gruppen und Foren beitrittst. Engagiere dich in Diskussionen und poste Inhalte, die deine Expertise zeigen – das macht auf marta aufmerksam!
✨Sprich mit Karriereberatern deiner Hochschule
Wenn du frisch von der Uni bist, nutze die Karrieredienste deiner Hochschule. Sie haben oft Kontakte zu Firmen und können dir helfen, ein paar Türen zu öffnen.
✨Wende dich an Recruiter
Viele Unternehmen, auch marta, arbeiten mit Recruitern zusammen. Such dir Spezialisten für Personalmanagement und teile ihnen deine Karriereziele mit – sie haben oft Zugriff auf Positionen, die sonst nicht ausgeschrieben sind.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Heb deinen Lebenslauf hervor!:Im Personalmanagement ist es wichtig, dass dein Lebenslauf nicht nur deine beruflichen Stationen aufzeigt, sondern auch deine Kenntnisse in den Bereichen Personalentwicklung und -management. Sei konkret, wenn du über deine Erfahrungen sprichst, zum Beispiel durch die Nennung von Projekten oder Initiativen, an denen du beteiligt warst.
Zeig deine Soft Skills!:Im Personalmanagement zählen Soft Skills oft mehr als Fachwissen. In deinem Anschreiben solltest du Beispiele einfügen, die deine Kommunikationsfähigkeiten, deine Teamarbeit und deine Konfliktlösungsfähigkeiten zeigen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit solche Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
Motivation auf den Punkt bringen!:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Motivation für die Position bei marta klar darzulegen. Erkläre, warum du gerade in diesem Unternehmen arbeiten möchtest und welche Entwicklungsmöglichkeiten du dir erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und wirklich bei uns mitwirken möchtest.
Vergiss nicht, deine Erfolge zu quantifizieren!:In deiner Bewerbung kannst du durch Zahlen und Daten deine Erfolge unterstreichen. Zum Beispiel, wenn du durch ein neues Onboarding-Programm die Fluktuation um 20% gesenkt hast. Solche quantifizierbaren Erfolge sind im Personalmanagement besonders wertvoll und machen dich zu einem gefragten Kandidaten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei marta vorbereitet
✨Sei bereit für Verhaltensfragen
Im Personalmanagement geht's oft um zwischenmenschliche Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, wie du in spezifischen Situationen reagiert hast oder reagieren würdest. Denk an Beispiele, wo du Konflikte gelöst oder Teams motiviert hast!
✨Kenntnis aktueller HR-Tools
Stelle sicher, dass du dich mit den neuesten HR-Tools und Software-Anwendungen auskennst, die im Personalmanagement häufig verwendet werden. Sei bereit, konkret zu erläutern, wie du diese in der Vergangenheit genutzt hast oder für welche du dich interessiert hast!
✨Motivation und Lernbereitschaft zeigen
Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, wird von dir erwartet, dass du langfristige Ziele und Ambitionen hast. Sprich darüber, was dich an dieser Position reizt und wie du dich weiterentwickeln möchtest. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation!
✨Frag nach der Unternehmenskultur
Eine passende Unternehmenskultur ist im Personalmanagement entscheidend. Stelle Fragen dazu, wie marta die Mitarbeiterzufriedenheit fördert und welche Werte im Team wichtig sind. Das zeigt dein Interesse und kann dir helfen zu erkennen, ob die Firma zu dir passt!
