Office Manager at the Institute for Building Materials

60%-80%, Zürich, unbefristet

Der Lehrstuhl für Physikalische Chemie der Baustoffe ist Teil des Instituts für Baustoffe innerhalb des Departements für Bau-, Umwelt- und Geomatikingenieurwesen an der ETH Zürich. Er bietet ein internationales, lebendiges und intellektuell anregendes Arbeitsumfeld. Der Leiter der Gruppe fungiert auch als Co-Vorsitzender von Design++, dem ETH-Zentrum für Augmented Computational Design in Architektur, Ingenieurwesen und Bau.

In dieser abwechslungsreichen Rolle unterstützen Sie den Professor und das Team bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und spielen eine zentrale Koordinationsrolle in einem breiten Spektrum von Aktivitäten. Sie können eine spannende Position mit einem hohen Maß an Verantwortung in einem offenen und dynamischen Umfeld erwarten. Sie werden auch Teil des administrativen Teams des Instituts sein. Die Position ist ab dem 1. März 2027 oder nach gegenseitiger Vereinbarung verfügbar.

• Persönliche Assistenz: Terminplanung und Kalenderverwaltung, professionelle und durchdachte Korrespondenz, Koordination mit internen und externen Stakeholdern, Organisation von Geschäftsreisen, Koordination innerhalb der Gruppe und Sicherstellung effizienter Arbeitsabläufe.
• Umfassende administrative Unterstützung: Eigenverantwortliche Verwaltung aller administrativen Aufgaben für die Gruppe, HR-Administration und Unterstützung der Gruppenmitglieder, verantwortungsvolle Finanzplanung und -verwaltung, Organisation von Mitarbeiterevents und Retreats sowie gelegentliche Planung und Durchführung von Seminaren und Kolloquien.
• Teamarbeit innerhalb des Instituts: Aktive Teilnahme am administrativen Team zur gemeinsamen Planung und Umsetzung von Veranstaltungen und zur Sicherstellung einer effektiven Kommunikation innerhalb des Instituts.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (oder gleichwertig) und mindestens 3-5 Jahre Berufserfahrung, idealerweise mit Erfahrung im Hochschulbereich.
• Starke Detailgenauigkeit, Organisationsfähigkeiten und die Fähigkeit, in komplexen Situationen den Überblick zu behalten; schnelle Auffassungsgabe und Flexibilität helfen Ihnen, tägliche Aufgaben effizient zu bewältigen.
• Teamorientierte Denkweise mit starken zwischenmenschlichen und kommunikativen Fähigkeiten, die zu einer positiven und kooperativen Atmosphäre beitragen.
• Hochmotivierter, proaktiver, unabhängiger und verantwortungsvoller Arbeitsstil.
• Fließende Deutschkenntnisse (schriftlich und mündlich) und sehr gute Englischkenntnisse; die Kommunikation innerhalb des Instituts erfolgt überwiegend in Englisch.

• Werden Sie Teil der ETH Zürich, einer weltweit führenden Institution, die aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt.
• Sie werden in das administrative Team innerhalb des Instituts und der Abteilung integriert.
• Familienfreundlicher Arbeitsplatz mit unterstützender und offener Atmosphäre, die Ihre Arbeitszeiten zwischen Büro und Homeoffice ermöglicht.
• Die ETH Zürich bietet eine Vielzahl von Kursen und Weiterbildungsmöglichkeiten. Zu den Vorteilen gehören Rabatte auf öffentliche Verkehrspässe und Carsharing, ein breites Angebot an Sportaktivitäten, Kinderbetreuung usw. sowie attraktive Pensionsleistungen über die PUBLICA-Pensionskasse.
• Schulungsmöglichkeiten für ETH-Mitarbeitende.

Wir schätzen Vielfalt und Nachhaltigkeit. Im Einklang mit unseren Werten fördert die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir setzen uns für Chancengleichheit ein, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Besuchen Sie unsere Website zu Chancengleichheit und Vielfalt, um zu erfahren, wie wir ein faires und offenes Umfeld schaffen, das jedem Wachstum und Gedeihen ermöglicht. Nachhaltigkeit ist ein Kernwert für uns - wir arbeiten konsequent auf eine klimaneutrale Zukunft hin.

Neugierig? Wir auch.

Weitere Informationen über das Institut für Baustoffe finden Sie auf unserer Website.