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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere komplexe Reisen und plane spannende Events für die Geschäftsführung.
- Arbeitgeber: Kleines, persönliches Family Office in Berlin mit wertschätzender Kultur.
- Mitarbeitervorteile: Flexibles Arbeiten, attraktives Gehalt und enge Zusammenarbeit im Team.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und unterstütze die Geschäftsführung bei wichtigen Aufgaben.
- Gewünschte Qualifikationen: Fließendes Deutsch und Englisch, Organisationstalent und Freude an Teamarbeit.
- Andere Informationen: Offene Türen für Quereinsteiger:innen und tolle Entwicklungsmöglichkeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Für ein kleines, sehr persönliches Family Office (privates Beteiligungsunternehmen) in Berlin suchen wir eine zuverlässige Assistenz (m/w/d), der/die Freude daran hat, im Hintergrund Großes möglich zu machen. Als Personal & Executive Assistant arbeitest du eng mit der Geschäftsführung zusammen und bist zentrale:r Ansprechpartner:in für eine Vielzahl organisatorischer und koordinativer Themen. Die Rolle verbindet klassische persönliche Assistenz mit Executive Support und einem kleinen Anteil Office Management - in einem Umfeld, das durch Wertschätzung, Diskretion und enge Zusammenarbeit geprägt ist.
Aufgaben
- Eigenverantwortliche Organisation komplexer Reisen (z. B. mehrwöchige internationale Trips)
- Planung und Koordination von privaten und geschäftsnahen Events
- Durchführung von Recherchen sowie Buchung und Abstimmung verschiedenster Dienstleistungen
- Proaktive Lösung von Herausforderungen im Alltag der Geschäftsführung
- Terminplanung und Koordination im geschäftlichen Kontext
- Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartner:innen
- Organisation und Vorbereitung von Meetings und Reisen
- Empfang und Betreuung von Gästen (u. a. bei Board-Meetings)
- Unterstützung bei organisatorischen Projekten im Office (z. B. Umzüge, Einrichtung)
Qualifikation
- Fließendes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift (zwingend)
- Ausgeprägtes Organisationstalent und hoher Qualitätsanspruch
- Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise
- Diskretion, Verlässlichkeit und Freude an enger Zusammenarbeit
- Erfahrung im Assistenzbereich von Vorteil, aber kein Muss – auch Quereinsteiger:innen willkommen
Benefits
- Vertrauensvolle Rolle in einem kleinen, eingespielten Team
- Enge Zusammenarbeit auf Augenhöhe in einem wertschätzenden Umfeld
- Flexible Arbeitsgestaltung
- Attraktives Gehalt
- Arbeitsort: Berlin
Wir freuen uns über deine Bewerbung!
Personal & Executive Assistant (m/w/d) für CEO Arbeitgeber: MatchWave
Kontaktperson:
MatchWave HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Personal & Executive Assistant (m/w/d) für CEO
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich auf eine Stelle als Personal & Executive Assistant bewirbst, zeige, dass du die Initiative ergreifen kannst. Recherchiere das Unternehmen und bringe Ideen mit, wie du die Geschäftsführung unterstützen kannst.
✨Tip Nummer 2
Netzwerken ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen. Vielleicht gibt es jemanden in deinem Netzwerk, der dir einen Fuß in die Tür bei dem Family Office in Berlin verschaffen kann.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Überlege dir, welche Fragen du stellen möchtest und wie du deine Erfahrungen im Bereich Organisation und Koordination präsentieren kannst. Zeige, dass du die richtige Person für die Unterstützung der Geschäftsführung bist.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert ankommt. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen und gemeinsam Großes zu erreichen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Personal & Executive Assistant (m/w/d) für CEO
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Verwende einen authentischen Schreibstil und lass deine Begeisterung für die Position durchscheinen.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und übersichtlich ist. Gliedere deinen Lebenslauf und dein Anschreiben so, dass wir schnell die wichtigsten Informationen finden können.
Betone deine Stärken!: Hebe in deinem Anschreiben hervor, welche Fähigkeiten und Erfahrungen du mitbringst, die perfekt zu den Aufgaben als Personal & Executive Assistant passen. Zeige uns, wie du im Hintergrund Großes möglich machen kannst!
Bewirb dich über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass wir deine Bewerbung direkt erhalten, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir dich schneller in den Auswahlprozess einbeziehen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei MatchWave vorbereitest
✨Mach dich mit der Unternehmenskultur vertraut
Informiere dich über das Family Office und dessen Werte. Zeige im Interview, dass du die Bedeutung von Diskretion und Wertschätzung verstehst und bereit bist, in einem engen Team zu arbeiten.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an Situationen aus deiner Vergangenheit, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast. Sei bereit, diese Beispiele zu teilen, um zu zeigen, wie du Herausforderungen proaktiv angegangen bist.
✨Zeige deine Sprachkenntnisse
Da fließendes Deutsch und Englisch gefordert sind, bereite dich darauf vor, in beiden Sprachen zu kommunizieren. Du könntest auch einige Fachbegriffe oder Phrasen einbringen, die in der Assistenzarbeit wichtig sind.
✨Stelle Fragen zur Rolle
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Erwartungen und Herausforderungen der Rolle zu erfahren.