Events Manager

Wir suchen einen erfahrenen Events Manager, der unser Team für Marketing Operations und Kommunikation verstärkt und die Planung, Durchführung und kontinuierliche Verbesserung europäischer Veranstaltungen in der Medizintechnikbranche leitet. Diese Rolle umfasst die vollständige Durchführung von Kongressen, Messen, internen Vertriebsmeetings, Beratungsgremien und HCP-Engagements in der Region, wobei sichergestellt wird, dass jede Veranstaltung nach höchsten Standards, im Budgetrahmen und vollständig konform mit den Branchenvorschriften durchgeführt wird.

Sie arbeiten eng mit Marketing, Vertrieb, Medizinischen Angelegenheiten, Compliance, Recht, Finanzen und externen Partnern (Agenturen, Veranstaltungsorten, Kongressorganisatoren) zusammen, um unsere Marke und klinische Geschichte an jedem Berührungspunkt zum Leben zu erwecken. Dies ist eine praktische, hochorganisierte Rolle für jemanden, der in einem schnelllebigen, regulierten Umfeld gedeiht und Projekte vom Konzept bis zur Nachberichterstattung übernimmt.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Planung und Durchführung europäischer medizinischer Kongresse, Messen, Symposien, Beratungsgremien und anderer Meetings, von der Konzeption bis zur Nachbewertung.
• Verwaltung von Veranstaltungsbudgets, Verhandlung von Verträgen mit Anbietern und Agenturen (Standdesign, AV, Logistik, Reisen, Registrierungsplattformen) und Sicherstellung einer kosteneffizienten, hochwertigen Durchführung.
• Sicherstellung, dass alle Veranstaltungen mit Gesundheitsfachkräften den geltenden Branchenverhaltenskodizes (z.B. MedTech Europe Code of Ethical Business Practice), Transparenz-/Aggregat-Ausgabenberichterstattungsanforderungen und internen Compliance-Richtlinien entsprechen, in enger Zusammenarbeit mit Medizinischen Angelegenheiten, Compliance und Recht.
• Verwaltung der gesamten Logistik für die Kongresspräsenz, einschließlich Standdesign und -bau, Ausstellerregistrierung, Koordination von Referenten und Fakultäten, Reisen und Unterbringung sowie Personal vor Ort.
• Führung der Beziehungen zu externen Agenturen, Kongressorganisatoren und Anbietern, einschließlich Briefing, Vertragsabschluss, Qualitätskontrolle und Management vor Ort.
• Standardisierung und kontinuierliche Verbesserung von veranstaltungsbezogenen Prozessen, Zeitplänen, Vorlagen und Dokumentationen zur Förderung von Konsistenz und Effizienz in der Region.
• Unterstützung der Markenkommunikation über Länder und Kundenberührungspunkte hinweg, einschließlich lokaler Marktengagements.
• Verfolgung von Veranstaltungsbudgets, Bearbeitung von Rechnungen und Pflege genauer Finanzunterlagen für alle Veranstaltungen.
• Definition und Verfolgung von Veranstaltungs-KPIs (Teilnahme, Lead-Generierung, Engagement, ROI); Sammlung und Analyse von Daten nach der Veranstaltung zur Information zukünftiger Planungen und Berichterstattung der Ergebnisse an die Stakeholder.
• Pflege genauer Aufzeichnungen von Veranstaltungs- und Marketingmaterialien im Dokumentenkontrollsystem, um die Einhaltung interner Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse sicherzustellen.
• Zusammenarbeit funktionsübergreifend zur Lösung operativer Engpässe, Antizipation der Bedürfnisse der Stakeholder und proaktive Verbesserung der Effizienz und Wirkung von Veranstaltungen.

Minimale Erfahrung und bevorzugte Qualifikationen

• Abschluss in Marketing, Kommunikation, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich. Master bevorzugt.
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Eventmanagement innerhalb der Medizintechnik oder der breiteren Gesundheitsbranche.
• Fließende Englischkenntnisse sind erforderlich; Deutsch, Französisch oder andere europäische Sprachen sind von großem Vorteil.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Verwaltung von Kongressen, Messen oder großangelegten B2B-Veranstaltungen, einschließlich Budgetverantwortung und Verhandlung mit Anbietern/Agenturen.
• Fundierte Kenntnisse der Vorschriften für HCP-Interaktionen und Branchenverhaltenskodizes oder starke Bereitschaft, diese Expertise zu entwickeln.
• Erfahrung in der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit mit Marketing, Vertrieb, Medizinischen Angelegenheiten, Compliance und externen Stakeholdern in einem regulierten Umfeld.
• Kenntnisse in Microsoft Office, Event-Management-Plattformen (z.B. Cvent oder ähnlich) und Marketing-/Beschaffungssoftware (z.B. CRM, COUPA).
• Kenntnisse in Dokumentenkontroll- und Asset-Management-Systemen wie Microsoft SharePoint und Oracle Agile PLM.
• Ausgezeichnete organisatorische und Projektmanagementfähigkeiten, mit starkem Augenmerk auf Details und der Fähigkeit, mehrere Veranstaltungen und Prioritäten gleichzeitig zu verwalten.
• Proaktive, strukturierte und lösungsorientierte Denkweise, Leidenschaft für Eventmanagement sowie starke Kommunikations- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten.
• Bereitschaft zu reisen, um vor Ort bei der Durchführung von Veranstaltungen in ganz Europa zu unterstützen.
• Erfahrung mit Grafikdesign-Software (z.B. Adobe Creative Suite) ist von Vorteil.
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und funktionsübergreifende Teams in einem schnelllebigen, dynamischen Umfeld zu leiten.