Über uns
Wir bei hellomateo machen den Mittelstand wettbewerbsfähig, indem wir seine Kundenbeziehung durch ein persönliches Kommunikationserlebnis stärken. Über 2.000 Unternehmen wie Rock am Ring, Grohe, Vero Moda, R+V und die Sparkasse setzen bereits auf hellomateo. In den letzten zwei Jahren sind wir um das 4-Fache gewachsen - und das ist erst der Anfang.
Weil wir gerade mitten im Wachstum stecken, braucht unser CEO jemanden, der ihm den Rücken freihält. Als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) übernimmst du die organisatorischen Fäden im Alltag - von der Reiseplanung über die Terminkoordination bis zur Post- und E-Mail-Organisation.
Ideal für dich, wenn du strukturiert arbeitest und gerne den Überblick behältst.
Ihre Aufgaben
- Terminmanagement: Du übernimmst die Planung und Koordination des CEO-Kalenders, priorisierst Termine und führst eigenständig Terminabstimmungen und -verhandlungen durch
- Reisemanagement: Du organisierst Geschäftsreisen end-to-end von der Buchung von Flügen und Zügen bis zur Auswahl und Buchung passender Hotels
- Backoffice & Finanzen: Du übernimmst die vollständige Vorbereitung und Einreichung der Reisekostenabrechnungen und stellst die Weiterleitung von Rechnungen an die Buchhaltung sicher
- Korrespondenz & Kommunikation: Du verantwortest Post des CEO und übernimmst die First-Level-Sichtung, Priorisierung und Organisation des Mail-Postfachs
- Organisation & Administration: Du sorgst für eine strukturierte digitale und physische Ablage und stellst sicher, dass relevante Dokumente jederzeit vollständig und schnell auffindbar sind
Ihr Profil
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Organisationstalent: Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick, setzt klare Prioritäten und sorgst dafür, dass Termine, Aufgaben und To-dos zuverlässig umgesetzt werden
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Souveränität: Du gehst sicher mit MS Office, Google Workspace und E-Mail-Postfächern um und arbeitest dich schnell in neue Tools und Prozesse ein
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Kommunikationsstärke: Du kommunizierst klar, professionell und verbindlich – sowohl intern als auch mit externen Ansprechpartner:innen
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Du hast bereits Erfahrung als Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle gesammelt und weißt, worauf es in der direkten Zusammenarbeit mit einer Geschäftsführung ankommt
Warum wir?
- Employee Benefits wie Wellhub oder Deutschland-Ticket
- Yearly Company Offsite
- Weekly Team Breakfast & Bi-Weekly Lunch
- Regelmäßige Teamevents
- Cooles Office in Berlin mit Ping Pong & Darts
- Echte Einblicke in alle Bereiche eines wachsenden SaaS-Startups
Hier eine kurze Office Tour mit unserem CEO & Co-Founder Christian
https://www.youtube.com/watch?v=5u69US3abu0
Der Recruiting Prozess
- 30 Min Call mit People – Erstes Kennenlernen per Videocall mit Sarah
- 30 Min CEO Call – Kennenlernen mit Christian
- Dein Besuch im Office
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Software Startup Arbeitgeber: Mateo Estate GmbH
Bei hellomateo erwartet dich eine dynamische und innovative Arbeitsumgebung, in der du als Teamlead Sales Development nicht nur Verantwortung übernimmst, sondern auch aktiv zur Entwicklung deines Teams beiträgst. Wir bieten dir eine wettbewerbsfähige Vergütung, zahlreiche Employee Benefits und regelmäßige Teamevents, die eine positive und energiegeladene Unternehmenskultur fördern. Zudem hast du die Möglichkeit, deine Karriere durch gezielte Coaching-Programme und die Entwicklung von Junior-SDRs voranzutreiben, während du in einem schnell wachsenden Software-Startup arbeitest, das den Mittelstand revolutioniert.
